Projektzeiterfassung
Software für Projektzeiterfassung
Digital und schnell. Für Freelancer, Beratungen, Agenturen und Projektdienstleister - von 1 bis 500 Mitarbeitern. 90 Tage kostenlos mit QUANTICAL.ERP testen.
Was unsere Projektzeiterfassungs-Software kann
Eine Plattform für alles, was projektbasierte Häuser für die Erfassung, Steuerung und Abrechnung brauchen.
Projektzeiten im Browser erfassen
Buchung direkt im Browser oder mobil. Start, Ende, Pause, Projekt, Tätigkeit - in unter einer Minute eingetragen.
Mitarbeiter, Kunden und Projekte verwalten
Alle Stammdaten an einer Stelle. Zuweisungen, Stundensätze und Verträge bleiben pro Projekt und Mandant sauber getrennt.
Zentrales Management-Dashboard
Umsatz, Auslastung, Marge und Forecast tagesaktuell. Die Geschäftsführung sieht den Stand des Hauses, ohne auf den Monatsabschluss zu warten.
Digitale Stundenzettel
Aus den Buchungen entsteht der Stundenzettel automatisch. PDF-Export für Kunden, Mitarbeiter und Lohnbuchhaltung.
Budgets, Umsätze und Aufwände im Blick
Budget, geleistete Stunden und verbleibendes Volumen pro Projekt - in Echtzeit. Eine drohende Überschreitung sehen Sie früh, nicht hinterher.
Digitale Rechnungsstellung
Einzel-, Sammel- und Gutschriftsrechnungen aus den fakturierbaren Stunden. Intercompany-Verrechnung ist ein Klick, kein Tabellenkalkulations-Projekt.
Übersicht zu ausstehenden Forderungen
Welche Rechnung ist überfällig, welcher Kunde zahlt zuverlässig - das offene Forderungsbild bleibt sichtbar, nicht in einem Excel begraben.
Urlaubs- und Krankheitsverwaltung
Urlaubsanträge, Resturlaub, Krankmeldungen mit Genehmigungsworkflow. Kapazitätsplanung greift direkt auf die abwesenden Mitarbeiter zu.
Mitarbeiterhandbuch
Onboarding-Inhalte, Richtlinien und Vorlagen liegen im Tool, nicht im SharePoint, das niemand öffnet.
Was ist Projektzeiterfassung?
Projektzeiterfassung beschreibt das systematische Erfassen geleisteter Arbeitszeit gegen ein konkretes Projekt, einen Kunden oder eine Tätigkeit. Anders als die reine Arbeitszeiterfassung, die nur Anfang und Ende des Tages dokumentiert, ordnet die Projektzeiterfassung jede Stunde einem fakturierbaren oder internen Posten zu.
Für projektbasierte Häuser - Beratungen, Agenturen, Anwälte, IT-Dienstleister - ist sie die Grundlage für Abrechnung, Budgetkontrolle und Auslastungsmessung. Wer hier nicht sauber erfasst, verliert Marge in Kleinstücken: vergessene Tätigkeiten, geschätzte Stunden, nicht abgerechnete Posten.
Aus dieser Datenbasis entstehen die Werkzeuge, mit denen sich Projekte führen lassen: der Soll-Ist-Vergleich, die Hochrechnung auf den Projektabschluss, der Tätigkeitsnachweis für den Kunden und die Auswertung nach Mitarbeiter, Projekt oder Kundensegment.
Budget gegen Ist-Aufwand in Echtzeit
Projektzeiterfassung wird erst dann wertvoll, wenn die Stunden gegen ein Budget gelegt werden. QUANTICAL.ERP ordnet jede Buchung dem hinterlegten Projektbudget zu und rechnet tagesaktuell hoch, wo das Projekt am Ende landet.
Eine drohende Budgetüberschreitung sehen Sie früh, nicht erst im Monatsabschluss. Marge, Auslastung und Forecast sind keine Reporting-Termine mehr - sondern laufende Zahlen.
