Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungen direkt aus QUANTICAL.ERP per E-Mail an den Kunden senden - Postfach verbinden, Betreff und Text vorbelegen, Entwürfe prüfen und den unterschriebenen Stundenzettel automatisch anhängen.
Rechnungen von Projekten mit dem Rechnungsprozess Rechnungsversand gehen direkt aus QUANTICAL.ERP per E-Mail an den Kunden. Jede Rechnung bekommt eine eigene E-Mail, der Stundenzettel hängt an, wenn die Rechnungsdatei des Projekts ihn vorsieht.
Postfach verbinden
Der Versand läuft über ein Office365-Postfach Ihrer Organisation. Sie richten es unter Einstellungen > Administration > Dokumente & Rechnungen im Reiter Rechnungsversand ein. Postfach verbinden führt zur Anmeldung bei Microsoft, danach verschickt QUANTICAL.ERP alle Rechnungen aus diesem Konto. Die gesendeten Mails liegen wie gewohnt im Postfach. Verbindung prüfen testet den Zugang, Trennen beendet ihn.
Unter Vorbelegung legen Sie fest, was in jedem Entwurf steht:
- Standard-CC: Adressen, die bei jedem Versand automatisch in Kopie gehen, etwa Ihre Buchhaltung
- Betreff und E-Mail-Text: mit den Platzhaltern
{{leistungsmonat}},{{jahr}},{{auftragsnummer}},{{projektname}},{{kunde}}und{{rechnungsnummer}}. Ein leerer Platzhalter fällt samt Trennzeichen weg, ein Projekt ohne Auftragsnummer bekommt also keinen leeren Abschnitt im Betreff
Die Outlook-Signatur des Postfachs hängt QUANTICAL.ERP automatisch an.
Rechnungen versenden
Rechnungen auswählen
Haken Sie in der Rechnungsliste die Rechnungen an, die Sie versenden wollen. Versendbar sind Rechnungen und Stornorechnungen im Status Erstellt, deren Projekt auf Rechnungsversand steht. Der Button Rechnungen versenden zeigt die Zahl der markierten Rechnungen, ohne verbundenes Postfach bleibt er gesperrt.
Entwurf prüfen
Der Dialog Rechnungsversand arbeitet die Rechnungen nacheinander ab. Links stehen die Stammdaten der Rechnung und die Anhänge, rechts der E-Mail-Entwurf: An ist die Rechnungs-E-Mail des Kunden, CC die Standardadressen, Betreff und Text kommen aus der Vorbelegung. Alles lässt sich für diese eine Mail ändern. Ein Klick auf einen Anhang öffnet die Vorschau.
Versenden oder überspringen
Versenden schickt die Mail und springt zur nächsten Rechnung, Überspringen lässt sie aus. Die Warteschlange unten zeigt, welche Rechnung offen, versandt, übersprungen oder fehlgeschlagen ist. Nach dem Versand steht die Rechnung auf Versandt, mit dem heutigen Versanddatum und der Fälligkeit aus den Fälligkeitstagen des Projekts.
Stundenzettel als Anhang
Was an der Mail hängt, bestimmt die Rechnungsdatei des Projekts. Die Stundenzettel sind die unterschriebenen PDFs, die die Mitarbeiter im Monatsabschluss für den Leistungsmonat hochgeladen haben.
- Stundenzettel & Rechnung in einer Datei: ein PDF, die Seiten des Stundenzettels folgen auf die Rechnung
- Stundenzettel & Rechnung als getrennte Dateien: das Rechnungs-PDF und je Berater und Projekt ein Stundenzettel-PDF
- Nur Rechnung: das Rechnungs-PDF
- Nur Stundenzettel: nur die Stundenzettel
- Nichts erforderlich: keine Anhänge
Fehlt ein Stundenzettel, warnt der Entwurf mit dem Namen des Beraters. Sie können trotzdem versenden, die Mail geht dann ohne diesen Anhang. Welche Stundenzettel vorliegen, sehen Sie vorher unter Stundenzettel prüfen.
Rechnungen mit Rechnungsprozess Rechnungsupload oder Gutschrift lassen sich nicht per E-Mail versenden. Der Dialog nennt den Grund und überspringt sie. Bei einer Sammelrechnung müssen alle Projekte des Kunden dieselben Rechnungsdetails tragen, sonst blockiert der Versand ebenfalls.
Rechnungen verwalten und Forderungen
Die Rechnungsliste in QUANTICAL.ERP als Forderungsmanagement - Status von Erstellt bis Bezahlt, Überfälligkeit, Rechnungen bearbeiten, Stunden sperren und einen Monat zurücksetzen.
Storno und Korrektur
Eine versandte oder bezahlte Rechnung in QUANTICAL.ERP stornieren - Stornorechnung mit negativen Beträgen, Originalrechnung auf Storniert und auf Wunsch eine neue korrigierte Rechnung.