Kapazitätsplanung für Beratungen
Planen Sie Projektbudgets in Personentagen (PTs) und verteilen Sie diese auf Ihre Mitarbeiter. So sehen Sie für jede Woche, wer bereits ausgelastet ist, wo noch Kapazitäten frei sind und ob Ihre Projekte nach Budget-Plan laufen.
Features der Kapazitätsplanung in QUANTICAL.ERP
- 1.
Auslastung der Mitarbeiter pro Woche sehen
Die Kapazitätsübersicht zeigt für jeden Mitarbeiter, wie viele Personentage pro Woche verfügbar, bereits verplant oder noch frei sind. So erkennen Sie direkt, wer weitere Aufgaben übernehmen kann und wo eine Überplanung entsteht.
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Projektbudgets in Personentagen planen
Projektbudgets werden direkt auf Mitarbeiter verteilt. Dafür hinterlegen Sie den Zeitraum und die geplanten Personentage pro Woche. QUANTICAL.ERP berechnet auf Basis des jeweiligen Stundensatzes automatisch, welcher Teil des Budgets bereits verplant ist und wie viel noch zur Verfügung steht.
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Urlaub und andere Abwesenheiten automatisch berücksichtigen
Urlaub, Feiertage und Krankmeldungen fließen automatisch in die Kapazitätsplanung ein. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Tage im Urlaub, reduziert sich seine verfügbare Kapazität für diese Woche entsprechend.
- 4.
Zeiten direkt nach Plan buchen
Die Planung ist mit der Zeiterfassung verbunden. Mitarbeiter sehen, welche Stunden für sie auf einem Mandat vorgesehen sind, und können ihre geplanten Stunden direkt in die jeweilige Woche übernehmen. Anschließend muss nur noch die Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit ergänzt werden.
- 5.
Plan und Ist im Controlling vergleichen
Im Projektcontrolling sehen Sie, wie Planung und tatsächliche Buchungen voneinander abweichen. Geplante und gebuchte Stunden sowie die daraus entstehenden Umsätze und Margen lassen sich je Projekt und Zeitraum miteinander vergleichen.
Was Kapazitätsplanung in einer Unternehmensberatung leisten muss
In einer Unternehmensberatung reicht es nicht zu wissen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter bereits gearbeitet hat. Die eigentliche Frage entsteht vorher: Wie viele Tage sind auf welchem Mandat eingeplant und hat der Mitarbeiter daneben noch freie Kapazitäten?
In vielen Beratungen wird diese Planung weiterhin in Excel gepflegt. Projektbudgets stehen dort neben Mitarbeiterlisten und Wochenplanungen. Sobald sich Urlaub verschiebt, ein neues Mandat startet oder sich der Projektumfang verändert, muss die Planung manuell angepasst werden.
QUANTICAL.ERP verbindet deshalb Projektbudget, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung miteinander. Für jedes Projekt wird festgelegt, welche Mitarbeiter in welchem Zeitraum und mit wie vielen Personentagen pro Woche eingeplant sind. Daraus ergibt sich automatisch die geplante Auslastung des Teams.
Die tatsächlichen Zeitbuchungen laufen anschließend gegen dieselbe Planung. So sehen Sie nicht nur, wie Mitarbeiter und Projekte geplant waren, sondern auch, was am Ende tatsächlich gebucht wurde.
Projektbudget und Mitarbeiterauslastung in einem System planen
Ein Projekt beginnt in QUANTICAL.ERP mit seinem Budget. Dieses Budget wird anschließend auf die Mitarbeiter verteilt, die an dem Projekt arbeiten sollen.
Für jeden Mitarbeiter legen Sie fest, in welchem Zeitraum er eingeplant ist und wie viele Personentage pro Woche für das Projekt vorgesehen sind. Über den hinterlegten Stundensatz berechnet QUANTICAL.ERP gleichzeitig, welcher Anteil des Projektbudgets durch diese Planung bereits gebunden ist.
Damit beantwortet die Planung zwei Fragen gleichzeitig: Wie stark ist der Mitarbeiter in einer bestimmten Woche ausgelastet? Und wie viel des Projektbudgets ist bereits verplant?
Ändert sich die Planung, werden beide Werte direkt aktualisiert.
So funktioniert die Kapazitätsplanung in QUANTICAL.ERP
- 1.
Projektbudget anlegen
Für ein Projekt legen Sie ein oder mehrere Budgets mit Laufzeit und Budgethöhe an. Damit steht fest, welcher finanzielle Rahmen für das Projekt zur Verfügung steht.
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Mitarbeiter auf das Projekt planen
Anschließend weisen Sie dem Budget die vorgesehenen Mitarbeiter zu. Pro Mitarbeiter hinterlegen Sie Zeitraum und geplante Personentage pro Woche. Der jeweilige Stundensatz wird automatisch berücksichtigt. Dadurch sehen Sie bereits bei der Planung, welchen Teil des Budgets ein Mitarbeiter voraussichtlich verbrauchen wird.
- 3.
Mitarbeiterauslastung prüfen
Die Kapazitätsübersicht zeigt die Planung über alle Projekte hinweg. Für jede Woche sehen Sie die verfügbare Kapazität eines Mitarbeiters, seine bereits verplanten Personentage und die noch freie Zeit. So fallen Überbuchungen oder freie Kapazitäten auf, bevor die Woche beginnt.
- 4.
