Projektzeiterfassung und Mandantenabrechnung für Wirtschaftsprüfer.
Erfassen Sie Projektzeiten je Prüfungsauftrag und rechnen Sie die erbrachten Leistungen mit Ihren Mandanten ab. QUANTICAL.ERP übernimmt fakturierbare Stunden und Stundensätze in die Rechnungsvorschau, je nach Abrechnungsart einzeln oder gesammelt je Mandant.
Mandanten, Prüfungsaufträge und Teamkapazitäten im Blick.
Von der Planung bis zur Rechnung: Wechseln Sie die Ansicht und entdecken Sie den Ablauf direkt in QUANTICAL.ERP.
- Stundensätze je Mitarbeiter und Auftrag
- Controlling mit IST und Hochrechnung
- Rechnungen direkt aus Zeitbuchungen
- Stundenzettel im Self-Service
- Prüfungsteams planen und Stunden übernehmen
- Signierte Stundennachweise zentral ablegen
- Boni aus Auslastung und Umsatz berechnen
- Zugriffsrechte nach Rollen steuern
- Tätigkeitsbeschreibungen verbessern
- Urlaub und Krankmeldungen verwalten
- Drittsysteme über REST-API anbinden
- Daten per Excel importieren und exportieren
Was kostet ein Prüfungsauftrag an Zeit?
Ein Mandant, mehrere Aufträge und ein Team mit unterschiedlichen Stundensätzen: Für die wirtschaftliche Steuerung müssen Stunden, Budget und Abrechnung zusammenpassen.
In QUANTICAL.ERP führen Sie den Mandanten als Kunden und den einzelnen Prüfungsauftrag als Projekt. So bleiben etwa die Abschlussprüfung und ein zusätzlicher Beratungsauftrag getrennt auswertbar.
Die Unternehmensberatung rwQUANTICAL GmbH entwickelt die Plattform und setzt sie selbst im Projektgeschäft ein. Die Büroaufnahmen zeigen das Team von rwQUANTICAL.
Sie planen das Prüfungsteam, erfassen Leistungen und prüfen den Aufwand je Auftrag. Ihre fachliche Prüfungsdokumentation bleibt in der dafür vorgesehenen Prüfungssoftware.
Von der Projektzeiterfassung zur Mandantenabrechnung.
Der fiktive Mandant Muster GmbH beauftragt eine Abschlussprüfung. Für den Auftrag „Abschlussprüfung 2026“ planen wir mit 30.000 € Budget und drei Teammitgliedern. Das Beispiel wird nach Zeitaufwand abgerechnet.
1. Mandant und Prüfungsauftrag zuordnen
Legen Sie den Mandanten als Kunden an und erfassen Sie jeden Auftrag als eigenes Projekt mit Nummer, Laufzeit und verantwortlicher Person. Danach weisen Sie die Mitarbeiter zu und hinterlegen deren Stundensätze. Für jede Buchung gilt der Satz zum Buchungsdatum.
Für einen weiteren Auftrag desselben Mandanten legen Sie ein zweites Projekt unter demselben Kunden an. So vermischen sich die Prüfungsstunden nicht mit zusätzlicher Beratungsarbeit. Die Oberfläche verwendet dafür die Begriffe Kunde und Projekt.
2. Prüfungsteam und Auftragsbudget planen
Hinterlegen Sie das Budget für den Auftrag und verteilen Sie die geplanten Personentage auf Mitarbeiter und Wochen. Die Ressourcenübersicht hilft Ihnen, Überschneidungen mit anderen Aufträgen zu erkennen und die verfügbare Kapazität zu prüfen.
Im Beispiel arbeiten Partner, Prüfungsleitung und Prüfungsassistenz mit unterschiedlichen Sätzen. Diese pflegen Sie je Person und Projekt mit Gültigkeit. Ein geplanter Personentag entspricht in QUANTICAL.ERP acht Stunden.
3. Prüfungsstunden und Tätigkeiten erfassen
Jedes Teammitglied bucht seine Stunden auf den Prüfungsauftrag und beschreibt die Tätigkeit. Bei Kundenprojekten entscheidet der Schalter Fakturierbar, ob eine Buchung in die Stundenabrechnung eingeht. Interne Fortbildung erfassen Sie auf einem eigenen internen Projekt.
Eine brauchbare Beschreibung benennt die tatsächlich ausgeführte Arbeit, etwa „Abstimmung der offenen Posten mit der Saldenliste“. Die Buchung dokumentiert den Zeitaufwand. Fachliche Prüfungsergebnisse und Arbeitspapiere gehören in Ihre Prüfungsdokumentation.