Zum Projektcontrolling- Tagesaktueller Forecast statt monatlicher Reports
- Auslastung pro Mitarbeiter, Projekt und Team
- Margenanalyse je Projekt und Kundensegment
Zeiten überall im Browser erfassen
QUANTICAL.ERP läuft als Web-App. Keine Installation, kein Update-Zyklus. Die Oberfläche skaliert auf jedes Gerät - wer arbeiten kann, kann buchen.
Desktop
Vollständiges Dashboard, Tabellen, Auswertungen und Genehmigungen für die Schreibtisch-Arbeit.
Tablet
Wochenansicht und Genehmigungen im Touch-Format. Ideal für Meetings und unterwegs am Kundenstandort.
Smartphone
Schnelle Stundeneinträge im responsive Browser. Ohne App-Installation, ohne Store-Update.
Stundennachweis und Export
Aus den Buchungen entstehen die Belege automatisch - in den Formaten, mit denen Kunden, Lohnbuchhaltung und IT arbeiten.
Stundennachweis als PDF
Tätigkeitsnachweis je Mitarbeiter und Projekt, fertig für den Versand an Kunden oder die Lohnbuchhaltung.
Excel-Export aller Daten
Stunden, Projekte, Mitarbeiter und Rechnungen lassen sich jederzeit als Excel-Datei exportieren. Kein Vendor-Lock-in.
Excel-Import beim Onboarding
Bestehende Mitarbeiter-, Projekt- und Kundenlisten kommen per Excel-Vorlage in das System. Migration ohne wochenlanges Setup.
REST-API und Microsoft Entra SSO
Eigene Workflows binden Sie über die REST-API an - mit n8n, Power Automate oder UiPath. Anmeldung über das Microsoft-Konto Ihres Hauses.
Auch ohne Login: Stundenzettel-Generator nutzen
Vorteile einer Software für Projektzeiterfassung
Eine gute Plattform spart Marge, reduziert Excel-Arbeit und macht die Steuerung des Hauses tagesaktuell statt monatsbasiert.
Projekte erfolgreich steuern
Budget, Aufwand und Auslastung in einer Ansicht. Eine Projektleitung sieht früh, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft - nicht erst beim Quartalsabschluss. Forecast und Marge sind kein Reporting-Termin mehr, sondern eine laufende Zahl.
Eine zentrale Plattform für Stundenbuchung
Alle Mitarbeiter buchen in derselben Umgebung. Keine Excel-Vorlagen pro Team, keine Schnittstellen zwischen drei Tools. Die Buchhaltung greift auf dieselben Daten zu wie das Controlling und das Team.
Flexible Rechnungsstellung
Aus den Stunden wird die Rechnung - mit Stundensätzen pro Projekt, Sammelrechnungen über Zeiträume, Intercompany-Verrechnung. Was sonst zwei Tage Tabellenkalkulation kostet, läuft in wenigen Minuten.
Für projektbasierte Häuser jeder Art
Beratungen, IT-Dienstleister, Agenturen und Kanzleien arbeiten in derselben Logik: verkaufte Stunden, Budgets, Mandanten, Genehmigungen. QUANTICAL.ERP ist auf genau diese Logik gebaut.
Unternehmensberatung
Strategie-, Management- und Fachberatungen mit projektbasierter Abrechnung.
IT-Dienstleister
Systemhäuser und Software-Dienstleister mit Projekt- und Wartungsgeschäft.
Agenturen
Kreativ-, Digital- und Marketingagenturen mit Retainer- und Projektkunden.
Anwälte und Steuerberater
Kanzleien mit mandatsbezogener Leistungserfassung und Zeitabrechnung.
„Wir haben vier verschiedene Tools durch QUANTICAL.ERP ersetzt. Die Abrechnung läuft jetzt in zwei Stunden statt drei Tagen - und jeder im Team sieht nur, was er sehen soll."
