In Zahlen
Was der Umstieg im Alltag bringt
Was Beratungen und IT-Dienstleister mit QUANTICAL.ERP im Alltag messen.
Was Zeiterfassung in einer Anwaltskanzlei leisten muss
In einer Kanzlei ist die erfasste Zeit das Honorar. Jede Sechs-Minuten-Einheit, die nicht auf dem Mandat landet, ist verschenkt, und jede Einheit, die auf dem falschen Mandat landet, kostet eine Korrektur gegenüber dem Mandanten. Gleichzeitig soll die Erfassung nicht mehr Zeit kosten als die Arbeit, die sie festhält.
Eines vorweg: QUANTICAL.ERP ist keine Kanzleisoftware für Akten, Fristen und beA. Es ist die Schicht darüber, in der Zeit erfasst, nach Mandat abgerechnet und die Kanzlei als Unternehmen gesteuert wird. Stundenhonorare entstehen direkt aus den Buchungen, Gebühren und Pauschalen kommen als eigene Rechnungspositionen dazu.
Für die Partner ist die zweite Hälfte wichtiger als die erste. Welches Mandat trägt sich, welcher Bereich ist ausgelastet, wo stehen wir im Dezember, wenn es so weitergeht? Diese Fragen beantwortet eine Ergebnisrechnung, die mit jeder Buchung mitläuft, nicht der Jahresabschluss des Steuerberaters.
Wie Anwaltskanzleien mit QUANTICAL.ERP arbeiten
Mandat anlegen, Team und Sätze festlegen
Jedes Mandat ist ein Projekt mit Mandant, verantwortlichem Partner, Laufzeit und Aktenzeichen als externer Referenz. Buchen kann nur, wer dem Mandat zugewiesen ist. Jede Zuweisung trägt einen eigenen Stundensatz mit Gültigkeitszeitraum: Partner, Associate und Referendar zu ihren Sätzen, ein Großmandant zu seinen Konditionen.
Zeit buchen, die der Mandant liest
Die Beschreibung einer Buchung erscheint später auf dem Stundennachweis zur Rechnung. Die letzten Buchungen des Mandats stehen als Formulierungshilfe bereit, die Textverbesserung macht aus Stichworten ganze Sätze. Was der Mandant liest, ist dann kein interner Vermerk mehr.
Stundenhonorar und Gebühren auf einer Rechnung
Der monatliche Rechnungslauf erzeugt aus den Buchungen mal Satz das Stundenhonorar je Mandat, einzeln oder gesammelt je Mandant, mit dem hinterlegten Zahlungsziel. Gebühren nach RVG, Pauschalen und Auslagen ergänzen Sie als manuelle Positionen mit Menge und Einzelpreis. Abgerechnete Stunden werden gesperrt, der Nachweis liegt auf Wunsch bei, die Forderung entsteht automatisch.
Kanzlei-Controlling mit IST und Forecast
Aus Buchungen mal Satz entsteht der Umsatz, aus den hinterlegten Gehältern die Kosten, aus der Differenz die Marge je Mandat, Mandant und Berufsträger. Die Hochrechnung schreibt den bisherigen Verlauf tagesgenau auf das Jahresende fort. Ein Schalter wechselt zwischen IST und Forecast, Pivot-Auswertungen gehen nach PDF und Excel.
Rechte für Partner und Angestellte
Angestellte sehen ihre eigenen Buchungen, Stundennachweise, Urlaubstage und Krankmeldungen. Umsatz, Kosten, Gehälter und die Ergebnisrechnung der Kanzlei sind den Eigentümern der Organisation vorbehalten. Sensible Personaldaten sind in der Datenbank verschlüsselt, alle Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Woran Excel-Stundenlisten in Kanzleien scheitern
Die Stundenliste je Berufsträger in Excel ist in kleinen Kanzleien der Normalfall. Sie funktioniert, bis am Monatsende jemand die Listen zusammenführen, die Sätze zuordnen und die Rechnungen schreiben muss. Dieser Tag kostet einen Partner regelmäßig einen Arbeitstag, der nicht abrechenbar ist.
Dazu kommen die Fehler, die der Mandant findet: Einheiten auf dem falschen Mandat, ein Associate-Satz auf einer Partnerleistung, Stunden, die im Vormonat schon berechnet wurden. Jeder Fall kostet eine Korrekturrechnung und ein Stück Vertrauen.
Am unangenehmsten ist, dass die Liste vergisst. Sie zeigt den Stand, nicht, wie er entstanden ist. Wer einem Mandanten die 32 Stunden vom März erklären soll, braucht jede Buchung mit Datum, Urheber und Beschreibung.
Häufige Fragen von Anwaltskanzleien
Ersetzt QUANTICAL.ERP unsere Kanzleisoftware?
Nein. Akten, Fristen, Schriftverkehr und beA bleiben in Ihrer Kanzleisoftware. QUANTICAL.ERP übernimmt Zeiterfassung, Honorarabrechnung, Forderungen und das Controlling der Kanzlei als Unternehmen.
Wie rechnen wir nach RVG ab?
Gebühren nach RVG, Pauschalen und Auslagen werden als manuelle Rechnungspositionen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis erfasst, auf derselben Rechnung wie das Stundenhonorar. Die Gebührenhöhe selbst berechnet QUANTICAL.ERP nicht, sie kommt aus Ihrer Kanzleisoftware oder Ihrer Gebührentabelle.
Können Partner, Associates und Referendare unterschiedliche Sätze haben?
Ja, je Mandat. Der Stundensatz hängt an der Zuweisung einer Person zu einem Mandat, mit Gültigkeitszeitraum. Dieselbe Person kann auf zwei Mandaten zu zwei Sätzen buchen.
Wo liegen die Mandantendaten?
Auf Servern in Deutschland. Sensible Personaldaten der Kanzlei sind in der Datenbank verschlüsselt. Der Zugriff läuft über Rollen, Angestellte sehen nur ihre eigenen Buchungen.
Was kostet QUANTICAL.ERP für eine Kanzlei?
12,90 Euro pro Nutzer und Monat, monatlich kündbar, alle Funktionen enthalten. Davor 90 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Angabe von Zahlungsdaten.