Krankmeldungen digital erfassen
Einfache Erfassung und Übersicht aller Krankmeldungen mit automatischer Krankenquote.
Was Sie damit machen können
- Schnell erfassen mit Datum und optionalem Krankenschein-Upload.
- Krankenquote pro Mitarbeiter und Team automatisch berechnet.
- Admins können die Krankenstatistik einsehen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) abrufen.
Was eine digitale Krankmeldung leisten muss
Eine Krankmeldung ist zuerst eine Nachricht: Ich falle aus, ab heute, voraussichtlich bis Freitag. In vielen Dienstleistungsunternehmen landet diese Nachricht als E-Mail beim Vorgesetzten, wird in eine Excel-Liste übertragen und irgendwann mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus dem Briefkasten abgeglichen. Drei Orte, drei Stände, und am Jahresende weiß niemand genau, wie hoch die Krankenquote war.
Digital erfasst heißt: Der Mitarbeiter meldet sich in der Plattform krank, mit Zeitraum und auf Wunsch mit der Bescheinigung. Daraus entstehen automatisch die Krankheitstage im Kalender, die Auswertung für die Geschäftsführung und die Ablage der AU. Ein Vorgang statt drei.
Für einen Projektdienstleister hat das eine zweite Seite. Krankheitstage fehlen in der Auslastung, und sie fehlen im Umsatz. Wer sie getrennt von der Zeiterfassung führt, rechnet im Controlling mit Soll-Stunden, die es nie gab. In QUANTICAL.ERP wirkt ein Krankheitstag deshalb sofort auf Kapazität, Auslastung und Forecast.
Wie die Krankmeldung in QUANTICAL.ERP funktioniert
Krank melden in unter einer Minute
Mitarbeiter wählen Start- und Enddatum. Die Plattform zählt nur Werktage von Montag bis Freitag, zeigt vor dem Absenden die Zahl der Krankheitstage und die dahinterliegenden Stunden an und prüft, ob sich der Zeitraum mit einer bestehenden Meldung überschneidet. Nach der Bestätigung liegen die Krankheitstage im Kalender, getrennt von Arbeitszeit und Urlaub.
Bescheinigung hochladen oder als eAU vermerken
Ab wie vielen aufeinanderfolgenden Tagen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht ist, legt Ihre Organisation fest. Ist sie fällig, lädt der Mitarbeiter die AU als PDF oder Foto hoch, Bilder werden dabei automatisch verkleinert. Ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab, wird die Meldung stattdessen als eAU gekennzeichnet. Der Nachweis kann auch nachgereicht werden.
Die Übersicht für die Geschäftsführung
Eigentümer sehen alle Krankmeldungen an einer Stelle: wer aktuell krank ist und seit wann, die Krankheitstage je Monat als Verlauf, die durchschnittliche Dauer und die Krankheitsquote des laufenden Jahres. Die Quote wird wie im Controlling berechnet, Krankheitsstunden geteilt durch die Soll-Stunden aller Mitarbeiter. Jede Zeile der Tabelle zeigt den Status der AU: hochgeladen, eAU oder fehlend.
Wirkung auf Auslastung und Forecast
Weil die Krankheitstage als eigene Einträge im System liegen, rechnet das Controlling mit der tatsächlich verfügbaren Kapazität. Die Auslastung eines Mitarbeiters sinkt in einer Krankheitswoche nicht, weil er weniger gebucht hat, sondern weil sein Soll für diese Woche kleiner ist. Sperren für abgeschlossene Zeiträume gelten für Arbeitszeit, nicht für Krankheit und Urlaub.
Altbestände übernehmen
Beim Wechsel importieren Sie vergangene Krankmeldungen über die Excel-Vorlage, zusammen mit Mitarbeitern, Verträgen und Buchungen. So ist die Krankenquote vom ersten Tag an mit den Vorjahren vergleichbar.
Woran die Krankmeldung per E-Mail und Excel scheitert
Die E-Mail ist schnell geschrieben, aber sie ist kein Datensatz. Jemand muss sie in die Liste übertragen, das Ende der Krankheit nachtragen und die Bescheinigung zuordnen. Jeder dieser Schritte wird im Projektalltag verschoben, und die Liste hinkt der Wirklichkeit um Wochen hinterher.
Dazu kommt der Datenschutz. Bescheinigungen im Postfach, in Teams-Chats und auf dem Laufwerk der Personalabteilung sind Gesundheitsdaten an Orten, die dafür nicht gedacht sind. In QUANTICAL.ERP liegen sie beim Vorgang, verschlüsselt, auf Servern in Deutschland, und nur Eigentümer sehen die Gesamtübersicht.
Was ebenfalls fehlt, ist die Verbindung zum Geschäft. Eine Excel-Liste mit Krankheitstagen sagt nichts über verlorene Kapazität in Stunden, und nichts über den Umsatz, der in dieser Zeit nicht entstehen konnte. Genau diese Zahlen braucht eine Geschäftsführung, wenn sie über Einstellungen oder Projektzusagen entscheidet.
Häufige Fragen zur digitalen Krankmeldung
Wer sieht die Krankmeldungen?
Mitarbeiter sehen ihre eigenen Meldungen, ihre Krankheitstage im Jahr und ihre Bescheinigungen. Die Übersicht über alle Mitarbeiter mit Krankheitsquote und Verlauf ist Eigentümern der Organisation vorbehalten.
Ab wann ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht?
Das legen Sie in Ihrer Organisation fest, etwa ab dem dritten oder vierten aufeinanderfolgenden Krankheitstag. Unterhalb dieser Grenze ist der Upload freiwillig, oberhalb fordert die Plattform ihn ein oder nimmt den Vermerk eAU an.
Welche Dateiformate werden für die AU akzeptiert?
PDF, PNG, JPEG und HEIC bis 2 MB. Fotos vom Smartphone werden beim Hochladen automatisch komprimiert, sodass ein Foto der Bescheinigung in der Regel ausreicht.
Wie wird die Krankheitsquote berechnet?
Krankheitsstunden geteilt durch die Soll-Stunden aller Mitarbeiter im laufenden Jahr, nach derselben Formel wie im Controlling. Die Soll-Stunden kommen aus den hinterlegten Wochenarbeitszeiten, Teilzeit wird also korrekt berücksichtigt.
Fließen Krankheitstage in die Auslastung ein?
Ja. Ein Krankheitstag senkt das Soll des Mitarbeiters für diesen Tag. Die Auslastung wird gegen die tatsächlich verfügbare Kapazität gerechnet, und der Forecast auf das Jahresende berücksichtigt die ausgefallenen Tage.
Was kostet die Krankmeldung in QUANTICAL.ERP?
Nichts extra. Sie ist Teil der Plattform, 12,90 Euro pro Nutzer und Monat, nach 90 Tagen kostenlosem Test mit vollem Funktionsumfang und ohne Angabe von Zahlungsdaten.