Projektzeiterfassung mit Excel: Kostenlose Vorlage 2026

Damit wir unseren Kunden und Partnern eine kostenlose und praxistaugliche Excel-Vorlage zur Verfügung stellen können, haben wir unser Wissen aus über 10 Jahren Projektgeschäft in ihre Entwicklung einfließen lassen.

Das Projektzeiten-Excel-Template ermöglicht es, Projektzeiten, Pausen und abrechenbare Stunden einfach zu erfassen und auszuwerten. Arbeitszeiten und Gesamtstunden werden dabei automatisch berechnet und übersichtlich dargestellt.

Damit Sie Ihre Timesheets auch direkt versenden können, lässt sich die Excel-Vorlage zusätzlich als Tätigkeitsnachweis ausdrucken und unterschreiben.

Kostenlose Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung herunterladen

Das Excel-Template zur Projektzeiterfassung ist vor allem für Freelancer und kleine Teams im Beratungs- und Dienstleistungsgeschäft geeignet. Es ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Pflege und Wartung.

In der Excel-Datei finden Sie bereits Beispieldaten für Mitarbeiter und Stundenbuchungen, damit Sie unkompliziert starten können. Bitte achten Sie darauf, dass einige Felder per Dropdown ausgewählt werden müssen, etwa der Mitarbeiter, da diese zentral über den Reiter Einstellungen hinzugefügt werden.

Was kann die Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung?

Mit der Excel-Vorlage können Sie zunächst die grundlegenden Projektdaten wie Projektname, Auftraggeber und Projektzeitraum hinterlegen. Anschließend lassen sich Projektzeiten für mehrere Mitarbeiter erfassen und den jeweiligen Tätigkeiten zuordnen.

Für jede Buchung können Tätigkeit, Beschreibung, Startzeit, Endzeit und Pause eingetragen werden. Die daraus resultierende Arbeitszeit wird automatisch berechnet und sichtbar dargestellt. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die erfassten Stunden abrechenbar oder nicht abrechenbar sind, wodurch Projektbudgets geschont werden können. Die abrechenbare Projektzeit wird entsprechend automatisch ausgewiesen.

In der Auswertung sehen Sie die Gesamtstunden und die Anzahl der erfassten Buchungen auf einen Blick. Zusätzlich lassen sich die Projektzeiten nach Mitarbeitern auswerten.

Für die Weitergabe an Ihre Kunden lässt sich die Auswertung zusätzlich als Tätigkeitsnachweis ausdrucken und anschließend unterschreiben.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit Excel

Bevor Sie mit der Zeiterfassung starten, tragen Sie zunächst Projektname, Kunde und den entsprechenden Projektzeitraum ein. Die Mitarbeiter, für die Zeiten erfasst werden sollen, hinterlegen Sie zentral im Reiter „Einstellungen".

Für jede Tätigkeit wird anschließend eine neue Zeile verwendet. Dort wählen Sie Datum, Mitarbeiter und Tätigkeit aus und tragen Startzeit, Endzeit sowie die jeweilige Pause ein. Die daraus resultierende Arbeitszeit wird automatisch durch die Excel-Vorlage berechnet.

Bei Kundenprojekten können Sie zusätzlich festlegen, ob die erfasste Zeit abrechenbar oder nicht abrechenbar ist. Auf Basis aller Einträge wird die Auswertung automatisch erstellt und fortlaufend aktualisiert.

Welche Angaben gehören in eine Projektzeiterfassung?

Damit eine Projektzeiterfassung den Anforderungen der Arbeitszeitdokumentation und den Ansprüchen der Kunden entspricht, gehören folgende Elemente hinein:

• -Datum der geleisteten Arbeit
• -Name des Mitarbeiters
• -Tätigkeit aus definierter Kategorienliste
• -kurze Beschreibung der Arbeit
• -Startzeit
• -Endzeit
• -Pausenzeit in Minuten
• -tatsächliche Arbeitszeit in Dezimalstunden
• -Angabe, ob die Zeit abrechenbar ist
• -abrechenbare Projektzeit
• -Stundensatz und resultierender Betrag
• -Projektname, Auftraggeber und Leistungszeitraum

Pausenzeit ist dabei meist ein optionales Merkmal, da viele Projektdienstleister nur die reine Arbeitszeit erfassen. Einige Kunden möchten jedoch auch die Pausenzeiten erfasst haben, insbesondere wenn es um Reisezeiten geht und diese als nicht abrechenbar dokumentiert werden sollen.

