QUANTICAL.ERP Das ERP für Unternehmensberatungen
Die All-In-One-Plattform für Ihre Unternehmensberatung: Stundenbuchungen, Stundenzettel, Abrechnung & Live-Dashboard. Entwickelt von der Unternehmensberatung rwQUANTICAL.
Features von QUANTICAL.ERP für Unternehmensberatungen
Was eine ERP-Software für Unternehmensberatungen leisten muss
Eine Unternehmensberatung verkauft Zeit zu einem Stundensatz. Das klingt einfach - und in der Buchhaltung ist es das oft auch. Komplex wird es dazwischen: Der Partner arbeitet zu einem anderen Satz als der Consultant, das Mandat hat eine Budgetobergrenze, der Kunde möchte vor der Rechnung einen abgezeichneten Stundennachweis und die Geschäftsführung will jederzeit wissen, wie sich Umsätze und Margen entwickeln.
Eine reine Zeiterfassung deckt davon nur einen Teil ab: Sie erfasst Stunden. Ob diese Stunden das Kundenprojekt wirtschaftlich tragen, wie gut das Team ausgelastet ist oder welcher Umsatz im Dezember zu erwarten ist, wenn es so weitergeht, lässt sich daraus nicht ablesen. Dafür braucht es eine Ergebnisrechnung, die direkt mit den Zeitbuchungen verknüpft ist.
QUANTICAL.ERP wurde genau für diese Lücke entwickelt. Die Gründer der Software, Lucas Rachner und Benedikt Willwerth, führen mit der rwQUANTICAL GmbH selbst eine Unternehmensberatung und kennen die Geschäftsprozesse einer Beratung daher aus der täglichen Praxis.
QUANTICAL.ERP wurde gezielt für Projektdienstleister entwickelt und enthält nur Funktionen, die im Beratungsalltag tatsächlich benötigt werden. Die Lösung ist auch bei rwQUANTICAL selbst im Einsatz und wird dadurch kontinuierlich getestet, weiterentwickelt und an die Anforderungen aus der Praxis angepasst.
Wie Beratungen mit QUANTICAL.ERP arbeiten
Ein Stundensatz je Berater und Mandat
Jede Zuweisung eines Beraters zu einem Kundenprojekt erhält einen eigenen Stundensatz mit definiertem Gültigkeitszeitraum. So lassen sich unterschiedliche Partner-, Senior- und Junior-Sätze ebenso abbilden wie Sonderkonditionen für einzelne Mandate oder Anpassungen zum Jahreswechsel. Bereits gebuchte Stunden behalten automatisch den zum Buchungszeitpunkt gültigen Satz.
Tätigkeitsbeschreibungen, die auch der Kunde versteht
Die Beschreibung einer Zeitbuchung erscheint später auf dem Stundenzettel und im Rechnungsnachweis. Zwei Funktionen erleichtern die Erfassung: Frühere Buchungen des Mandats dienen als Formulierungshilfe und die integrierte Textverbesserung macht aus Stichworten verständliche Sätze. So entstehen Tätigkeitsbeschreibungen, die auch für den Kunden klar und nachvollziehbar sind.
Stundenzettel und Monatsabschluss vor der Rechnung
Für jeden Kunden legen Sie fest, ob ein Stundenzettel erforderlich ist, ob dieser direkt aus QUANTICAL.ERP versendet oder in einem Kundenportal hochgeladen wird und ob Rechnung und Tätigkeitsnachweis in einer gemeinsamen Datei erstellt werden. Der Monatsabschluss zeigt jedem Berater, welche Nachweise noch fehlen. Erst wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, kann der Rechnungslauf starten.
Ergebnisrechnung, die mit jeder Buchung aktualisiert wird
Aus gebuchten Stunden und hinterlegtem Stundensatz berechnet QUANTICAL.ERP den Umsatz. Auf Basis der hinterlegten Personalkosten entstehen daraus Kosten und Marge je Kunde, Projekt und Berater. Die Hochrechnung schreibt den bisherigen Geschäftsverlauf tagesgenau bis zum Jahresende fort. Per Schalter wechseln Sie jederzeit zwischen IST-Werten und Forecast.
Bonusberechnung auf Basis von Auslastung und Umsatz
Bonusprofile berechnen variable Vergütungen auf Basis der Auslastung oder des Umsatzes eines Beraters. Die Berechnung kann monatlich, quartalsweise oder zum Geschäftsjahresende erfolgen und sowohl feste Schwellenwerte als auch Staffelungen berücksichtigen. Zusätzlich lässt sich hinterlegen, welcher Mitarbeiter ein Mandat akquiriert hat. Die fertige Bonusmitteilung wird anschließend automatisch als PDF erstellt.
Planung direkt mit der Zeiterfassung verknüpfen
Projektbudgets werden auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt. Jeder Mitarbeiter sieht dadurch, wie viele Stunden für ihn auf einem Projekt eingeplant sind und wie viele Stunden er buchen sollte, um im Plan zu bleiben. Die Planung ist direkt in die Zeiterfassung integriert: Stunden können automatisch „nach Plan“ übernommen werden. Der Mitarbeiter muss anschließend nur noch die Beschreibung seiner Tätigkeit ergänzen.
