Wo steht das Haus, heute und im Dezember?
Die Ergebnisrechnung aktualisiert sich mit jeder Buchung und rechnet tagesgenau auf das Jahresende hoch.
Was Sie damit machen können
- GuV mit tagesbasierter Hochrechnung: Sie sehen heute, wo Sie am Jahresende stehen.
- Ein Schalter wechselt zwischen Ist-Zahlen und Forecast in derselben Ansicht.
- Auslastung, Margen und Kosten pro Mitarbeiter, Projekt und Kunde aus derselben Datenbasis.
Was ist Projektcontrolling-Software?
Projektcontrolling-Software beantwortet eine einzige Frage: Verdiene ich mit diesem Projekt Geld? Und wenn ja, wie sind meine Margen?
Bei projektbasierten Dienstleistern hängt das Ergebnis an Größen, die sich täglich verschieben. Am Stundensatz, den Sie durchsetzen. An der Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Aber auch an Kosten, die unabhängig davon weiterlaufen. Klassische Buchhaltungssoftware zeigt Ihnen das Ergebnis, wenn der Monat vorbei ist. Für eine Beratung ist das zu spät. Läuft ein Projekt im Mai aus dem Budget, muss die Information im Mai auf dem Tisch liegen und nicht erst im Juli mit dem Abschluss.
Projektcontrolling-Software setzt deshalb an der Zeitbuchung an. Jede erfasste Stunde trägt einen Stundensatz, ein Projekt und einen Mitarbeiter. Aus diesen Angaben entsteht Umsatz, aus den Mitarbeiterverträgen die Kosten und aus der Differenz entsteht die Marge.
Der Unterschied zu reiner Zeiterfassung liegt in der Auswertung. Ein Zeiterfassungstool sagt Ihnen, wie viele Stunden auf einem Projekt liegen. Projektcontrolling sagt Ihnen, ob diese Stunden das Projekt tragen.
Wie Projektcontrolling in QUANTICAL.ERP funktioniert
Die Buchung ist die Datenquelle
Ihre Mitarbeiter buchen Stunden auf zuvor angelegte Projekte. Jedes Projekt kann eigene Stundensätze führen, auch je Mitarbeiter. In vielen Dienstleister-ERPs fehlt das, dabei wird ein Senior Consultant anders abgerechnet als ein Junior, und in manchen Mandaten gilt ein Sondersatz.
Die Ergebnisrechnung läuft mit
Aus den Stundenbuchungen entsteht eine Ergebnisrechnung, die sich mit jeder Buchung automatisch aktualisiert. Sie sehen Umsatz, Kosten und Marge, aufgeschlüsselt nach Projekt, Kunde und Mitarbeiter. Alle Sichten kommen aus derselben Datenbasis.
Eine Ergebnis-Hochrechnung auf das Jahresende
Interessant wird es dort, wo die meisten Auswertungen aufhören. QUANTICAL.ERP rechnet tagesbasiert Ihre KPIs auf das Jahresende hoch. Die Frage ist nicht, wie der letzte Monat gelaufen ist, sondern wo Sie im Dezember stehen, wenn es so weitergeht. Per simplen Klick auf einen Schalter sehen Sie entweder die IST-Werte oder den Forecast, alles in einem kompakten KPI-Dashboard.
Umsatz und Auslastung im Blick
Behalten Sie neben dem Umsatz auch die Auslastung Ihres Teams im Blick. Sie können für jeden Mitarbeiter sehen, wie viel Kapazität bereits verplant ist, wie viel noch frei ist und wie sich die Auslastung in den kommenden Wochen entwickeln wird. So können Sie Projekte und Ressourcen frühzeitig besser planen.
Auswertungen, die Sie selbst bauen
Für die wiederkehrenden Fragen gibt es ein Dashboard mit Umsatz, Auslastung, Budgets und Forecast. Für alles andere Pivot-Auswertungen, frei gruppierbar, mit Export nach PDF und Excel. Rollen und Rechte steuern, wer welche Zahlen sieht. Ein Mitarbeiter sieht seine eigenen Buchungen, ein Admin das Ergebnis aller Mitarbeiter.
