Projekt anlegen
Ein neues Projekt in QUANTICAL.ERP anlegen - jedes Feld der Grundinformationen und Rechnungsdetails mit Pflicht, Bedeutung und Wirkung auf Buchung, Controlling und Rechnung.
Ein neues Projekt legen Sie unter Verwaltung > Projekte mit Projekt hinzufügen an. Die Seite Neues Projekt hat zwei Karten, Grundinformationen und Rechnungsdetails. Pflichtfelder tragen einen Stern, das Dokument-Symbol zeigt, dass ein Feld auf der Rechnung gedruckt wird.
Grundinformationen
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Projektnummer | ja | Eindeutiges Kürzel, etwa PROJ-001. Steht auf der Rechnung und in jeder Liste |
| Projektname | ja | Name auf Rechnung und Stundenzettel |
| Projektleiter | - | Die verantwortliche Person. Sie sieht das Projekt im Projektmanagement und lädt bei Bedarf den Stundenzettel für das Team hoch. Ohne Projektleiter warnt das Formular |
| Akquiriert von | - | Ein oder mehrere Mitarbeiter, die das Projekt gewonnen haben. Zählt nur für die Bonus-Strategie Projekt-Akquise |
| Startdatum, Enddatum | - | Die Laufzeit. Stundensätze, Budgets und Planung richten sich danach, bei Zeiträumen außerhalb warnt QUANTICAL.ERP |
| Aktiv | - | Nur auf aktive Projekte lassen sich Stunden buchen. Ein beendetes Projekt schalten Sie ab, statt es zu löschen |
| Bonusrelevant | - | Stunden auf dem Projekt fließen in die Bonusberechnung ein. Beim ersten Wählen einer Abrechnungsart schaltet QUANTICAL.ERP ihn ein |
| Remote | - | Kennzeichnet ein Projekt, das nicht beim Kunden vor Ort stattfindet |
Rechnungsdetails
Der Schalter Kundenprojekt mit Rechnungsstellung entscheidet, ob das Projekt abgerechnet wird. Aus bleibt das Projekt intern: keine Rechnung, keine fakturierbaren Stunden, im Controlling interne Zeit. Eingeschaltet erscheinen die weiteren Felder.
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kunde | ja | Empfänger der Rechnung. Fehlt er, legen Sie ihn mit + Neuen hinzufügen aus dem Formular an |
| Auftragsnummer / Bestellnummer | - | Bestellnummer des Kunden. Steht nur auf der Rechnung, wenn ausgefüllt |
| Abrechnungsart | ja | Einzelabrechnung je Mitarbeiter eine Rechnung, Gruppenabrechnung alle Mitarbeiter auf einer, Sammelrechnung alle Projekte des Kunden auf einer, Gutschrift Abrechnung per Gutschrift, Keine ohne Abrechnung |
| Fälligkeitstage | - | Zahlungsziel in Tagen. Steht auf der Rechnung und bestimmt, wann sie überfällig ist |
| Kundenansprechpartner, E-Mail Kundenansprechpartner | - | Adressat auf der Rechnung. Von Kunde kopieren übernimmt die Kontaktdaten des Kunden, ohne Angabe geht die Rechnung an die Buchhaltung |
| Rechnungsprozess | - | Rechnungsversand per E-Mail aus QUANTICAL.ERP, Rechnungsupload in ein Portal des Kunden, Gutschrift bei Abrechnungsart Gutschrift |
| Rechnungsdatei | - | Was der Rechnungslauf erzeugt: Stundenzettel und Rechnung in einer Datei, als getrennte Dateien, nur Rechnung, nur Stundenzettel oder nichts |
| Stundenzettelbedarf | - | Wie der Stundenzettel kommt: Upload über QUANTICAL.ERP, Upload in Drittsystem oder Kein Stundenzettel |
| Stundenzettel-Upload nur durch Projektleiter | - | Der Projektleiter lädt einen Stundenzettel für alle hoch, die anderen Mitglieder laden nichts hoch |
Die Optionen hängen zusammen. Hängt der Stundenzettel an der Rechnung, setzt QUANTICAL.ERP den Bedarf auf Upload über QUANTICAL.ERP. Bei der Abrechnungsart Gutschrift ist der Rechnungsprozess Gutschrift. Nutzt der Kunde die Sammelrechnung, bekommen alle seine Projekte dieselben Rechnungsdetails, das Formular zeigt vor dem Speichern, welche Projekte angeglichen werden. Was jede Option im Rechnungslauf bewirkt, steht unter Abrechnungsarten im Projekt.
Projekt erstellen
Klicken Sie auf Projekt erstellen. Das Projekt ist sofort in der Liste. Für ein Kundenprojekt verlangt QUANTICAL.ERP einen Kunden und eine Abrechnungsart, sonst nennt das Formular die fehlende Angabe.
Projekt bearbeiten
Der Stift in der Projektliste öffnet Projekt bearbeiten mit fünf Reitern. Konfiguration hält die Felder von oben, hier ändern Sie später Laufzeit, Status oder Rechnungsdetails und speichern mit Änderungen speichern. Zuweisungen, Stundensätze und Budgets haben eigene Seiten in diesem Kapitel. Der Reiter Analysen ist noch nicht belegt. Der Button Löschen oben rechts entfernt das Projekt, solange keine Stunden darauf gebucht sind.
Legen Sie das Projekt an, bevor die erste Stunde gebucht wird, und weisen Sie gleich das Team mit Stundensätzen zu. Dann sind Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungslauf vom ersten Tag an vollständig.
Projektverwaltung
Projekte in QUANTICAL.ERP anlegen und pflegen - Grundinformationen, Team mit Stundensätzen, Budgets und die Rechnungsdetails für die Abrechnung.
Team zuweisen
Mitarbeiter in QUANTICAL.ERP einem Projekt zuweisen - im Reiter Zuweisungen oder direkt aus der Projektliste, einzeln oder alle auf einmal, mit optionaler Rolle.