Projektzeiten in Excel automatisch berechnen

Die Arbeitszeit wird in unserem Projektzeiten-Template automatisch aus Startzeit und Endzeit berechnet, wobei die Pause in Minuten abgezogen wird. Eine Ja/Nein-Steuerung ermöglicht es, bestimmte Tätigkeiten als abrechenbar gegenüber dem Kunden zu markieren. Dadurch, dass Sie im Hintergrund die Stundensätze der Mitarbeiter pflegen, wird der Umsatz beziehungsweise Rechnungsbetrag laufend berechnet.

Für Projektleiter gibt es einen Kennzahlenüberblick über Gesamtstunden, abrechenbaren Anteil und Umsatz.

Vorbelegte Stammdaten statt Tippfehler

Wie in einem richtigen ERP-System hat unser Excel-Template für Projektzeiterfassung eine Stammdatentabelle, in der zentrale Objekte wie Mitarbeiter oder Stundensätze gepflegt werden. Sie liegt im Blatt „Einstellungen". Sollte einmal ein Stundensatz nicht gepflegt sein, gibt es einen Standard-Stundensatz als Rückfallwert, der dort ebenfalls gepflegt wird.

Projektzeiten nach Mitarbeitern auswerten

In der Auswertung können die erfassten Projektzeiten zusätzlich auf Mitarbeiterebene betrachtet werden. Dadurch sehen Projektleiter auf einen Blick, wie viele Gesamtstunden die einzelnen Mitarbeiter auf dem Projekt geleistet haben und welcher Anteil davon gegenüber dem Kunden abrechenbar ist.

Die Quote der abrechenbaren Stunden wird zusätzlich visuell als moderner Balken dargestellt. So lässt sich schnell erkennen, bei welchen Mitarbeitern ein hoher Anteil der geleisteten Projektzeit tatsächlich fakturierbar ist und wo gegebenenfalls ein größerer Anteil interner oder nicht abrechenbarer Tätigkeiten angefallen ist.

Auf Basis der hinterlegten Stundensätze wird zusätzlich der jeweilige Betrag pro Mitarbeiter ausgewiesen. Dadurch lässt sich die Aufwandsverteilung innerhalb des Projekts besser nachvollziehen und insbesondere bei größeren Teams erkennen, wie sich Stunden und Umsatz auf die einzelnen Projektmitarbeiter verteilen.

Die Mitarbeiterauswertung eignet sich damit sowohl für die laufende Steuerung von Kundenprojekten als auch für die spätere Nachkalkulation. Projektleiter können prüfen, welche Mitarbeiter wie stark eingesetzt wurden und ob die tatsächlich angefallenen Aufwände zur ursprünglichen Projektplanung passen.

Projektzeiten nach Tätigkeiten auswerten

Neben der Auswertung nach Mitarbeitern lassen sich die erfassten Projektzeiten auch nach Tätigkeitsarten betrachten. Dadurch erkennen Sie, wie viel Aufwand beispielsweise für Onboarding, fachliche Konzeption, Hypercare oder Reisezeiten angefallen ist.

Insbesondere nicht abrechenbare Tätigkeiten können dadurch transparent dargestellt und von den tatsächlich fakturierbaren Leistungen getrennt betrachtet werden. Reisezeiten oder interne Abstimmungen lassen sich so separat ausweisen und ihr Anteil am gesamten Projektaufwand besser einschätzen.

Die Auswertung hilft Projektleitern oder Geschäftsführern dabei, den tatsächlichen Projektaufwand nach Tätigkeiten auszuwerten und mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen. Gleichzeitig entsteht eine bessere Grundlage für zukünftige Angebotskalkulationen, da sichtbar wird, welche Tätigkeiten in vergleichbaren Projekten besonders viel Zeit verursachen.

