Projekte anlegen, Teams zuweisen, Sätze festlegen.
Konfiguration, Mitarbeiterzuweisung und Stundensätze in einem Projekt-Editor.
Was Sie damit machen können
- Projekte Kunden zuordnen, Budgets pflegen und mit Bonuszahlungen verknüpfen.
- Mitarbeiter zuweisen, mit eigenem Stundensatz pro Projekt und Rolle.
- Live sehen, wie viel Budget verbraucht ist und wann es knapp wird.
Was Projektmanagement für Dienstleister bedeutet
Projektmanagement heißt in einer Beratung, einer Agentur oder einem Planungsbüro selten Gantt-Diagramm. Es heißt: Wer arbeitet zu welchem Satz auf welchem Auftrag, wie viel Budget ist noch da, und was erwartet der Kunde am Monatsende als Nachweis.
Das Projekt ist in QUANTICAL.ERP deshalb der Ort, an dem diese Regeln festgelegt werden. Jede Stundenbuchung, jede Rechnung, jeder Stundenzettel und jede Auswertung hängt an einem Projekt. Wer das Projekt sauber anlegt, hat den Rest der Kette bereits eingestellt.
Der Projekt-Editor bündelt dafür, was sonst über Angebot, Vertrag, E-Mails und Excel verteilt ist: Kunde und Ansprechpartner, Projektleitung, das Team mit seinen Stundensätzen, das Budget je Zeitraum und die Abrechnungsregeln. Vom Zahlungsziel bis zur Frage, ob der Kunde den Stundenzettel in seinem eigenen Portal sehen will.
Wie Projekte in QUANTICAL.ERP funktionieren
Projekt anlegen
Projektcode und Name, optional eine Projektgruppe, der Kunde, die Projektleitung und wer den Auftrag akquiriert hat. Dazu Laufzeit, externe Referenz und Bestellnummer des Kunden, damit die Rechnung später ohne Rückfrage durch dessen Freigabe kommt. Interne Projekte werden als solche gekennzeichnet und bleiben in der Abrechnung außen vor.
Team zuweisen, Stundensätze je Person
Buchen kann nur, wer dem Projekt zugewiesen ist. Jede Zuweisung trägt eine Rolle im Projekt und einen eigenen Stundensatz mit Gültigkeitszeitraum. Ein Senior wird anders abgerechnet als ein Junior, und steigt der Satz zum Jahreswechsel, gilt der neue ab dem Stichtag, ohne dass alte Buchungen sich ändern.
Budget je Zeitraum und Planstunden
Budgets werden mit Betrag und Gültigkeit hinterlegt, ein Jahresprojekt kann also Quartalsbudgets führen. Planstunden je Mitarbeiter und Zeitraum ergänzen das Budget um die Kapazitätsseite. Im Controlling sehen Sie laufend, wie viel verbraucht ist, wie viel bei aktueller Buchungsrate bis zum Ende benötigt wird und wann es knapp wird.
Abrechnungsregeln am Projekt
Einzelrechnung, Sammelrechnung über mehrere Projekte oder je Kunde, Gutschriftsverfahren oder keine Abrechnung. Zahlungsziel in Tagen. Ob der Kunde Rechnung und Stundenzettel in einer Datei, getrennt oder nur eines von beiden bekommt. Und ob ein Stundenzettel in QUANTICAL.ERP hochgeladen, in einem Fremdsystem eingereicht oder gar nicht verlangt wird. Der monatliche Rechnungslauf folgt diesen Regeln automatisch.
Kennzeichnungen für Bonus und Abrechnung
Projekte tragen, ob sie abrechnungsrelevant und ob sie bonusrelevant sind. Bonusprofile können so gezielt auf den Umsatz oder das Budget einzelner Projekte zielen, und Akquisiteure werden über ihre Projekte vergütet.
Woran Projektlisten in Excel und Tools ohne Abrechnung scheitern
Die Projektliste in Excel kennt Name, Kunde und Budget. Sie kennt nicht die Stundensätze je Person, nicht die Buchungen und nicht die Regel, nach der abgerechnet wird. Am Monatsende sucht jemand diese Informationen aus Angebot und E-Mail-Verlauf zusammen, für jedes Projekt neu.
Projektmanagement-Tools aus der Softwareentwicklung lösen die Aufgabenplanung, aber sie enden vor der Rechnung. Wer sie einsetzt, exportiert Stunden und tippt sie in ein Rechnungsprogramm. An dieser Übergabe entstehen die Fehler, die der Kunde findet: doppelt berechnete Stunden, falscher Satz, fehlender Nachweis.
Und das Budget ist in beiden Fällen eine Zahl, die jemand von Hand mit dem Stand abgleicht. Ob es zum 20. eines Monats noch trägt, erfährt die Projektleitung, wenn sie fragt, nicht, wenn es so weit ist.
Häufige Fragen zum Projektmanagement
Können Stundensätze je Mitarbeiter und Projekt unterschiedlich sein?
Ja. Jede Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Projekt trägt einen eigenen Stundensatz mit Gültigkeitszeitraum. Derselbe Berater kann auf zwei Projekten zu zwei Sätzen buchen, und ein Satz kann zu einem Stichtag steigen, ohne dass frühere Buchungen sich ändern.
Wie funktioniert das Budget?
Ein Budget hat einen Betrag und einen Gültigkeitszeitraum. Ein Projekt kann mehrere Budgets hintereinander führen, etwa je Quartal. Der Verbrauch entsteht aus den Buchungen mal Stundensatz und wird im Controlling gegen das Budget und die Hochrechnung bis Projektende angezeigt.
Was passiert mit Buchungen auf ein Projekt, das abgerechnet wurde?
Sie werden mit dem Rechnungslauf gesperrt und lassen sich nicht mehr ändern. Zusätzlich können Sie je Organisation einen Sperr-Rhythmus festlegen, täglich, wöchentlich oder monatlich. Eigentümer können Sperren bei Bedarf wieder aufheben.
Können wir mehrere Projekte eines Kunden auf einer Rechnung abrechnen?
Ja. Der Abrechnungstyp am Projekt legt fest, ob es einzeln, gesammelt über mehrere Projekte oder gesammelt je Kunde abgerechnet wird. Auch das Gutschriftsverfahren ist als Typ vorgesehen.
Wie kommen bestehende Projekte ins System?
Über die Excel-Vorlage des Importassistenten mit Blättern für Kunden, Projekte, Projektzuordnungen, Stundensätze und Budgets. Der Assistent warnt, wenn ein Blatt auf Daten verweist, die noch nicht importiert sind.
Was kostet das Projektmanagement in QUANTICAL.ERP?
Es ist Teil der Plattform, 12,90 Euro pro Nutzer und Monat, nach 90 Tagen kostenlosem Test mit vollem Funktionsumfang. Es gibt keine Projekt-Obergrenze und kein Zusatzmodul.