Warum Excel beim Projektcontrolling aufhört zu tragen
Excel ist ein gutes Werkzeug, und für die ersten Jahre eines Dienstleistungsunternehmens reicht es meist aus. Doch irgendwann kommt ein Punkt, an dem das Excel-System kippt.
Dieser Punkt wird schnell erreicht, sobald mehrere Leute Zahlen zuliefern, die zentral zusammengeführt werden müssen. Eine Formel wird überschrieben, die Mappe wird angepasst oder zusätzliche Spalten ohne Abstimmung eingepflegt. Dazu kommt der Zeitversatz. Eine Tabelle ist so aktuell wie ihre letzte Pflege. Jemand muss die Kollegen erinnern, und im Projektgeschäft geht genau das unter. Dann stimmen die Zahlen nicht mehr überein.
Am unangenehmsten ist, dass Excel vergisst. Sie sehen den Stand, aber nicht, wie er entstanden ist. Daher benötigen Sie ein System wie QUANTICAL.ERP, das jede Buchung mit Zeitstempel und Urheber führt.
Ein typisches Beispiel vieler Dienstleister, die noch mit Excel arbeiten:
Ein Projekt läuft seit sechs Wochen. Der Kunde ist zufrieden, das Team ist voll ausgelastet und auf den ersten Blick sieht alles gut aus. Erst beim Monatsabschluss fällt auf: Zwei Senior Consultants haben deutlich mehr Stunden auf das Projekt gebucht als ursprünglich kalkuliert. Der Umsatz stimmt, aber das Budget ist schneller aufgebraucht als geplant.
Für den Kunden folgt daraus eine unangenehme Nachricht. Die versprochenen Meilensteine lassen sich im vereinbarten Budget nicht mehr umsetzen, und die Höhe der gebuchten Stunden überrascht ihn.
Mit einem laufenden Projektcontrolling wäre diese Entwicklung nicht erst Wochen später sichtbar geworden. Schon während des Projekts hätte sich gezeigt, dass das Budget schneller aufgebraucht wird als geplant, und die Projektleitung hätte reagieren können.
Häufige Fragen zum Projektcontrolling
Was unterscheidet Projektcontrolling von Zeiterfassung?
Zeiterfassung sammelt Stunden, Projektcontrolling bewertet sie. Erst wenn Stundensätze, Kosten und Budgets an der Buchung hängen, entsteht aus Stundenbuchungen eine Aussage über die Wirtschaftlichkeit eines Dienstleisters.
Wie aktuell sind die Zahlen in QUANTICAL.ERP?
Die Ergebnisrechnung aktualisiert sich mit jeder Buchung. Es gibt keinen nächtlichen Lauf und keinen Zwischenschritt, den jemand auslösen muss. Sie ist so aktuell wie die letzte Buchung.
Was bedeutet tagesbasierte Hochrechnung?
Das System nimmt den bisherigen Verlauf der Umsätze und Kosten und schreibt ihn auf das Jahresende fort, tagesgenau statt in Monatsschritten. Sie sehen dadurch früh, ob ein Jahr trägt, und nicht erst im vierten Quartal.
Können wir unterschiedliche Stundensätze abbilden?
Ja. Stundensätze lassen sich je Projekt und je Mitarbeiter festlegen. Damit funktionieren Partner-, Senior- und Junior-Sätze ebenso wie Sonderkonditionen für einzelne Mandate und Projekte.
Sieht jeder Mitarbeiter alle Zahlen?
Nein. Der Zugriff läuft über Rollen. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Buchungen und Auswertungen, die Unternehmenszahlen bleiben der Geschäftsführung, also den Admins, vorbehalten.
Wie kommen unsere bisherigen Daten ins System?
Über einen Excel-Import für Mitarbeiter, Projekte, Kunden und Buchungen. Der Wechsel beginnt also nicht mit einem leeren System, und die Vorjahre bleiben vergleichbar. Sie benötigen außerdem nur eine Lizenz für aktiv buchende Mitarbeiter. Datensätze von bereits gekündigten Mitarbeitern können kostenfrei importiert werden.
Was kostet Projektcontrolling mit QUANTICAL.ERP?
90 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Danach 12,90 Euro pro Nutzer und Monat. Es gibt keine Controlling-Zusatzmodule, der Funktionsumfang ist im Preis enthalten. Alle weiteren Entwicklungen erhalten Sie ohne Aufpreis.