Projektzeiterfassung ausdrucken und unterschreiben

Für die Weitergabe an den Kunden steht in der Excel-Vorlage ein eigenes Blatt „Leistungsnachweis" zur Verfügung. Dort werden Projektname, Auftraggeber und Leistungszeitraum automatisch aus den zuvor gepflegten Projektdaten übernommen.

Die erfassten Tätigkeiten werden anschließend als übersichtlicher Leistungsnachweis, oft auch Timesheet genannt, dargestellt. Neben den einzelnen Buchungen werden auch die Gesamtstunden sowie die abrechenbaren Stunden ausgewiesen. Optional kann zusätzlich der daraus resultierende Nettobetrag angezeigt werden.

Damit die Auswertung direkt als Tätigkeitsnachweis verwendet werden kann, ist ein Bereich für Ort und Datum sowie für die Unterschrift des Auftraggebers vorgesehen.

Der Druckbereich ist bereits im Hochformat vordefiniert, sodass die Auswertung ohne weitere Anpassungen ausgedruckt werden kann. Alternativ lässt sich der Tätigkeitsnachweis direkt aus Excel als PDF speichern und anschließend digital versenden.

Beispiel für eine Projektzeiterfassung in Excel

Damit Sie die Funktionsweise der Vorlage direkt nachvollziehen können, sind in der Excel-Datei bereits vier beispielhafte Stundenbuchungen vorbelegt. Diese zeigen, wie ein vollständig ausgefüllter Eintrag aufgebaut ist und welche Felder für die Projektzeiterfassung benötigt werden.

Ein typischer Eintrag besteht aus Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Beschreibung, Startzeit, Endzeit und Pause. Auf Basis dieser Angaben berechnet die Excel-Vorlage automatisch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit in Dezimalstunden. Ist für den jeweiligen Mitarbeiter zusätzlich ein Stundensatz hinterlegt, wird daraus auch der entsprechende Rechnungsbetrag berechnet.

Neben abrechenbaren Tätigkeiten enthält die Vorlage auch ein Beispiel für eine nicht abrechenbare Buchung. Dadurch können Sie direkt erkennen, wie interne Tätigkeiten, Reisezeiten oder andere nicht fakturierbare Aufwände erfasst und von den abrechenbaren Projektstunden getrennt ausgewiesen werden.

So können Sie die bestehende Struktur zunächst anhand der Beispieldaten nachvollziehen und diese anschließend einfach durch Ihre eigenen Projektzeiten ersetzen.

Für wen eignet sich eine Projektzeiterfassung mit Excel?

Eine Projektzeiterfassung mit Excel eignet sich vor allem für Freelancer, Selbstständige sowie sehr kleine Unternehmen und Start-ups, die ihre Projektzeiten einfach und ohne zusätzliche Softwarelösung erfassen möchten.

Auch für Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister und kleinere Projektteams kann eine Excel-basierte Lösung für den Einstieg ausreichend sein. Zeiten können zentral erfasst, ausgewertet und bei Bedarf direkt als Tätigkeitsnachweis für den Kunden aufbereitet werden.

Besonders sinnvoll ist die Vorlage für Unternehmen, die gegenüber ihren Kunden regelmäßig Projektstunden oder erbrachte Leistungen nachweisen müssen. Durch die Kombination aus Zeiterfassung, Auswertung und druckbarem Leistungsnachweis kann der gesamte Prozess zunächst innerhalb einer Datei abgebildet werden.

Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter regelmäßig auf Projekten arbeiten, parallel verschiedene Kundenprojekte gesteuert werden oder Freigaben, Abrechnung und Projektcontrolling hinzukommen, sollte bereits bei kleineren Projektteams eine gesonderte Projekt-ERP-Lösung wie QUANTICAL.ERP eingesetzt werden.

Dadurch lassen sich Projektzeiten, Budgets, Auslastung und Abrechnung deutlich strukturierter und skalierbarer verwalten als in einer einzelnen Excel-Datei.

Vorteile einer Projektzeiterfassung mit Excel

Der größte Vorteil einer Projektzeiterfassung mit Excel liegt darin, dass sie kostenlos nutzbar und ohne zusätzliche Software sofort einsatzbereit ist. Gerade für Freelancer, Selbstständige und kleine Teams entsteht dadurch kein zusätzlicher Einführungsaufwand.

