Projektzeiterfassung mit Excel: Kostenlose Vorlage 2026

Mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage erfassen Sie Zeiten für ein Kundenprojekt und werten sie nach Mitarbeiter und Tätigkeit aus.

Die Datei enthält 200 Buchungszeilen und Felder für bis zu 15 Mitarbeiter. Aus Beginn, Ende und Pause berechnet sie die Arbeitszeit. Stundensätze und die Kennzeichnung als abrechenbar bestimmen den Betrag.

Ein eigenes Blatt stellt die Buchungen als Leistungsnachweis für den Kunden zusammen. Sie können es ausdrucken, unterschreiben lassen oder aus Excel als PDF speichern.

Die Vorlage herunterladen und vorbereiten

Die Arbeitsmappe besteht aus vier Blättern: Projektzeiterfassung, Einstellungen, Analyse und Leistungsnachweis. Sie nutzen eine Datei pro Kundenprojekt. Für mehrere Projekte legen Sie getrennte Kopien an.

Öffnen Sie zuerst die Einstellungen und ersetzen Sie die Beispielnamen, Tätigkeiten und Sätze. Prüfen Sie danach die vier Beispielbuchungen, bevor Sie eigene Zeiten eintragen. Mitarbeiter und Tätigkeiten wählen Sie in der Erfassung per Dropdown aus.

Was kann die Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung?

Im Blatt Projektzeiterfassung hinterlegen Sie Projektname, Auftraggeber und Laufzeit. Jede Zeile enthält die Arbeit eines Mitarbeiters an einem Tag. Mehrere Tätigkeiten am selben Tag erfassen Sie in getrennten Zeilen.

Die Vorlage zieht die Pausen von der Zeit zwischen Beginn und Ende ab. Markieren Sie eine Buchung als abrechenbar, zählt sie zusätzlich in die abrechenbaren Stunden und den Betrag. Eine nicht abrechenbare Buchung bleibt in der Gesamtzeit sichtbar.

Die Kennzahlen zeigen Gesamtzeit, abrechenbare Stunden und Betrag für die erfassten Buchungen. Im Blatt Analyse prüfen Sie dieselben Einträge nach Mitarbeiter und Tätigkeitsart.

Das Blatt Leistungsnachweis übernimmt die Projektdaten und Buchungen für den Kunden. Interne Auswertungen nach Mitarbeiter und Tätigkeit finden Sie dagegen im Blatt Analyse.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit Excel

Tragen Sie im Blatt Einstellungen Mitarbeiter, Stundensätze und Tätigkeiten ein. Wechseln Sie danach zur Projektzeiterfassung und ergänzen Sie Kunde, Projektname und Laufzeit.

Fügen Sie je Tätigkeit eine Buchungszeile hinzu: Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Beschreibung, Beginn, Ende und Pause. Uhrzeiten erfassen Sie als Uhrzeit, etwa 09:00. Die Pause geben Sie in Minuten an.

Wählen Sie in der Spalte Abrechenbar Ja oder Nein. Prüfen Sie anschließend die berechneten Stunden und den Betrag. Lassen Sie die Formelspalten unverändert, damit Analyse und Leistungsnachweis die Buchung übernehmen können.

Welche Angaben gehören in eine Projektzeiterfassung?

Diese Vorlage verbindet zwei Angabenarten: Arbeitszeiten und die Zuordnung zum Kundenprojekt. Für die Arbeitszeitdokumentation brauchen Sie den Tagesverlauf; für den Kunden den beschriebenen Leistungsumfang. Die Datei enthält dafür folgende Felder:

• -Datum der geleisteten Arbeit
• -Name des Mitarbeiters
• -Tätigkeit aus definierter Kategorienliste
• -kurze Beschreibung der Arbeit
• -Startzeit
• -Endzeit
• -Pausenzeit in Minuten
• -tatsächliche Arbeitszeit in Dezimalstunden
• -Angabe, ob die Zeit abrechenbar ist
• -abrechenbare Projektzeit
• -Stundensatz und resultierender Betrag
• -Projektname, Auftraggeber und Leistungszeitraum

Für die Arbeitszeitberechnung tragen Sie die tatsächlichen Pausen ein. Ob Reisezeit oder eine interne Abstimmung dem Kunden berechnet werden darf, richtet sich nach Ihrer Vereinbarung. Die Kennzeichnung Abrechenbar ändert die Gesamtarbeitszeit nicht.

