Mitarbeiter erfassen Dienstreise, gestellte Mahlzeiten und Belege in fünf Schritten. QUANTICAL.ERP rechnet die Verpflegungspauschale nach deutschem oder österreichischem Recht aus. Administratoren prüfen die Abrechnung und senden sie mit allen Belegen an die Buchhaltung.
Alle Abrechnungen eines Mitarbeiters mit Spesen, Auslagen und Status in einer Liste.
Von der Dienstreise bis zur Buchhaltung.
Eine Reisekostenabrechnung muss zwei Fragen beantworten: Was bekommt der Mitarbeiter erstattet, und was hat die Reise insgesamt gekostet? So beantwortet QUANTICAL.ERP beide.
Die Screenshots stammen aus unserer Produktdokumentation und zeigen Beispieldaten. Sie können jede Ansicht vergrößern.
Reisedaten erfassen
Wählen Sie Projekt oder interne Reise, nennen Sie den Reisezweck und tragen Sie Abreise- und Zieladresse, Zielland sowie Abreise und Rückreise mit Uhrzeit ein. Die Uhrzeiten zählen: Aus ihnen entsteht die Verpflegungspauschale. Verkehrsmittel wählen Sie in Mehrauswahl.
Aus den Adressen ermittelt QUANTICAL.ERP die Strecke über Google Routes, als kürzeste befahrbare Straßenverbindung. Beim Privat-Pkw steht sie als Vorschlag in der Position und bleibt änderbar.
Ansicht vergrößernDie Reisedaten legen Pauschale und Strecke fest. Mit Weiter entsteht ein Entwurf.
Gestellte Mahlzeiten angeben
Beantworten Sie, ob das Frühstück im Hotelpreis enthalten war, und haken Sie je Tag an, ob Mittag- oder Abendessen gestellt wurden, etwa vom Kunden. Die Karte darunter zeigt die Pauschale, die Kürzung und den verbleibenden Betrag.
In Deutschland kürzt ein Frühstück die Pauschale um 20 Prozent des Tagessatzes, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent. Die Kürzung geht höchstens bis zur Höhe der Pauschale.
Ansicht vergrößernDie Kürzung wird je gestellter Mahlzeit berechnet und sofort angezeigt.
Ausgaben mit Belegen erfassen
Für jedes Verkehrsmittel steht eine Position bereit, dazu kommen Hotel, Parken und Maut, Bewirtung oder Sonstiges. Jede Position braucht Betrag, Beleg als PDF oder Bild und die Angabe, wer bezahlt hat. Firmenkreditkarte oder privat: Das entscheidet über die Erstattung.
Beim Privat-Pkw entfällt der Beleg. Strecke und mitgenommene Personen genügen, den Betrag rechnet QUANTICAL.ERP aus Kilometerpauschale und Mitfahrerzuschlag.
Ansicht vergrößernEine Position zeigt Offen, solange Betrag, Beleg oder Zahler fehlen.
Prüfen, unterschreiben, einreichen
Die Abrechnung fasst Pauschale, Kürzung und privat bezahlte Ausgaben zusammen und trennt, was mit der Gehaltsabrechnung kommt und was direkt erstattet wird. Darunter stehen die von der Firma bezahlten Ausgaben und die Gesamtkosten der Reise. Der Mitarbeiter unterschreibt digital und reicht zur Freigabe ein.
Beim Einreichen friert QUANTICAL.ERP die Beträge und Sätze ein. Spätere Änderungen an den Pauschalen verändern eingereichte Abrechnungen nicht.
Ansicht vergrößernPauschale, Erstattung und Gesamtkosten der Reise stehen getrennt.
Freigeben und an die Buchhaltung senden
Administratoren sehen alle eingereichten Abrechnungen mit Spesen, Auslagen, Firmenausgaben und Gesamt. Sie genehmigen oder lehnen mit Begründung ab. Genehmigte Abrechnungen gehen als PDF-Dokument mit allen Belegen per E-Mail an die Buchhaltung.
Der Versand nutzt das verbundene Postfach der Organisation oder die noreply-Adresse. Empfänger, Betreff und Text sind je Gesellschaft vorbelegt und im Dialog änderbar.
Ansicht vergrößernEine Zahl im Menü zeigt, wie viele Abrechnungen auf die Prüfung warten.
Drei Tage in München. Was wird ausgezahlt?
Ein Beispiel nach deutschem Recht: Der Tagessatz beträgt 28,00 €, An- und Abreisetag zählen mit je 14,00 €. Für eine Reise von Montag bis Mittwoch ergibt das 56,00 € Verpflegungspauschale.
Das Hotel stellte zweimal Frühstück, der Kunde einmal Mittagessen. Das kürzt die Pauschale um 22,40 €. Dazu kommt das privat bezahlte Bahnticket von 189,00 €. Erstattet werden 222,60 €: die Pauschale mit der nächsten Gehaltsabrechnung, das Ticket direkt.