4. Budgetverbrauch und Aufwand vergleichen
Bewerten Sie die abrechenbaren Stunden mit den hinterlegten Stundensätzen und vergleichen Sie den Verbrauch mit dem Auftragsbudget. Das Beispiel zeigt den Rechenweg je Teammitglied. Kosten und Marge prüfen Sie getrennt in der Profit-Ansicht des Controllings.
Die verbleibenden 6.600 € sind ein Restbudget aus dieser Bewertung, kein Gewinn. Für die Nachkalkulation beziehen Sie die hinterlegten Personalkosten ein und prüfen auch nicht fakturierbare Arbeit auf dem Auftrag.
Rechenbeispiel: 180 Stunden auf einem Prüfungsauftrag Teammitglied und Satz Std. Bewertung Partner 12 3.000 € Prüfungsleitung 48 8.400 € Prüfungsassistenz 120 12.000 € Gesamt 180 23.400 € Von 30.000 € Auftragsbudget sind 23.400 € verbraucht. Das entspricht 78 %. Es verbleiben 6.600 €.
Vereinfachtes Beispiel für den gesamten Auftrag mit jeweils einer Person pro Rolle. Alle 180 Stunden sind fakturierbar. Keine abweichenden statistischen Stundensätze, keine Umsatzsteuer. Die Bewertung ist weder eine Personalkostenrechnung noch ein Zahlungseingang. 
So stellt das Controlling Budgets dar. Die Projekte und Beträge dieses Doku-Screenshots unterscheiden sich vom Rechenbeispiel. 5. Erfasste Leistungen mit Mandanten abrechnen
Der Rechnungslauf bewertet die noch nicht abgerechneten, fakturierbaren Stunden des gewählten Monats mit den gültigen Stundensätzen. Sie entscheiden über die Abrechnungsart: eine Rechnung je Mitarbeiter und Auftrag, eine gemeinsame Rechnung je Auftrag oder eine Sammelrechnung für die Aufträge eines Mandanten. Vor der Erstellung prüfen Sie Stunden und Beträge in der Vorschau.
Prüfen Sie vor dem Lauf Stundensätze und benötigte Leistungsnachweise. Eine Mandantenfreigabe holen Sie außerhalb von QUANTICAL.ERP ein und laden den Nachweis anschließend hoch. Ein fehlender Nachweis blockiert den Rechnungslauf nicht automatisch.
Mehr Stunden sind zuerst eine Frage für die Auftragssteuerung.
Steigt der Aufwand für einen Prüfungsauftrag, sehen Sie das zunächst an den gebuchten Stunden und am Budgetverbrauch. Prüfen Sie, bei welchen Tätigkeiten und Teammitgliedern zusätzliche Zeit entstanden ist.
Vergleichen Sie anschließend den verbleibenden Budgetrahmen mit der noch geplanten Arbeit. Die Entscheidung über Team und Zeitplan treffen Sie damit auf Basis der erfassten Leistungen.
Ein Bewertungsbetrag aus Stunden und Stundensätzen ist noch kein Zahlungseingang. Auch eine hohe Budgetausschöpfung allein sagt nichts über die Marge aus. Dafür müssen Sie die hinterlegten Personalkosten berücksichtigen.
Diese Größen beantworten unterschiedliche Fragen.
Leistungserfassung: Wer hat wann wie viele Stunden auf welchem Prüfungsauftrag gearbeitet?
Budget: Wie viel des hinterlegten Auftragsbudgets ist durch die bewerteten, abrechenbaren Stunden verbraucht?
Wirtschaftlichkeit: Wie stehen bewertete Leistungen und zugeordnete Personalkosten zueinander? Dafür nutzen Sie die Kosten- und Margenauswertung im Controlling.
Fragen zur Zeiterfassung für Wirtschaftsprüfer
Sie möchten wissen, wie sich Ihre Aufträge, Stundensätze und Honorarabrechnung abbilden lassen? Bringen Sie ein Beispiel mit in die Demo.
Demo vereinbarenWie ordnen wir Zeiten einem Mandanten und Prüfungsauftrag zu?
Sie führen den Mandanten als Kunden und jeden Prüfungsauftrag als eigenes Projekt. Jede Zeitbuchung erhält ein Projekt. So können Sie Aufträge desselben Mandanten getrennt nach Mitarbeiter und Zeitraum auswerten. In der Kundenansicht werden die zugehörigen Projekte zusammengefasst.
Wie planen wir ein Prüfungsteam für mehrere Aufträge?