Projektzeiten in Excel automatisch berechnen

Die Vorlage berechnet die Zeit zwischen Beginn und Ende, zieht die Pause ab und rundet auf zwei Nachkommastellen. Aus 09:00 bis 17:30 mit 30 Minuten Pause werden 8,0 Stunden. Bei 120 € pro Stunde ergibt eine vollständig abrechenbare Buchung 960 €.

Dezimalstunden sind keine Uhrzeiten: 7,5 Stunden entsprechen 7 Stunden und 30 Minuten. Prüfen Sie dieses Format, wenn Sie Werte aus einer anderen Stundenliste übernehmen.

Mitarbeiter, Tätigkeiten und Stundensätze pflegen

Im Blatt Einstellungen pflegen Sie Mitarbeiter und ihre Stundensätze. Die Erfassung übernimmt den Namen per Dropdown und den Satz per Formel. Fehlt ein persönlicher Satz, verwendet die Datei den Standard-Stundensatz. Ändern Sie einen Satz, können sich auch ältere Buchungen in dieser Datei neu berechnen. Für historische Stände bewahren Sie deshalb eine abgeschlossene Kopie auf.

Projektzeiten nach Mitarbeitern auswerten

Im Blatt Analyse finden Sie je Mitarbeiter Gesamtstunden, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden. Prüfen Sie hier beispielsweise, ob die Stunden aller beteiligten Berater für den Monat erfasst sind.

Der Balken zeigt den Anteil der abrechenbaren an den erfassten Stunden. Er ist keine Auslastungsquote: Vertragliche Sollstunden, Urlaub und andere Abwesenheiten werden in dieser Kennzahl nicht berücksichtigt.

Der Betrag je Mitarbeiter ergibt sich aus seinen abrechenbaren Buchungen und dem zugeordneten Satz. Gehälter und weitere Personalkosten sind nicht enthalten. Aus diesem Betrag allein lässt sich deshalb keine Projektmarge ablesen.

Vergleichen Sie die erfassten Stunden mit Ihrer separaten Projektkalkulation. Die Datei zeigt den bisherigen Aufwand; den noch nötigen Aufwand müssen Sie selbst einschätzen und ergänzend planen.

Projektzeiten nach Tätigkeiten auswerten

Die Tätigkeitsauswertung fasst Buchungen derselben Kategorie zusammen, etwa Konzeption, Abstimmung oder Reisezeit. Dafür müssen Sie die Kategorie in der Buchungszeile aus der hinterlegten Liste wählen.

Gesamtstunden und abrechenbare Stunden bleiben getrennt. So können Sie etwa prüfen, wie viel Zeit für Kundenabstimmungen erfasst wurde und welcher Anteil davon nach Ihrer Vereinbarung berechnet werden kann.

Nutzen Sie abgeschlossene Projekte für die nächste Kalkulation. Hat eine vergleichbare Konzeptionsphase mehr Stunden benötigt als vorgesehen, berücksichtigen Sie diesen Aufwand im neuen Angebot. Die Tabelle liefert die gebuchten Werte, keinen pauschalen Richtwert.

Projektzeiterfassung ausdrucken und unterschreiben

Das Blatt Leistungsnachweis übernimmt Projektname, Auftraggeber und Leistungszeitraum aus der Projektzeiterfassung. Prüfen Sie diese Angaben, bevor Sie das Dokument an den Kunden senden.

Der Leistungsnachweis enthält die Buchungen sowie Gesamtstunden und abrechenbare Stunden. Ob der Nettobetrag erscheint, legen Sie im Blatt Einstellungen fest.

Für die Unterschrift des Auftraggebers sind Ort und Datum vorgesehen. Stimmen Sie mit dem Kunden ab, wer den Nachweis prüfen soll und welches Format für die Abrechnung benötigt wird.

Für den Ausdruck ist ein Druckbereich hinterlegt. Kontrollieren Sie die Druckvorschau, besonders nach Änderungen an Zeilen oder Spalten. Alternativ speichern Sie den Nachweis über die PDF-Ausgabe von Excel.

Beispiel für eine Projektzeiterfassung in Excel

Vier Beispielbuchungen zeigen, wie die Datei arbeitet. Darunter sind abrechenbare und nicht abrechenbare Tätigkeiten. Die Namen, Projekte und Beträge sind Beispieldaten.

Prüfen Sie an einer Zeile den Rechenweg von Beginn, Ende und Pause zur Arbeitszeit. Vergleichen Sie anschließend den hinterlegten Stundensatz mit dem berechneten Betrag.

