Zeiterfassung durchführen
Arbeitszeiten in QUANTICAL.ERP erfassen - mit Projekt, Arbeitsstunden, Beschreibung und Fakturierbar-Schalter, einzeln, für mehrere Tage oder nach Plan.
Einleitung
Um die Zeiterfassung durchzuführen, klicken Sie in der linken Menüleiste auf den Punkt Stundenbuchungen. Auf der rechten Seite können Sie Ihre Stunden auf zwei Arten betrachten: als statische Listenansicht oder als Kalenderansicht. Zwischen den Ansichten wechseln Sie über den entsprechenden Button.
Eine Buchung anlegen
Um eine Buchung anzulegen, hier in der Kalenderansicht, klicken Sie auf den Button Buchung hinzufügen.
Anschließend öffnet sich ein Popup, in dem Sie die Details zu Ihrer Buchung ausfüllen. Jede Buchung benötigt ein Projekt, auf das die Zeit gebucht wird. Projekte können intern sein, etwa "Interne Arbeit", oder externe Kundenprojekte. Bei externen Projekten stellen Sie zusätzlich ein, ob die gebuchte Zeit fakturierbar ist und damit auf der Rechnung erscheint.
Tätigkeit beschreiben
Die Beschreibung erscheint später auf Stundenzettel und Rechnungsnachweis. Zwei Helfer sparen Zeit: Letzte Buchungen zeigt Ihre letzten zehn Buchungen des Projekts als Formulierungshilfe, und die KI-Textverbesserung formuliert Stichworte zu ganzen Sätzen aus.
Fakturierbar prüfen
Der Schalter Fakturierbar ist standardmäßig an. Ausgeschaltet zählt der Eintrag nicht in Rechnungen und Umsatzberechnungen, etwa für interne Arbeit auf einem Kundenprojekt.
Speichern
Über Weiteren Eintrag hinzufügen erfassen Sie mehrere Buchungen in einem Durchgang und speichern sie gesammelt.
Kalenderansicht
Der Kalender zeigt je Tag den Fortschritt gegen Ihr Tagessoll, dazu Feiertage und Urlaub, auch beantragten.
Um mehrere Buchungen gleichzeitig anzulegen, halten Sie die Umschalttaste (Shift) gedrückt und klicken die gewünschten Tage im Kalender an. Der Button ändert sich dann entsprechend, etwa zu 3 Buchungen hinzufügen (gelb markiert im Screenshot).
Buchen Sie täglich, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Die Auswertungen im Controlling sind nur so aktuell wie die Buchungen dahinter.
Nach Plan buchen
Ist Ihnen über die Budgetplanung Zeit auf Projekten zugewiesen, öffnet Nach Plan buchen in Kalender und Liste einen Wochendialog. Die App verteilt die offenen Planstunden der Woche auf die Arbeitstage und rechnet Feiertage, Urlaub und Krankheit heraus. Sie ergänzen je Zeile die Beschreibung, passen Stunden bei Bedarf an und speichern alle Einträge auf einmal.
Krankheit und Urlaub
Krankheitstage und Urlaub werden nicht als Arbeitszeit gebucht, sondern über die Bereiche Krankmeldung und Urlaub erfasst. Sie erscheinen im Kalender und fließen getrennt in die Auswertung ein.
Wie Sie eine Buchung später ändern oder löschen, steht unter Zeiterfassung anpassen.