Die Vorlage lässt sich zudem einfach an die eigenen Anforderungen anpassen. Mitarbeiter, Stundensätze und Tätigkeiten können zentral gepflegt und anschließend in der Zeiterfassung verwendet werden. Arbeitszeiten und daraus resultierende Beträge werden automatisch berechnet.

Über die integrierten Auswertungen lassen sich Projektzeiten sowohl nach Mitarbeitern als auch nach Tätigkeiten analysieren. Dadurch erhalten Projektleiter einen schnellen Überblick über den angefallenen Aufwand, abrechenbare Stunden und die Verteilung innerhalb des Projekts.

Die Auswertung kann außerdem direkt als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden. Dadurch lässt sich die Projektzeiterfassung auch als Tätigkeitsnachweis gegenüber dem Kunden verwenden und bei Bedarf unterschreiben.

Unsere Vorlage ist für bis zu 200 einzelne Buchungen je Projekt ausgelegt und bietet damit ausreichend Kapazität für kleinere und überschaubare Kundenprojekte.

Wo liegen die Grenzen der Projektzeiterfassung mit Excel?

Für einzelne Projekte, Freelancer und sehr kleine Teams ist eine Projektzeiterfassung mit Excel in vielen Fällen vollkommen ausreichend. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitern, Kunden und parallelen Projekten nimmt der Verwaltungsaufwand jedoch deutlich zu.

Ein wesentlicher Nachteil liegt in der Aggregation der Excel-Sheets. Löschen Mitarbeiter Spalten heraus oder halten sich nicht an das Layout, bricht die Aggregation zusammen. Bei mehreren Projekten entsteht zudem schnell eine größere Anzahl einzelner Dateien, die gepflegt, versioniert und zentral abgelegt werden müssen. Eine projektübergreifende Budgetüberwachung oder zentrale Freigabe von erfassten Zeiten ist dadurch nur mit zusätzlichem manuellen Aufwand möglich. Wie teuer das wird, rechnet unser Beitrag 5 Gründe warum Excel-Zeiterfassung Sie Geld kostet vor.

Auch die nachgelagerten Prozesse sind in Excel voneinander getrennt. Erfasste Zeiten werden beispielsweise nicht automatisch mit Rechnungen, Projektbudgets oder dem Controlling verbunden.

Sobald mehrere Mitarbeiter regelmäßig auf verschiedenen Projekten arbeiten oder Projektzeiten direkt in Abrechnung und Controlling einfließen sollen, empfiehlt sich daher der Einsatz einer gesonderten Projekt-ERP-Lösung wie QUANTICAL.ERP. Dadurch können Zeiterfassung, Freigaben, Budgets, Abrechnung und Projektcontrolling zentral in einem System abgebildet werden.

Excel oder digitale Projektzeiterfassung - was ist besser?

Ob Excel oder eine digitale Projektzeiterfassung, oftmals Professional Services Automation genannt, besser geeignet ist, hängt vor allem von der Anzahl der Mitarbeiter, Projekte und den Anforderungen an Auswertung und Controlling ab.

Für Freelancer, Selbstständige und sehr kleine Teams ist Excel häufig ein sinnvoller Einstieg. Die Lösung ist schnell verfügbar, flexibel anpassbar und verursacht keine zusätzlichen Softwarekosten. Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter regelmäßig auf unterschiedlichen Projekten arbeiten, steigt der Aufwand für Pflege, Abstimmung und Auswertung deutlich. Auch dann, wenn aus Stunden direkt Rechnungen erstellt werden sollen, bietet sich eine digitale Projektzeiterfassung oder ein Projekt-ERP an.

Für einzelne Projekte und überschaubare Teams ist eine Excel-Lösung daher häufig vollkommen ausreichend. Digitale Systeme spielen ihre Vorteile vor allem dann aus, wenn mehrere Projekte parallel gesteuert werden, Zeiten zentral freigegeben werden sollen oder Projektcontrolling und Abrechnung direkt auf den erfassten Stunden aufbauen.

Mit QUANTICAL.ERP können Projektzeiten, Budgets, Auslastung, Freigaben und Abrechnung zentral in einer Projekt-ERP-Lösung abgebildet werden.