Sie verteilen die Auftragsbudgets auf Mitarbeiter und Wochen. Die Ressourcenübersicht zeigt verfügbare und verplante Personentage über die Projekte hinweg. Urlaub und weitere Abwesenheiten werden berücksichtigt. So können Sie die Besetzung eines Auftrags mit den bereits geplanten Einsätzen abgleichen.
Wer darf Gehälter, Kosten und Margen sehen?
Das steuern die rollenbasierten Berechtigungen. Mitarbeiter erfassen ihre eigenen Leistungen. Personenbezogene Kosten- und Margenauswertungen sind entsprechend berechtigten Nutzern vorbehalten.
Ersetzt QUANTICAL.ERP unsere fachliche Prüfungssoftware?
QUANTICAL.ERP unterstützt die kaufmännische Organisation: Auftragsplanung, Zeiterfassung, Kapazitäten, Stundenabrechnung und Controlling. Es führt keine fachliche Prüfung durch und ersetzt keine Prüfungsdokumentation. Ihre dafür eingesetzte Prüfungssoftware bleibt Bestandteil Ihres Ablaufs. Dokumentierte REST-API-Endpunkte ermöglichen eigene Datenauswertungen; eine fertige Anbindung an eine bestimmte Prüfungssoftware ist damit nicht zugesagt.
Können wir bestehende Daten aus Excel übernehmen?
Ja. Der Importassistent übernimmt unter anderem Mitarbeiter, Mandanten, Mandate, Stundensätze, Gehälter und historische Zeitbuchungen aus Excel. Die Datei wird vor der Übernahme geprüft. Daten aus Vorjahren stehen anschließend für historische Auswertungen bereit.
Was kostet QUANTICAL.ERP?
Sie testen QUANTICAL.ERP 90 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Danach kostet die Software 12,90 € pro Nutzer und Monat, zzgl. USt. Alle Funktionen sowie zukünftige Updates und Erweiterungen sind enthalten. Das Abonnement ist monatlich kündbar. Ausgeschiedene Mitarbeiter können für historische Auswertungen im System bleiben und werden nicht als kostenpflichtige Nutzer berechnet.
Wie trennen wir Prüfungsstunden von internen Tätigkeiten?
Für Fortbildung, Verwaltung oder andere interne Aufgaben legen Sie interne Projekte ohne Rechnungsstellung an. Bei einem Kundenprojekt können Sie einzelne Buchungen als nicht fakturierbar kennzeichnen. Diese Stunden gehen nicht in die Stundenabrechnung ein. Für aussagekräftige Auswertungen sollten Sie die Zuordnung und Kennzeichnung im Team einheitlich verwenden.
Können wir auch bei einem Pauschalhonorar den Aufwand erfassen?
Ja. Sie können die Stunden je Auftrag erfassen und den bewerteten Aufwand mit einem hinterlegten Budget vergleichen. Der hier gezeigte Rechnungslauf rechnet Stunden mal Stundensatz ab; er übernimmt ein Budget nicht automatisch als Pauschalhonorar. Für eine separate Honorarrechnung können Sie eine manuelle Rechnung mit eigenen Positionen anlegen. Stundenabrechnung und manuelle Rechnung sollten Sie dabei passend zu Ihrer Honorarvereinbarung abstimmen.
Ist der Budgetverbrauch dasselbe wie Personalkosten oder Marge?
Nein. Der Budgetverbrauch im Beispiel ist die Summe der abrechenbaren Stunden mal Stundensatz. Im Controlling hat ein statistischer Stundensatz größer als null Vorrang, falls Sie ihn hinterlegt haben. Personalkosten entstehen aus den Vergütungsdaten und werden auf die gebuchten Stunden verteilt. Die Projektmarge vergleicht bewertete Leistungen mit den zugeordneten Kosten. Der Rechnungslauf verwendet dagegen den Abrechnungsstundensatz.
Können wir mehrere Prüfungsaufträge eines Mandanten zusammen abrechnen?
Ja. Mit der Abrechnungsart Sammelrechnung werden die abrechenbaren Projektzeiten der Aufträge eines Mandanten in einer Rechnung zusammengeführt. Die Einstellung gilt für alle Projekte dieses Kunden; ihre Rechnungsdetails werden dabei angeglichen. Soll jeder Auftrag eine eigene Rechnung erhalten, verwenden Sie stattdessen die Gruppenabrechnung. Diese fasst die Mitarbeiter eines Auftrags zusammen. Beide Verfahren nutzen die erfassten, fakturierbaren Stunden und die jeweiligen Abrechnungsstundensätze.
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