Rechnungen erstellen
Der Rechnungslauf in QUANTICAL.ERP - alle abrechenbaren Stunden eines Monats in einer Vorschau prüfen, Optionen setzen und die Rechnungen samt PDF auf einen Klick erstellen.
Der Rechnungslauf erstellt alle Rechnungen eines Monats in einem Durchgang. Sie finden ihn unter Verwaltung > Abrechnung im Reiter Rechnungen hinter dem Button Rechnungen erstellen.
Was abgerechnet wird
In den Lauf gehen alle Stunden, die als abrechenbar gebucht sind, auf einem Kundenprojekt mit Abrechnungsart und Kunde liegen und noch auf keiner Rechnung stehen. Jede Stunde wird mit dem Stundensatz bewertet, der am Tag der Buchung für den Berater auf diesem Projekt gilt. Auf der Rechnung entsteht daraus eine Position je Berater und Projekt mit der Stundenzahl als Menge und dem Satz als Einzelpreis. Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent, bei Kunden in Österreich 20 Prozent, außerhalb der EU 0 Prozent.
Rechnungslauf öffnen
Klicken Sie auf Rechnungen erstellen. Der Dialog zeigt oben Hinweise, etwa fehlende Firmendaten, fehlende Stundensätze, einen Kunden ohne Adresse oder ein Projekt ohne Ansprechpartner. Jeder Hinweis verlinkt die Stelle, an der Sie ihn beheben.
Abrechnungszeitraum und Nummern wählen
Wählen Sie den Abrechnungszeitraum, also den Monat, in dem die Stunden erbracht wurden. Darunter stehen die nächsten Nummern für Rechnungen, Gutschriften und interne Verrechnungen.
Optionen setzen
- Gutschriften (optional): erstellt auch die Belege der Projekte mit Abrechnungsart Gutschrift
- Interne Verrechnungen (optional): erstellt die ILV-Belege zwischen Ihren Gesellschaften
- Absenderfirma pro Rechnung ändern: blendet eine Spalte ein, in der Sie je Rechnung die stellende Gesellschaft wählen
- Rechnungen zusammenfassen: fasst markierte Rechnungen desselben Kunden mit demselben Absender zu einer zusammen
Vorschau prüfen
Die Vorschau zeigt eine Zeile je künftiger Rechnung mit Typ, Projekt, Kunde, Consultant, Stunden und Betrag. Der Typ steht für S wie Sammelrechnung, E wie Einzelrechnung und G wie Gutschrift. Bei einer Einzelabrechnung gibt es je Berater eine Zeile, bei Gruppen- und Sammelrechnung eine je Projekt. Haken Sie einzelne Zeilen an, erstellt Ausgewählte erstellen nur diese.
Erstellen
Klicken Sie auf Rechnungen erstellen. Die Bestätigung zählt die Rechnungen und Gutschriften zusammen und weist darauf hin, dass die Zeiteinträge gesperrt werden. Jetzt erstellen startet den Lauf.
Das Ergebnis
Jede Rechnung bekommt ihre Nummer, das Rechnungsdatum des Laufs und den Status Erstellt. Das PDF ist sofort fertig: Kopf mit Logo, Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer, Projektnummer, Leistungszeitraum und Ansprechpartner, darunter die Positionen, die Summen und die Texte aus den Rechnungstexten.
Die Zeiteinträge hinter den Rechnungen sind ab jetzt gesperrt. Wurde der Monat vollständig abgerechnet, sperrt der Lauf den ganzen Monat, sonst nur die Stunden der erstellten Rechnungen. Ein zweiter Lauf für denselben Monat erstellt nichts doppelt, er überspringt Rechnungen, die bereits mit PDF vorliegen.
Prüfen Sie vor dem Lauf im Reiter Rechnungsvorbereitung, ob die Stundenzettel des Monats vorliegen, siehe Stundenzettel prüfen. Ein fehlender Stundenzettel hält den Lauf nicht auf, fehlt aber später beim Versand.
Abrechnungsarten im Projekt
Die Rechnungsdetails eines Projekts in QUANTICAL.ERP - Einzelabrechnung, Gruppenabrechnung, Sammelrechnung, Gutschrift, Rechnungsprozess, Rechnungsdatei und Stundenzettelbedarf.
Rechnungen verwalten und Forderungen
Die Rechnungsliste in QUANTICAL.ERP als Forderungsmanagement - Status von Erstellt bis Bezahlt, Überfälligkeit, Rechnungen bearbeiten, Stunden sperren und einen Monat zurücksetzen.