In Zahlen
Was der Umstieg im Alltag bringt
Was Beratungen und IT-Dienstleister mit QUANTICAL.ERP im Alltag messen.
Was Projektzeiterfassung in Planungsbüros leisten muss
Ein Architektur- oder Ingenieurbüro kennt sein Honorar, bevor es die erste Stunde arbeitet. Die HOAI oder der Vertrag legen es fest, je Leistungsphase. Was das Büro nicht kennt, ist die Zahl der Stunden, die es dafür brauchen wird. Genau in dieser Differenz entsteht oder verschwindet die Marge, und zwar Leistungsphase für Leistungsphase.
Zeiterfassung ist in einem Planungsbüro deshalb kein Nachweis gegenüber dem Bauherrn, sondern ein Frühwarnsystem für das Büro selbst. Wer erst in der Ausführungsplanung merkt, dass die Entwurfsplanung das Honorar aufgebraucht hat, kann nichts mehr tun.
QUANTICAL.ERP stellt Stunden und Honorar je Leistungsphase laufend gegenüber. Zusatzleistungen und Bauzeitverlängerungen werden nach Stunden abgerechnet, Abschlagsrechnungen kommen als eigene Positionen dazu. Und die Kapazitätsplanung zeigt, ob das Team das nächste Bauvorhaben tragen kann.
Wie Planungsbüros mit QUANTICAL.ERP arbeiten
Bauvorhaben und Leistungsphasen als Projekte
Ein Bauvorhaben wird als Projektgruppe geführt, jede Leistungsphase als Projekt darin, mit Laufzeit und dem anteiligen Honorar als Budget. So lassen sich Stunden je Leistungsphase buchen und auswerten, und das Bauvorhaben als Ganzes bleibt in der Gruppe sichtbar. Nachträge und Zusatzleistungen bekommen ein eigenes Projekt mit Stundensatz.
Team zuweisen, Sätze und interne Kosten
Buchen kann nur, wer dem Projekt zugewiesen ist. Jede Zuweisung trägt einen Stundensatz für die Abrechnung nach Aufwand, mit Gültigkeitszeitraum. Die Kosten einer Stunde kommen aus den hinterlegten Gehältern. Projektleiter, Architekt und Bauzeichner gehen so mit ihren eigenen Sätzen und Kosten in die Ergebnisrechnung ein.
Stunden gegen Honorar, Leistungsphase für Leistungsphase
Im Controlling sehen Sie je Leistungsphase, wie viel des Honorarbudgets die gebuchten Stunden bereits verbraucht haben und wo die Phase bei aktueller Buchungsrate endet. Läuft die Entwurfsplanung aus dem Budget, sehen Sie es in der Entwurfsplanung, nicht erst beim Abschluss des Bauvorhabens.
Abschlagsrechnungen und Abrechnung nach Aufwand
Abschlags- und Schlussrechnungen je Leistungsphase erfassen Sie als manuelle Rechnungspositionen mit Betrag. Zusatzleistungen, Bauzeitverlängerungen und Beratung nach Aufwand entstehen aus Buchungen mal Satz, mit Stundennachweis auf Wunsch. Beides läuft im monatlichen Rechnungslauf im Branding Ihres Büros, die Forderung entsteht automatisch.
Kapazität über mehrere Bauvorhaben
Aus Wochenarbeitszeit, Urlaub und Krankheit entsteht das Soll je Mitarbeiter, dagegen laufen die Buchungen. Planstunden je Projekt und Zeitraum zeigen, wer in den kommenden Monaten frei ist, bevor Sie einen neuen Auftrag annehmen.
Woran Excel und Bürosoftware ohne Zeitbezug in Planungsbüros scheitern
Die meisten Büros kennen ihre Honorare genau und ihre Stunden ungefähr. Stundenlisten in Excel werden am Monatsende zusammengeführt, oft aus dem Gedächtnis nachgetragen, und der Vergleich mit dem Honorar je Leistungsphase findet einmal statt, beim Abschluss des Bauvorhabens.
Dann ist es zu spät. Die Marge einer Leistungsphase entscheidet sich während der Phase, wenn ein Projektleiter noch umsteuern kann. Ein Vergleich im Nachhinein ist eine Erklärung, keine Steuerung.
Bürosoftware für Ausschreibung und Kostenkontrolle hilft dabei nicht. Sie rechnet die Baukosten, nicht die Stunden des Büros. Was fehlt, ist die Verbindung zwischen der Zeit, die das Team investiert, und dem Honorar, das dafür feststeht.
Häufige Fragen von Architekten und Ingenieuren
Berechnet QUANTICAL.ERP das Honorar nach HOAI?
Nein. Das Honorar ermitteln Sie mit Ihrem HOAI-Rechner oder aus dem Vertrag und hinterlegen es je Leistungsphase als Budget. QUANTICAL.ERP stellt diesem Budget die gebuchten Stunden laufend gegenüber und rechnet Zusatzleistungen nach Aufwand ab.
Wie bilden wir Leistungsphasen ab?
Als Projekte innerhalb einer Projektgruppe je Bauvorhaben. Jede Leistungsphase hat ein eigenes Budget, eigene Zuweisungen und Laufzeit. Nachträge und Zusatzleistungen erhalten ein eigenes Projekt mit Stundensatz.
Wie stellen wir Abschlagsrechnungen?
Als manuelle Rechnungspositionen mit Beschreibung und Betrag, im monatlichen Rechnungslauf oder einzeln. Leistungen nach Aufwand kommen aus den Buchungen mal Satz auf dieselbe oder eine eigene Rechnung.
Sehen wir die Marge je Leistungsphase?
Ja. Aus den Buchungen und den hinterlegten Gehältern entstehen die Kosten, das Honorarbudget steht dagegen. Die Hochrechnung zeigt, wo die Phase bei aktueller Buchungsrate endet.
Was kostet QUANTICAL.ERP für ein Planungsbüro?
12,90 Euro pro Nutzer und Monat, monatlich kündbar, alle Funktionen enthalten. Davor 90 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Angabe von Zahlungsdaten.