Von der Buchung zur Rechnung in Sekunden
Einzelrechnungen, Sammelrechnungen oder Gutschriften - mit automatischer Forderungserstellung. Inklusive Intercompany-Leistungsverrechnung.
Was Sie damit machen können
- Einzel-, Sammel- und Gutschriftrechnungen direkt aus den Buchungen erzeugen.
- Forderungen entstehen automatisch - kein doppeltes Eintippen, keine vergessenen Posten.
- Intercompany-Verrechnung zwischen verbundenen Gesellschaften ist eingebaut.
Was ist Projektabrechnung-Software?
Projektabrechnung-Software macht aus erfassten Stunden eine Rechnung, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
Das klingt klein und ist der Punkt, an dem in Dienstleistungsunternehmen die meiste Zeit verloren geht. Die Stunden liegen im Zeiterfassungstool, die Rechnung entsteht im Buchhaltungsprogramm, und zwischen beiden sitzt ein Mensch mit einer Tabelle. Dieser Mensch summiert, ordnet Stundensätze zu, prüft, was schon abgerechnet wurde, und schreibt das Ergebnis von Hand in ein Rechnungsformular. Jeder Schritt ist eine Gelegenheit für einen Fehler, und Fehler in Rechnungen sind besonders teuer. Eine zu niedrige Rechnung merkt niemand. Eine zu hohe kostet Vertrauen.
Projektabrechnung-Software schließt diese Lücke, indem sie beide Enden verbindet. Die Rechnung entsteht aus den Buchungen, die ohnehin erfasst wurden. Was abgerechnet ist, ist im System markiert und kann nicht versehentlich ein zweites Mal in eine Rechnung laufen.
Für projektbasierte Dienstleister kommt ein zweiter Punkt hinzu. Bei Ihnen ist die Rechnung nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern ein Nachweis. Der Kunde will sehen, wofür er zahlt. Deshalb gehört zur Projektabrechnung immer auch der Stundennachweis, den Sie beilegen können.
Wie die Abrechnung in QUANTICAL.ERP läuft
Freigabe vor Rechnung
Am Monatsende werden die Buchungen geprüft und freigegeben. Erst freigegebene Stunden sind abrechenbar. Damit hat die Rechnung eine klare Grundlage, und Diskussionen über nachträglich geänderte Zeiten entfallen.
Drei Rechnungsarten aus derselben Basis
Aus den freigegebenen Buchungen entstehen Einzelrechnungen für ein Projekt, Sammelrechnungen über mehrere Projekte eines Kunden und Gutschriften, wenn etwas zurückgenommen werden muss. Die Ausgabe erfolgt als PDF.
Forderungen entstehen automatisch
Mit der Rechnung entsteht die Forderung. Sie müssen den offenen Posten nicht separat anlegen, und Sie sehen an einer Stelle, welche Rechnungen offen sind. Vergessene Posten sind damit weniger eine Frage der Disziplin als eine Frage der Systemführung.
Stundensätze und Nachweis
Jedes Projekt kann eigene Stundensätze führen, je Mitarbeiter unterschiedlich. Die Rechnung rechnet mit dem hinterlegten Satz, nicht mit einem Mittelwert. Parallel lassen sich digitale Stundenzettel als PDF erzeugen und der Rechnung als Nachweis beilegen, auf Wunsch vom Kunden abgezeichnet.
Verrechnung zwischen eigenen Gesellschaften
Wer mit mehreren Gesellschaften arbeitet, kennt das Problem: Ein Berater der einen Einheit arbeitet für ein Projekt der anderen. Die interne Leistungsverrechnung ist eingebaut, sodass diese Stunden nicht in einer separaten Tabelle nachgehalten werden müssen.
Warum die Abrechnung aus der Zeiterfassung kommen muss
Es gibt gute Rechnungsprogramme, und einige sind besser im Rechnungsschreiben als wir. Der Unterschied liegt nicht im Formular, sondern in der Herkunft der Zahlen.
Ein reines Rechnungsprogramm weiß nicht, was Ihre Leute getan haben. Es weiß, was jemand eingetippt hat. Damit entsteht bei jeder Abrechnung dieselbe Handarbeit: exportieren, sortieren, addieren, übertragen. Bei zehn Mandaten im Monat ist das ein halber Tag, den niemand einplant und der jeden Monat wiederkommt.
Der teurere Effekt ist weniger sichtbar. Wenn die Abrechnung Handarbeit ist, wird sie später gemacht. Später bedeutet, dass Geld später kommt, und dass Positionen durchrutschen, die niemand mehr rekonstruiert. Nicht abgerechnete Stunden fallen in keiner Statistik auf, weil sie nirgends erscheinen. Sie fehlen einfach.
Deshalb liegen in QUANTICAL.ERP Zeiterfassung, Freigabe, Rechnung und Forderung in einem System. Nicht, weil ein integriertes System schöner ist, sondern weil jede Schnittstelle zwischen zwei Programmen eine Stelle ist, an der Umsatz verloren geht.
Häufige Fragen zur Projektabrechnung
Können wir Stunden aus mehreren Projekten auf einer Rechnung zusammenfassen?
Ja, dafür gibt es die Sammelrechnung. Ein Kunde mit vier laufenden Projekten erhält eine Rechnung, aufgeschlüsselt nach Projekt.
Wie verhindert das System doppelte Abrechnung?
Abgerechnete Buchungen sind im System als abgerechnet gekennzeichnet und stehen für eine weitere Rechnung nicht mehr zur Verfügung.
Lässt sich ein Stundennachweis beilegen?
Ja. Digitale Stundenzettel entstehen als PDF und können der Rechnung beigelegt werden. In Beratungen, Agenturen und Kanzleien ist das häufig die Grundlage für die Freigabe beim Kunden.
Was passiert bei einer Korrektur?
Dafür gibt es Gutschriften. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, die Korrektur ist als eigener Beleg nachvollziehbar.
Können wir zwischen eigenen Gesellschaften verrechnen?
Ja, die interne Leistungsverrechnung ist Teil des Systems und kein Zusatzmodul.
Sehen wir, welche Rechnungen offen sind?
Ja. Mit jeder Rechnung entsteht die zugehörige Forderung, offene Posten sind an einer Stelle einsehbar.
Was kostet die Rechnungsstellung mit QUANTICAL.ERP?
Sie ist im Preis enthalten. 90 Tage kostenlos, danach 12,90 Euro pro Nutzer und Monat, ohne Aufschlag für Rechnungsfunktionen.