Lucas Rachner
Geschäftsführer, rwQUANTICAL GmbH
12,90 € pro Nutzer und Monat
Alle Funktionen, alle Updates, alle zukünftigen Features inklusive. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.
Zur vollständigen PreisseiteHäufige Fragen zur Projektzeiterfassung
Was ist Projektzeiterfassung genau?
Projektzeiterfassung ist das systematische Buchen geleisteter Stunden gegen ein konkretes Projekt, einen Kunden oder eine Tätigkeit. Sie ist die Datengrundlage für Abrechnung, Controlling, Budgetkontrolle und Auslastungsplanung.
Welche Software eignet sich für Projektzeiterfassung?
Für projektbasierte Dienstleister braucht es mehr als ein reines Stundenbuch. Die Software sollte Mitarbeiter, Kunden und Projekte verwalten, Budgets gegen Ist-Stunden vergleichen und aus fakturierbaren Stunden direkt Rechnungen erzeugen. QUANTICAL.ERP deckt diese Kette in einer Plattform ab.
Ist Projektzeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
In Deutschland sind Arbeitgeber seit dem BAG-Urteil 2022 und im Anschluss durch das EuGH-Urteil verpflichtet, Arbeitszeiten objektiv und systematisch zu erfassen. Die projektbezogene Erfassung ist gesetzlich nicht erzwungen, ist aber Voraussetzung für eine korrekte Leistungsabrechnung gegenüber Kunden.
Was kostet eine Software für Projektzeiterfassung?
Spezialisierte Anbieter rechnen meist pro Nutzer und Monat ab, typische Marktpreise liegen zwischen 15 und 35 Euro. QUANTICAL.ERP kostet 12,90 Euro pro Nutzer pro Monat, alle Funktionen inklusive - ohne Module zum Nachkaufen.
Worin unterscheidet sich Projektzeiterfassung von der Arbeitszeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung dokumentiert Anfang, Pause und Ende des Arbeitstages - eine Compliance-Funktion. Projektzeiterfassung ordnet zusätzlich jede Stunde einem Projekt oder Kunden zu - eine Steuerungs- und Abrechnungsfunktion. In QUANTICAL.ERP laufen beide auf derselben Buchung.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Projektzeiterfassung?
Für Einzelkämpfer ja, für Teams nein. Excel hat keine Genehmigungsprozesse, keinen Live-Forecast, keine Verbindung zur Rechnungsstellung. Spätestens ab fünf Mitarbeitern kostet die Excel-Variante mehr Arbeitszeit als sie spart - und Margenfehler bleiben unbemerkt.
Kann ich Projektzeiten auch mobil erfassen?
Ja. QUANTICAL.ERP ist eine Web-App, die im Smartphone-Browser ebenso läuft wie auf dem Tablet und am Schreibtisch. Eine eigene App muss niemand installieren - der responsive Browser reicht.
Lassen sich vorhandene Excel-Daten übernehmen?
Ja. Mitarbeiterlisten, Projekte, Kunden und vorhandene Stundenbuchungen lassen sich per Excel-Vorlage importieren. Der typische Datenumzug dauert ein bis zwei Tage, nicht Wochen.
Wie kommen die Stunden in die Lohnbuchhaltung?
Über PDF-Stundennachweis je Mitarbeiter, Excel-Export aller Buchungen oder direkt per REST-API. Welcher Weg passt, hängt vom Lohnbuchhaltungs-Werkzeug Ihres Hauses ab - alle drei stehen bereit.
Wer im Team sieht welche Daten?
Ein rollenbasiertes Berechtigungssystem steuert das. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Stunden, Projektleitungen ihr Projekt, die Geschäftsführung das ganze Haus. Die Buchhaltung sieht Forderungen und Rechnungen, ohne die Personalakten zu öffnen.
Kostenloser Vorlagen-Generator für Excel-freie Stundenzettel: Stundenzettel-Generator nutzen
Projektzeiterfassung, die Marge sichert
90 Tage kostenlos. Alle Funktionen, alle Nutzer, ohne Limit. Keine Kreditkarte nötig.