Woran Excel und Insellösungen in Beratungen scheitern
Viele kleinere und mittelständische Unternehmensberatungen starten mit Excel. Zeiten werden in einer Tabelle erfasst, Rechnungen über eine Vorlage erstellt und Auswertungen bei Bedarf manuell zusammengestellt.
Mit wenigen Mitarbeitern funktioniert das zunächst gut. Mit wachsendem Team steigt jedoch der Aufwand: Stundensätze ändern sich, Berater buchen Zeiten nachträglich, Kunden benötigen Stundennachweise und bereits abgerechnete Buchungen müssen sauber von neuen Leistungen getrennt werden.
Das eigentliche Problem ist dabei häufig nicht die einzelne Excel-Tabelle, sondern die Verteilung der Daten auf mehrere Systeme. Zeiten stehen an einer Stelle, Projektbudgets an einer anderen und die Rechnung wird wiederum separat erstellt. Änderungen müssen dadurch mehrfach gepflegt und Zahlen regelmäßig miteinander abgeglichen werden.
Hinzu kommt der Zeitversatz. Läuft ein Mandat im Mai aus dem Budget, sollte dies bereits im Mai sichtbar sein und nicht erst Wochen später bei der nächsten manuellen Auswertung. Gerade im Projektgeschäft müssen aktuelle Zeitbuchungen deshalb direkt mit Budgets, Umsätzen und Projektcontrolling verbunden sein.
Eine Zeiterfassung für Unternehmensberatungen muss deshalb mehr können als nur Arbeitszeiten zu sammeln. QUANTICAL.ERP verbindet Zeitbuchungen mit Projektbudgets, Stundensätzen, Stundennachweisen und der Rechnungsstellung. Bereits abgerechnete Buchungen werden von neuen Leistungen getrennt und stehen nicht erneut für die Abrechnung zur Verfügung.
Auch nachträgliche Buchungen bleiben nachvollziehbar. Fehlen zum Monatsabschluss noch Zeiten oder Stundennachweise, wird dies direkt sichtbar, bevor die Rechnung erstellt wird.
Häufige Fragen von Unternehmensberatungen
Können unterschiedliche Partner-, Senior- und Junior-Stundensätze hinterlegt werden?
Ja. Stundensätze werden je Mitarbeiter und Mandat hinterlegt und können mit einem Gültigkeitszeitraum versehen werden. Dadurch kann derselbe Berater auf unterschiedlichen Mandaten zu unterschiedlichen Stundensätzen arbeiten. Ändert sich ein Satz, bleiben frühere Buchungen weiterhin mit dem damals gültigen Stundensatz bestehen.
Können Stundennachweise vom Kunden abgezeichnet werden?
Ja. Für jedes Mandat können Sie festlegen, ob ein abgezeichneter Stundennachweis erforderlich ist. Der Berater erstellt den Stundenzettel als PDF, lässt ihn vom Kunden freigeben und hinterlegt ihn anschließend im Monatsabschluss. In der Rechnungsvorbereitung sehen Sie, für welche Mandate die erforderlichen Nachweise bereits vorliegen und wo noch Unterlagen fehlen. Zusätzlich kann geprüft werden, ob die Stunden auf dem Stundennachweis mit den abzurechnenden Buchungen übereinstimmen.
Können Berater ihre Zeiten nachträglich buchen?
Ja. Nachträgliche Buchungen werden dem jeweiligen Leistungszeitraum zugeordnet und bleiben damit nachvollziehbar. Vor dem Rechnungslauf sehen Sie, ob für einen Zeitraum noch Buchungen oder erforderliche Nachweise fehlen. Bereits abgerechnete Buchungen werden dabei von neuen, noch abzurechnenden Leistungen getrennt. So wird verhindert, dass dieselbe Buchung versehentlich erneut in einer Rechnung berücksichtigt wird.
Können Consultants die Umsätze und Margen anderer Mitarbeiter sehen?
Nein. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Buchungen, Stundenzettel und Urlaubstage. Auswertungen zu Umsätzen, Kosten und Margen auf Ebene von Mandaten oder einzelnen Mitarbeitern sind nur für entsprechend berechtigte Nutzer sichtbar.
Können bestehende Daten aus Excel übernommen werden?
Ja. Bestehende Daten können über den Importassistenten aus Excel übernommen werden. Dazu gehören unter anderem Mitarbeiter, Kunden, Mandate, Stundensätze, Gehälter und historische Zeitbuchungen. Die Importdatei wird vor der Übernahme geprüft. Dadurch können auch Daten aus Vorjahren übernommen werden und stehen anschließend für historische Auswertungen und Vergleiche zur Verfügung.
Was kostet QUANTICAL.ERP für eine Beratung?
QUANTICAL.ERP kostet 12,90 Euro pro Nutzer und Monat und ist monatlich kündbar. Alle Funktionen sind im Preis enthalten. Vor Abschluss eines Abonnements können Sie QUANTICAL.ERP 90 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang testen. Zahlungsdaten sind für den Testzeitraum nicht erforderlich. Ausgeschiedene Mitarbeiter können für historische Auswertungen im System verbleiben und werden nicht als kostenpflichtige Nutzer berechnet.