Ihr Team auf einen Blick
Stammdaten, Verträge, Gehälter und Auslastung an einer Stelle, mit rollenbasiertem Zugriff.
Was Sie damit machen können
- Stammdaten, Verträge und Gehälter zentral und versionssicher pflegen.
- Bonus-Berechnung läuft automatisch aus Auslastung und Umsatz.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Jeder sieht nur, was er sehen soll.
Was Personalverwaltung für Dienstleister bedeutet
In einem Projektdienstleister ist die Personalakte keine Ablage, sondern die Rechengrundlage. Aus der Wochenarbeitszeit entsteht das Stundensoll, aus dem Gehalt entstehen die Kosten eines Projekts, aus dem Urlaubsanspruch die verfügbare Kapazität. Wer diese Daten in einer Excel-Tabelle der Personalabteilung führt und die Zeiterfassung in einem anderen Werkzeug, rechnet im Controlling mit Annahmen.
Personalverwaltung in QUANTICAL.ERP heißt deshalb: Stammdaten, Verträge, Gehälter und Urlaubsansprüche liegen an derselben Stelle wie die Stundenbuchungen. Eine Vertragsänderung auf Teilzeit senkt am selben Tag das Soll in der Auslastung. Ein neues Gehalt verändert die Marge des Projekts, auf dem die Person bucht.
Und weil es um Menschen geht, gelten andere Regeln als für Projektdaten. Geburtsdatum, Adresse, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsnummer sind verschlüsselt gespeichert und nur für Eigentümer der Organisation sichtbar. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten, nicht die der Kollegen.
Wie die Personalverwaltung in QUANTICAL.ERP funktioniert
Mitarbeiterdatensatz und Benutzerkonto sind getrennt
Ein Mitarbeiter existiert in der Plattform auch ohne Login, etwa als importierter Altdatensatz oder als ausgeschiedene Kollegin, deren Buchungen für Auswertungen erhalten bleiben. Die Einladung per E-Mail verbindet den Datensatz mit einem Konto und vergibt die Rolle: Mitglied oder Eigentümer.
Stammdaten und Stellen
Name, Personalnummer, Stellenbezeichnung aus einem gepflegten Katalog, Ein- und Austrittsdatum, Kontaktdaten, Zugehörigkeit zu einer Gesellschaft, falls Ihr Unternehmen aus mehreren besteht. Dazu Foto und hinterlegte Unterschrift, die auf Stundenzetteln erscheint.
Verträge mit Gültigkeitszeiträumen
Wochenarbeitszeit und Arbeitstage pro Woche, Urlaubsanspruch, Bruttojahresgehalt und sonstige monatliche Kosten wie Dienstwagen oder Lizenzen werden je Zeitraum gepflegt, nicht als einzelner Wert. Wechselt jemand zum 1. Juli auf 30 Stunden, rechnet das System bis Juni mit 40 und danach mit 30. Frühere Werte bleiben stehen, die Historie ist nachvollziehbar.
Auslastung und Kapazität
Aus Wochenarbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Feiertagen entsteht das Soll je Mitarbeiter. Dagegen laufen die Buchungen. Sie sehen für jede Person, wie viel Kapazität verplant ist, wie viel frei ist und wie sich die Auslastung in den kommenden Wochen entwickelt. Planstunden je Projekt und Zeitraum machen daraus eine Ressourcenplanung.
Bonus aus Auslastung und Umsatz
Bonusprofile legen fest, welche Kennzahl zählt, in welchem Zyklus abgerechnet wird und wie die Stufen aussehen: Schwelle mit Alles-oder-nichts oder gestaffelt wie Steuerklassen. Ausgezahlt wird als fester Betrag, als Anteil an Umsatz, Gehalt oder Projektbudget, auf Wunsch anteilig zur Teilzeit und mit Obergrenze. Die Bonusmitteilung an den Mitarbeiter entsteht als PDF.
Sitze statt Lizenzen für alle
Abgerechnet wird pro aktivem Sitz. Wer nicht mehr bucht, braucht keinen. Ehemalige Mitarbeiter bleiben mit ihren Daten im System, damit Vorjahre vergleichbar sind, und kosten nichts.
Wo die Personal-Excel und das HR-Tool ohne Zeitbezug aufhören
Die klassische Personaltabelle kennt den aktuellen Stand, aber keine Zeiträume. Wer im November wissen will, wie viele Wochenstunden eine Kollegin im März hatte, sucht in alten Dateiversionen. Für die Auslastung eines ganzen Jahres ist das keine Basis.
Reine HR-Werkzeuge lösen das Problem der Historie, aber sie kennen keine Projekte. Sie wissen, was eine Person kostet, nicht, was sie erwirtschaftet. Die Marge je Projekt und je Mitarbeiter entsteht erst, wenn Gehalt und Stundenbuchung im selben System liegen.
Dazu kommt die Frage, wo sensible Daten liegen. Gehaltslisten als Excel auf einem Laufwerk, an dem mehr Leute Rechte haben als gedacht, sind in kleinen Unternehmen die Regel. Verschlüsselte Felder mit Rollenrechten sind kein Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, Gehälter überhaupt in einem System führen zu dürfen, das das ganze Team nutzt.
Häufige Fragen zur Personalverwaltung
Wer sieht Gehälter und private Daten?
Nur Eigentümer der Organisation. Die Felder sind in der Datenbank verschlüsselt und werden für Mitglieder nicht ausgeliefert. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Stammdaten, Buchungen, Urlaubstage und Krankmeldungen.
Können wir Teilzeit und Arbeitszeitänderungen abbilden?
Ja. Wochenarbeitszeit und Arbeitstage pro Woche gelten je Zeitraum. Ein Wechsel auf Teilzeit wird mit Startdatum eingetragen, Auslastung, Urlaubsanspruch und Krankheitsquote rechnen ab diesem Tag mit den neuen Werten.
Wie kommen unsere Mitarbeiterdaten ins System?
Über die Excel-Vorlage des Importassistenten, mit eigenen Blättern für Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Gehälter, sonstige Zahlungen, Urlaubstage und übertragenen Resturlaub. Der Assistent prüft jede Zeile vor dem Import und zeigt Fehler an. Ausgeschiedene Mitarbeiter brauchen keinen Sitz.
Was kostet ein Mitarbeiter, der nicht mehr im Unternehmen ist?
Nichts. Bezahlt werden aktive Sitze. Der Datensatz einer ausgeschiedenen Person bleibt für Auswertungen erhalten, ihr Sitz wird frei und kann neu vergeben werden.
Lässt sich ein Bonus auf einzelne Projekte beziehen?
Ja. Projekte tragen eine Kennzeichnung, ob sie bonusrelevant sind, und Bonusprofile können auf Umsatz oder Budget bestimmter Projekte zielen. Wer ein Projekt akquiriert hat, ist am Projekt hinterlegt.
Ist die Personalverwaltung ein Zusatzmodul?
Nein. Sie ist Teil der Plattform, 12,90 Euro pro Nutzer und Monat, nach 90 Tagen kostenlosem Test ohne Angabe von Zahlungsdaten. Alle Daten lassen sich jederzeit vollständig als Excel exportieren.