Stundenzettel prüfen
Als Administrator in QUANTICAL.ERP alle eingereichten Stundenzettel eines Leistungszeitraums sehen, die KI-Prüfung öffnen und fehlerhafte Stundenzettel zur Korrektur zurückgeben.
Was die Mitarbeiter im Monatsabschluss abgeben, sehen Administratoren gesammelt unter Verwaltung > Abrechnung im Reiter Rechnungsvorbereitung. Die Seite zeigt je Projekt und Mitarbeiter, ob der Stundenzettel vorliegt und was die KI-Prüfung ergeben hat, bevor die Rechnung erstellt wird.
Leistungszeitraum wählen
Oben rechts blättern Sie mit den Pfeilen durch die Monate. Gemeint ist der Leistungszeitraum, also der Monat, in dem die Stunden erbracht wurden, nicht der Monat der Abgabe oder der Rechnung.
Die Übersicht
Die drei Kacheln zählen die benötigten, hochgeladenen und fehlenden Stundenzettel des Monats. Darunter steht eine Zeile für jede Kombination aus Projekt und Mitarbeiter mit abrechenbaren Stunden:
- Rechnungsnr.: die Nummer, sobald eine Rechnung erstellt ist, vorher ein Strich
- Stundenzettel: grüner Haken für hochgeladen oder im Drittsystem bestätigt, rotes Kreuz für fehlend
- KI-Check: das Ergebnis der Prüfung, ein Strich ohne Stundenzettel
- Aktionen: den Stundenzettel anzeigen oder herunterladen und löschen
Die Spalten lassen sich sortieren und filtern. Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift in die Leiste darüber, gruppiert die Tabelle etwa nach Kunde oder Mitarbeiter.
KI-Prüfung öffnen
Liegt der Stundenzettel vor, zeigt die Spalte KI-Check das Ergebnis: Keine Abweichung erkannt, die Zahl der erkannten Abweichungen oder Prüfung nicht möglich. Läuft noch keine Prüfung, startet der Button Prüfen sie.
Ein Klick auf das Ergebnis öffnet den Dialog KI-Prüfung des Stundenzettels. Er stellt für Stunden, Zeitraum, Berater, Kunde und Unterschrift gegenüber, was im Dokument steht und was QUANTICAL.ERP erwartet. Darunter steht die KI-Statistik mit Modell, Dauer und Prüfzeitpunkt. Stundenzettel öffnen zeigt das PDF, Erneut mit KI scannen wiederholt die Prüfung.
Stundenzettel zurückgeben
Stimmt etwas nicht, haben Sie zwei Wege:
- Mitarbeiter kontaktieren im Prüfdialog öffnet eine E-Mail an die Arbeitsadresse des Mitarbeiters, in der die Abweichungen schon aufgeführt sind
- Löschen in der Spalte Aktionen entfernt den Stundenzettel. Ein Kommentar ist Pflicht, damit der Mitarbeiter weiß, was er korrigieren soll. Er wird informiert und lädt den Stundenzettel im Monatsabschluss erneut hoch
Welche Projekte hier erscheinen, steuert das Feld Stundenzettelbedarf am Projekt, siehe Monatsabschluss einstellen. Projekte ohne Stundenzettelpflicht fehlen in der Tabelle.
Monatsabschluss einstellen
Als Administrator in QUANTICAL.ERP Stichtag und Erinnerung des Monatsabschlusses, die automatische Sperrung der Zeiteinträge und den Stundenzettelbedarf je Projekt festlegen.
Mitarbeiterhandbuch
Ein Mitarbeiterhandbuch in QUANTICAL.ERP pflegen - Abschnitte mit Nummer, Ebene und Inhalt anlegen, ordnen, veröffentlichen und für Mitarbeiter lesbar machen.