Abrechnungsarten im Projekt

Die Rechnungsdetails eines Projekts in QUANTICAL.ERP - Einzelabrechnung, Gruppenabrechnung, Sammelrechnung, Gutschrift, Rechnungsprozess, Rechnungsdatei und Stundenzettelbedarf.

Wie ein Projekt abgerechnet wird, legen Sie am Projekt fest. Öffnen Sie unter Verwaltung > Projekte das Projekt und gehen Sie im Reiter Konfiguration zum Abschnitt Rechnungsdetails. Der Schalter Kundenprojekt mit Rechnungsstellung muss eingeschaltet und ein Kunde gewählt sein.

Abschnitt Rechnungsdetails mit Abrechnungsart, Fälligkeitstagen, Rechnungsprozess, Rechnungsdatei und Stundenzettelbedarf

Abrechnungsart

Die Abrechnungsart bestimmt, wie viele Rechnungen aus den Stunden eines Monats entstehen:

Einzelabrechnung: pro Mitarbeiter eine Rechnung. Drei Berater auf dem Projekt ergeben drei Rechnungen
Gruppenabrechnung: alle Mitarbeiter des Projekts auf einer Rechnung, mit einer Position je Berater
Sammelrechnung: alle Projekte eines Kunden in einer Rechnung. Die Einstellung gilt für den ganzen Kunden: Stellen Sie ein Projekt um, zieht QUANTICAL.ERP die anderen Projekte des Kunden mit und zeigt vorher, welche
Gutschrift: keine Rechnung, der Kunde rechnet im Gutschriftverfahren ab, siehe Gutschriften
Keine: das Projekt wird nicht abgerechnet, seine Stunden erscheinen nicht im Rechnungslauf

Bei einer Sammelrechnung müssen alle Projekte des Kunden dieselben Rechnungsdetails tragen. Ändern Sie sie an einem Projekt, fragt der Dialog Rechnungsdetails auf alle Projekte des Kunden übernehmen, ob die anderen Projekte angeglichen werden sollen.

Fälligkeitstage, Auftragsnummer und Ansprechpartner

Fälligkeitstage: die Zahlungsfrist, voreingestellt 30 Tage. Sie steht in den Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, und beim Versand berechnet QUANTICAL.ERP daraus das Fälligkeitsdatum
Auftragsnummer / Bestellnummer: erscheint auf der Rechnung und im Betreff der Versand-E-Mail, wenn ausgefüllt
Kundenansprechpartner: der Adressat auf der Rechnung. Bleibt das Feld leer, adressiert QUANTICAL.ERP die Rechnung an die Buchhaltung. Von Kunde kopieren übernimmt den Ansprechpartner aus den Kundendaten

Rechnungsprozess

Der Rechnungsprozess sagt, auf welchem Weg die Rechnung zum Kunden kommt:

Rechnungsversand: per E-Mail aus QUANTICAL.ERP heraus, siehe Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungsupload: Sie laden die Rechnung selbst im Portal des Kunden hoch. Der E-Mail-Versand ist für diese Rechnungen gesperrt
Gutschrift: wird bei der Abrechnungsart Gutschrift automatisch gesetzt

In der Rechnungsliste zeigt die Spalte Prozess den Weg als Versand, Upload oder Gutschrift.

Rechnungsdatei

Die Rechnungsdatei legt fest, welche Dateien zu einer Rechnung gehören, beim Download wie beim Versand:

Stundenzettel & Rechnung in einer Datei: ein PDF, die Seiten des unterschriebenen Stundenzettels folgen auf die Rechnung
Stundenzettel & Rechnung als getrennte Dateien: die Rechnung und je Berater der Stundenzettel als eigene Dateien
Nur Rechnung: nur das Rechnungs-PDF
Nur Stundenzettel: nur der Stundenzettel, keine Rechnung
Nichts erforderlich: keine Datei

Stundenzettelbedarf

Der Stundenzettelbedarf sagt, wie die Mitarbeiter ihren Stundenzettel im Monatsabschluss abgeben: Upload über QUANTICAL.ERP, Upload in Drittsystem oder Kein Stundenzettel. Verlangt die Rechnungsdatei den Stundenzettel als Anhang, setzt QUANTICAL.ERP das Feld fest auf Upload über QUANTICAL.ERP, denn nur dann liegt die Datei im System. Mit Stundenzettel-Upload nur durch Projektleiter lädt eine Person einen Stundenzettel für das ganze Team hoch.

Die Felder bauen aufeinander auf. Der Rechnungsprozess erscheint erst nach der Abrechnungsart, die Rechnungsdatei nach dem Prozess, der Stundenzettelbedarf nach der Datei. Wählen Sie also von oben nach unten.