Rechenbeispiel mit den deutschen Pauschalen für 2026
Position
Betrag
Verpflegungspauschale, drei Tage
56,00 €
Kürzung gestellter Mahlzeiten
-22,40 €
Bahnticket, privat bezahlt
189,00 €
Gesamterstattung an Mitarbeiter
222,60 €
Das Hotel mit 240,00 € lief über die Firmenkreditkarte. Es wird nicht ausgezahlt, zählt aber zu den Gesamtkosten der Reise von 462,60 €.
Reisekosten für das ganze Unternehmen.
Mitarbeiter reichen ein, Administratoren prüfen, die Buchhaltung zahlt aus. Die Regeln dafür legt jede Gesellschaft einmal fest. Danach läuft jede Abrechnung denselben Weg.
Je Gesellschaft hinterlegen Sie Verpflegungspauschalen für jedes Zielland, die Kürzung je Mahlzeit, die Kilometerpauschale und den Mitfahrerzuschlag. Die Rechenregel folgt dem Sitzland: Tagessatz nach § 9 Abs. 4a EStG in Deutschland, Zwölftelregel nach § 26 Z 4 EStG in Österreich. Ohne eigene Werte gelten die gesetzlichen Standardwerte.
Ablehnen mit Begründung
Stimmt etwas nicht, lehnt der Administrator mit einer Begründung ab. Die Abrechnung geht als Entwurf an den Mitarbeiter zurück, der sie korrigiert und erneut einreicht. Jede Ablehnung bleibt als Verlauf erhalten.
Versand an die Buchhaltung
Genehmigte Abrechnungen sendet der Administrator als PDF-Dokument samt Belegen an die Buchhaltung. Ob nur die Verpflegungspauschale oder auch privat bezahlte Ausgaben erstattet werden, legt die Gesellschaft fest. Platzhalter wie Referenz, Mitarbeiter und Betrag füllt QUANTICAL.ERP im Mailtext aus.
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Wie berechnet QUANTICAL.ERP die Verpflegungspauschale?
Aus Abreise und Rückreise mit Uhrzeit, dem Zielland und dem Sitzland Ihrer Gesellschaft. Für Deutschland gilt der Tagessatz je 24 Stunden mit Teilsatz am An- und Abreisetag sowie bei eintägigen Reisen über acht Stunden. Für Österreich gilt die Zwölftelregel je angefangener Stunde ab mehr als drei Stunden. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale nach den hinterlegten Regeln.
Welche Pauschalen sind vorbelegt?
Für Gesellschaften mit Sitz in Deutschland die Sätze aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025, gültig ab 01.01.2026, etwa 28 € für den vollen Tag und 14 € für An- und Abreisetag im Inland. Die Kürzung beträgt 20 Prozent für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Sie können jedes Zielland ergänzen und die Werte jederzeit anpassen; prüfen Sie sie jährlich gegen die amtlichen Sätze.
Wie werden Fahrten mit dem Privat-Pkw erstattet?
Über die Kilometerpauschale Ihrer Gesellschaft, vorbelegt mit 0,30 € je Kilometer für Deutschland und 0,50 € für Österreich. Die Strecke ermittelt QUANTICAL.ERP aus Abreise- und Zieladresse über Google Routes, Sie können sie überschreiben. Für dienstlich mitgenommene Personen gibt es einen Zuschlag je Kilometer, sofern die Gesellschaft ihn vorsieht.
Was passiert mit Ausgaben über die Firmenkreditkarte?
Bei jeder Position geben Sie an, wer bezahlt hat. Privat bezahlte Ausgaben werden dem Mitarbeiter erstattet. Ausgaben der Firma zählen zu den Gesamtkosten der Reise und erscheinen im Abrechnungsdokument, werden aber nicht ausgezahlt.
Welche Belege sind nötig?
Jede Ausgabe braucht einen Beleg als PDF oder Bild bis 15 MB, ausgenommen Fahrten mit dem Privat-Pkw. Die Belege hängen an der Abrechnung und gehen beim Versand an die Buchhaltung mit.
Was erhält die Buchhaltung?
Ein PDF-Dokument mit Reisedaten, Verpflegungspauschale, Kürzungen, allen Positionen und der Unterschrift des Mitarbeiters, dazu die Belege. Der Versand geht per E-Mail aus dem verbundenen Postfach der Organisation oder von der noreply-Adresse. Je Gesellschaft legen Sie fest, ob nur die Verpflegungspauschale oder auch privat bezahlte Ausgaben erstattet werden.
Kann ich eine Abrechnung nachträglich ändern?
Solange sie Entwurf ist, jederzeit. Nach dem Einreichen sind die Beträge eingefroren. Lehnt ein Administrator ab, geht die Abrechnung mit Begründung zurück und lässt sich korrigieren und erneut einreichen. Für wiederkehrende Reisen kopieren Sie eine bestehende Abrechnung; Reisedaten und Positionen werden übernommen, Beträge und Belege nicht.
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