ERP für Agenturen
Kreativprojekte führen, Budgets im Blick behalten und Kunden abrechnen, an einem Ort.
In Zahlen
Was der Umstieg im Alltag bringt
Was Beratungen und IT-Dienstleister mit QUANTICAL.ERP im Alltag messen.
Was Projektzeiterfassung in einer Agentur leisten muss
Agenturen leben von zwei Arten von Kunden zugleich. Der Retainer-Kunde zahlt monatlich für ein festes Kontingent, der Projektkunde für einen Relaunch mit Budget und Ende. Beide werden vom selben Team bedient, oft am selben Tag, und beide wollen am Monatsende eine Rechnung, die zu ihrem Vertrag passt.
Die Zeiterfassung ist dabei nur der Anfang. Entscheidend ist, was aus den Stunden wird: Wie viel des Retainer-Kontingents ist verbraucht? Trägt der Relaunch noch sein Budget, oder hat das Team schon mehr Stunden investiert, als der Festpreis hergibt? Diese Fragen entscheiden über die Marge einer Agentur, und sie lassen sich nicht rückwirkend beantworten.
QUANTICAL.ERP führt Retainer und Projekte nebeneinander im selben System. Jedes Projekt trägt sein Budget, seine Stundensätze und seine Abrechnungsregel. Die Ergebnisrechnung je Kunde und Projekt läuft mit jeder Buchung mit.
Wie Agenturen mit QUANTICAL.ERP arbeiten
Retainer und Projekt als zwei Arten von Budget
Ein Retainer wird als Folge von Monatsbudgets am Projekt hinterlegt, ein Relaunch als ein Budget mit Laufzeit. In beiden Fällen sehen Sie im Controlling, wie viel verbraucht ist und wann es knapp wird. Nicht abrechenbare Arbeit, etwa ein internes Pitch-Projekt, wird als internes Projekt geführt und bleibt in der Abrechnung außen vor.
Sätze je Rolle und Kunde
Kreation, Beratung und Projektmanagement haben unterschiedliche Sätze, und ein Großkunde hat andere Konditionen als ein Neukunde. Der Stundensatz hängt deshalb an der Zuweisung einer Person zu einem Projekt, mit Gültigkeitszeitraum. Eine Satzanpassung zum Jahreswechsel verändert keine alten Buchungen.
Rechnungen aus den Buchungen
Der monatliche Rechnungslauf erzeugt je Kunde die Rechnung, die sein Projekt vorsieht: einzeln je Projekt oder gesammelt über alle Projekte des Kunden, mit dem hinterlegten Zahlungsziel und im Branding Ihrer Agentur. Abgerechnete Stunden werden gesperrt, damit nichts doppelt berechnet wird. Der Stundennachweis liegt auf Wunsch bei.
Ergebnisrechnung je Kunde
Aus Buchungen mal Satz entsteht der Umsatz, aus den Gehältern die Kosten, aus der Differenz die Marge je Kunde, Projekt und Mitarbeiter. So sehen Sie, welcher Retainer sich trägt und welcher Kunde mehr Stunden bekommt, als er bezahlt.
Urlaub und Kapazität im Team-Kalender
Urlaubsanträge werden in der Plattform gestellt und genehmigt, Resturlaub und Feiertage rechnet das System mit. Im Kalender ist sichtbar, wer wann fehlt. Zusammen mit Planstunden je Projekt ergibt das die Antwort auf die Frage, ob das Team den nächsten Pitch noch tragen kann.
Woran Excel und Kreativtools bei der Abrechnung in Agenturen scheitern
Viele Agenturen erfassen Zeit in ihrem Projekt- oder Aufgabentool, weil das Team ohnehin dort arbeitet. Diese Werkzeuge kennen aber weder Stundensätze noch Rechnungen. Am Monatsende exportiert jemand Stunden in Excel, rechnet Kontingente nach und tippt Summen in ein Rechnungsprogramm.
Der Retainer ist dabei der Klassiker: Das Kontingent wird still überschritten, weil niemand während des Monats hinschaut, und am Ende steht die Agentur vor der Wahl, die Mehrstunden zu verschenken oder eine unangenehme Nachricht zu schreiben.
Bei Festpreisprojekten fehlt der Vergleich von investierten Stunden und Festpreis, und damit die Marge. Eine Agentur, die diese Zahl erst mit dem Jahresabschluss sieht, hat zwölf Monate lang ohne sie kalkuliert.
Häufige Fragen von Agenturen
Können wir Retainer-Kunden und Projektkunden nebeneinander führen?
Ja. Beide sind Projekte mit eigenem Budget und eigenen Abrechnungsregeln. Ein Retainer bekommt Monatsbudgets, ein Relaunch ein Budget mit Laufzeit. Das Team bucht auf beide, der Rechnungslauf behandelt sie nach ihren Regeln.
Wie sehen wir, ob ein Retainer-Kontingent aufgebraucht ist?
Im Controlling, laufend. Der Verbrauch entsteht aus Buchungen mal Satz und wird gegen das Monatsbudget und die Hochrechnung bis Monatsende angezeigt, nicht erst nach dem Export.
Können Mitarbeiter unterschiedliche Sätze je Kunde haben?
Ja. Der Satz hängt an der Zuweisung einer Person zu einem Projekt, mit Gültigkeitszeitraum. Dieselbe Person kann bei zwei Kunden zu zwei Sätzen buchen.
Wie behandeln wir interne Arbeit wie Pitches oder Eigenprojekte?
Als internes Projekt. Die Stunden werden erfasst und fließen in die Auslastung, aber nicht in Rechnungen oder Umsatz. So sehen Sie, wie viel Kapazität in nicht abrechenbare Arbeit geht.
Was kostet QUANTICAL.ERP für eine Agentur?
12,90 Euro pro Nutzer und Monat, monatlich kündbar, alle Funktionen enthalten. Davor 90 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Sitze lassen sich je Person aktivieren und wieder freigeben, etwa für Freelancer, die nur zeitweise buchen.