Ändern Sie testweise eine Buchung von abrechenbar auf nicht abrechenbar. Die Gesamtzeit bleibt gleich; die abrechenbaren Stunden und der Betrag dieser Buchung entfallen. Die Analyse zeigt die geänderte Verteilung.

Entfernen Sie die Beispielwerte vor der echten Erfassung. Löschen Sie dafür die eingegebenen Daten, nicht die Formeln in den berechneten Spalten.

Für wen eignet sich eine Projektzeiterfassung mit Excel?

Die Vorlage eignet sich für ein einzelnes Kundenprojekt mit überschaubarem Team. Sie brauchen Excel oder ein Programm, das XLSX-Dateien und die verwendeten Formeln unterstützt.

Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister können damit Projektstunden dokumentieren und dem Kunden einen Nachweis vorlegen. Auch Selbstständige können ihre eigenen Leistungen erfassen.

Legen Sie fest, wer die Datei pflegt und wer sie vor dem Versand prüft. Bei mehreren Bearbeitern braucht das Team einen verbindlichen Speicherort und einen gemeinsamen aktuellen Stand.

Wenn Sie Zeiten aus mehreren Projekten zusammenführen, Nachweise einsammeln und daraus Rechnungen erstellen, lohnt sich ein Vergleich mit QUANTICAL.ERP. Testen Sie den vollständigen Ablauf an einem eigenen Kundenprojekt.

Entscheidend ist der laufende Abgleich: Wie oft übertragen Sie dieselben Stunden, und welche Korrekturen müssen Sie in mehreren Dateien nachführen?

Vorteile einer Projektzeiterfassung mit Excel

Die Vorlage kostet nichts und benötigt kein Konto bei QUANTICAL.ERP. Wenn Ihr Team bereits Excel verwendet, können Sie die Datei mit der vorhandenen Software bearbeiten.

Dropdown-Listen übernehmen die hinterlegten Mitarbeiternamen und Tätigkeiten. Formeln berechnen Stunden und Beträge. Sie müssen die Summen daher nicht für jede Auswertung erneut addieren.

Für interne Rückfragen stehen zwei Auswertungen bereit: nach Mitarbeiter und nach Tätigkeit. Beide nutzen die eingetragenen Buchungen derselben Datei.

Für den Kunden gibt es einen getrennten Leistungsnachweis. Der Nettobetrag lässt sich ausblenden, wenn Sie nur Stunden und Tätigkeiten vorlegen möchten.

Die vorbereiteten Formeln und Auswertungen umfassen 200 Buchungszeilen je Datei. Prüfen Sie vor Beginn, ob dieser Umfang für Ihr Projekt reicht.

Wo liegen die Grenzen der Projektzeiterfassung mit Excel?

Die Datei enthält ein Projekt. Einen Überblick über alle Kundenprojekte müssen Sie aus den einzelnen Arbeitsmappen selbst zusammenstellen.

Veränderte Spalten, überschriebene Formeln und unterschiedliche Dateistände müssen Sie beim Zusammenführen prüfen. Wie Sie diesen Aufwand für Ihr Team einschätzen, zeigt der Beitrag Zeiterfassung mit Excel: Vorlage, Kosten und Grenzen.

Die Vorlage erzeugt keine Rechnungen und führt keine Projektbudgets über mehrere Dateien zusammen. Auch Personalkosten und Margen für das Controlling sind nicht Teil der Arbeitsmappe.

In QUANTICAL.ERP verwenden Sie Projektbuchungen für Stundennachweise, Rechnungsläufe und Auswertungen weiter. Prüfen Sie im Test, welche Schritte Sie dadurch aus Ihrem bisherigen Dateiablauf übernehmen oder ersetzen können.

Excel oder digitale Projektzeiterfassung - was ist besser?

Projektzeiterfassung ordnet Arbeitsstunden einem Projekt zu. Eine PSA-Software umfasst weitere Abläufe, etwa Kapazitätsplanung, Projektabrechnung und Controlling. Beides ist deshalb kein Synonym.

Bleiben Ihre Anforderungen auf Stundenlisten und einzelne Leistungsnachweise begrenzt, kann die Vorlage ausreichen. Benötigen Sie einen gemeinsamen Stand über viele Projekte oder wollen Sie dieselben Buchungen abrechnen, vergleichen Sie diesen Ablauf mit einem System wie QUANTICAL.ERP.

Testen Sie beide Wege mit denselben Anforderungen: Projekt einrichten, Stunden erfassen, einen Nachweis erstellen und einen Monat abrechnen. Notieren Sie, wo Sie Daten erneut eingeben oder manuell prüfen müssen.

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