Auslastung und Budget
Auslastung der Mitarbeiter messen, den realisierten Stundensatz prüfen und Budgets je Projekt und Kunde auswerten - die Kennzahlen im Controlling von QUANTICAL.ERP.
Über der GuV stehen die drei Kennzahlen, an denen ein Projektdienstleister seine Steuerung ausrichtet. Darunter folgen die Tabellen je Mitarbeiter, Projekt und Kunde.
Auslastung der Mitarbeiter messen
Die Gesamtauslastung ist der Anteil der fakturierbaren Stunden an den Soll-Stunden. Die Soll-Stunden kommen aus den Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter: Wochenstunden geteilt durch fünf, mal Arbeitstage im Zeitraum, abzüglich der Feiertage des hinterlegten Bundeslands und des anteiligen Urlaubsanspruchs. Krankheit wird nicht abgezogen und senkt deshalb die Auslastung. Über 80 Prozent gilt als Stabil, darunter zeigt die Kachel Achtung.
Das Info-Symbol öffnet die Auslastungsdetails mit der Auslastung je Mitarbeiter und dem vollständigen Rechenweg.
Rollenfilter
Gesamtauslastung und Ø Stundensatz lassen sich nach Mitarbeitertyp filtern, für jede Kennzahl getrennt. Das Filter-Symbol neben dem Info-Symbol öffnet den Rollenfilter.
- Nur User (Standard): nur der Standard-Mitarbeitertyp Ihrer Organisation zählt, alle anderen Typen sind ausgeschlossen
- Benutzerdefinierte Auswahl: Sie wählen die Mitarbeitertypen selbst. Die Zeile darunter zeigt, wie viele Mitarbeiter einbezogen sind
Der Filter wirkt auch auf die Details-Dialoge der Kennzahl. Ein grün hervorgehobenes Filter-Symbol zeigt, dass eine eigene Auswahl aktiv ist.
Mitarbeitertypen anlegen
Die Typen pflegen Sie in den Stammdaten: Verwaltung > Mitarbeiter, in der Spalte Aktionen der Stift, dann im Reiter Mitarbeiterstammdaten das Feld Mitarbeitertyp. Zu Beginn gibt es nur den Typ User. Er ist als Standard markiert und wird jedem neuen Mitarbeiter zugewiesen. Mit Neuen Titel erstellen legen Sie weitere Typen an, etwa Verwaltung oder Vertrieb. Der Stift benennt einen Typ um, löschen lässt sich nur ein Typ ohne Mitarbeiter.
Der typische Fall: Mitarbeiter ohne Projektzuordnung, meist administrative Kräfte, bekommen einen eigenen Typ. Mit dem Standardfilter fallen sie aus Auslastung und Stundensatz heraus, ohne dass Sie den Filter anfassen müssen. Fehlt einem Mitarbeiter der Typ, weist das Controlling darauf hin.
Im Reiter Auslastung der Mitarbeiter Performance stehen Soll-Stunden, Krank-Stunden, produktive Stunden, interne Stunden und die Auslastung je Person.
Ø Stundensatz und Krankheitsquote
Der Ø Stundensatz ist der realisierte Satz: Umsatz geteilt durch die abrechenbaren Stunden der einbezogenen Mitarbeiter. Der Rollenfilter lässt sich hier getrennt einstellen, das Info-Symbol zeigt die Aufschlüsselung je Mitarbeiter.
Die Krankheitsquote ist der Anteil der Krankheitsstunden an den Soll-Stunden aller Mitarbeiter. Unter 5 Prozent gilt als Normal, ab 5 Prozent als Erhöht.
Budget auswerten für Projektdienstleister
Die Projekt Performance hat zwei Reiter. Profit zeigt je Projekt das Team, den Umsatz, die Kosten und die Marge in Euro und Prozent. Budget stellt den Verbrauch dem Budget gegenüber.
- Gesamtbudget: die Summe der Budgets des Projekts. Ohne Budget steht dort N/A
- Verbraucht: alle abrechenbaren Stunden des Projekts mal Stundensatz, über die gesamte Laufzeit
- Verbleibend: Gesamtbudget minus Verbraucht
- Rest-PT: die Personentage, die das Restbudget beim bisherigen Stundensatz noch trägt, also Verbleibend geteilt durch Stundensatz mal acht
- Budget-Aussch.: der verbrauchte Anteil in Prozent
Die Tabelle sortiert nach Rest-PT, das knappste Projekt steht oben. Das Symbol in der Zeile öffnet das Projekt.
Die Kunden Performance fasst die Projekte je Kunde zusammen: Projekte, Stunden, Umsatz, Kosten und Marge im Reiter Umsatz, der Budgetstand im Reiter Budget. Mit dem Umschalter Gesamt | Einzeln sehen Sie eine Zeile je Kunde oder eine Zeile je Projekt.
Vergleichen Sie die Rest-PT eines Projekts mit den noch geplanten Personentagen in der Ressourcenübersicht. Liegt der Plan über den Rest-PT, reicht das Budget nicht bis zum Projektende.
Kosten und Overhead
Wie QUANTICAL.ERP Grundgehalt, Bonus, Sozialabgaben, sonstige Kosten und Overhead für die GuV berechnet - aus den Mitarbeiterstammdaten und zwei zentralen Einstellungen.
Abrechnung
Von der gebuchten Stunde zur bezahlten Rechnung in QUANTICAL.ERP - Abrechnungsarten im Projekt, Rechnungslauf, Forderungen, Versand mit Stundenzettel, Storno, Gutschriften und interne Verrechnung.