Stunden nach Plan buchen
Mitarbeiter sehen ihre eigene Planung direkt in der Zeiterfassung. Die vorgesehenen Stunden können für die Woche übernommen werden. Statt jede Buchung neu anzulegen, müssen anschließend nur noch die tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten beschrieben und mögliche Abweichungen angepasst werden.
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Plan-Ist-Vergleich durchführen
Nach der Buchung stehen geplante und tatsächlich geleistete Stunden im Controlling nebeneinander. Damit lässt sich je Projekt nachvollziehen, ob der geplante Aufwand eingehalten wurde und wie sich Abweichungen auf Umsatz und Marge ausgewirkt haben.
Kapazitätsplanung in Personentagen pro Woche
QUANTICAL.ERP plant Kapazitäten bewusst in Personentagen pro Woche. Das entspricht der Planungsebene, die viele Beratungen bereits aus Angeboten und Projektkalkulationen kennen. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise für drei Personentage pro Woche auf Projekt A und zwei Personentage auf Projekt B eingeplant werden.
Urlaub, Feiertage und andere Abwesenheiten reduzieren die verfügbare Kapazität automatisch.
QUANTICAL.ERP ist damit keine klassische Personaleinsatzplanung für Schichtbetriebe. Es gibt keine Schichtmodelle, keine Skill-basierte Einsatzplanung und keine komplexen Planungsszenarien.
Der Fokus liegt auf der Frage, die für Beratungen und andere Projektdienstleister entscheidend ist: Wie verteilen wir unsere verfügbare Zeit auf unsere Projekte?
Beispiel einer Kapazitätsplanung
Ein Beratungsprojekt umfasst 60 Personentage über zwölf Wochen. Zwei Consultants sollen jeweils 2,5 Personentage pro Woche auf dem Projekt arbeiten.
Das Projektbudget wird entsprechend auf beide Mitarbeiter verteilt. In der Kapazitätsübersicht ist jedoch direkt sichtbar, dass einer der Consultants in einer der kommenden Wochen bereits für vier Personentage auf einem anderen Mandat eingeplant ist.
Die Planung kann daraufhin angepasst werden, bevor die Woche beginnt. Beispielsweise wird ein Teil seiner geplanten Leistung um eine Woche verschoben oder einem anderen Mitarbeiter zugewiesen.
Nach Abschluss des Projekts zeigt der Plan-Ist-Vergleich, wie viele Personentage tatsächlich gebucht wurden und wie sich die Abweichung auf Umsatz und Marge ausgewirkt hat.
Häufige Fragen zur Kapazitätsplanung
Wie sehe ich, welcher Mitarbeiter nächste Woche noch Kapazität hat?
Die Kapazitätsübersicht zeigt für jeden Mitarbeiter die verfügbare, bereits verplante und noch freie Kapazität pro Woche. Urlaub, Feiertage und andere hinterlegte Abwesenheiten sind dabei bereits berücksichtigt.
Wie plane ich ein Projektbudget in Personentagen?
Sie legen zunächst das Projektbudget an und verteilen es anschließend auf die vorgesehenen Mitarbeiter. Für jeden Mitarbeiter werden Zeitraum und Personentage pro Woche hinterlegt. Über den jeweiligen Stundensatz berechnet QUANTICAL.ERP automatisch den daraus entstehenden Budgetverbrauch.
Wie wird die Mitarbeiterauslastung berechnet?
Die geplanten Personentage eines Mitarbeiters werden seiner verfügbaren Kapazität gegenübergestellt. Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise fünf Tage pro Woche und ist mit vier Personentagen auf Projekten eingeplant, liegt seine geplante Auslastung bei 80 Prozent. Abwesenheiten reduzieren die verfügbare Kapazität entsprechend.
Was passiert bei Urlaub, Feiertagen oder Krankheit?
Diese Abwesenheiten werden automatisch bei der Wochenkapazität berücksichtigt. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise einen Tag Urlaub hat, verfügt in dieser Woche entsprechend über weniger planbare Kapazität.
Müssen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten trotzdem erfassen?
Ja. Die Zeitbuchung wird durch die Planung jedoch deutlich einfacher. Mitarbeiter können die vorgesehenen Stunden aus ihrer Planung übernehmen und müssen anschließend nur noch die Tätigkeitsbeschreibung ergänzen oder Abweichungen anpassen.
Wie funktioniert der Plan-Ist-Vergleich eines Projekts?
Im Controlling werden die geplanten Werte den tatsächlichen Zeitbuchungen gegenübergestellt. So sehen Sie je Projekt und Zeitraum Abweichungen bei Stunden, Umsatz und Marge.
Ist QUANTICAL.ERP eine Ressourcenplanungs-Software?
QUANTICAL.ERP enthält eine Ressourcen- und Kapazitätsplanung speziell für Beratungen und andere Projektdienstleister. Geplant wird in Personentagen pro Woche auf Basis der jeweiligen Projektbudgets. Der Schwerpunkt liegt nicht auf Schichtplanung oder Skill-Matching, sondern auf der Verbindung von Projektbudget, Mitarbeiterauslastung, Zeiterfassung und Projektcontrolling.
Kann ich einzelne Stunden pro Tag planen?
Die eigentliche Kapazitätsplanung erfolgt in Personentagen pro Woche. Die daraus entstehenden Stunden werden anschließend in der Zeiterfassung auf die einzelnen Arbeitstage verteilt.
Kapazitätsplanung ohne separate Excel-Listen
Projektbudgets planen, Mitarbeiterauslastung sehen und anschließend direkt gegen den Plan buchen - in einem System.