Rechnungen verwalten und Forderungen

Nach dem Rechnungslauf führt die Liste unter Verwaltung > Abrechnung jede Rechnung bis zur Zahlung. Sie ist zugleich Ihr Forderungsmanagement: Oben stehen die Beträge, darunter die Rechnungen mit ihrem Status.

Die Übersicht

Die vier Kacheln summieren Gesamt, Bezahlt, Offen und Überfällig mit Betrag und Anzahl. Die Reiter Alle, Erstellt, Versandt, Bezahlt und Überfällig filtern die Tabelle, der Zeitraum rechts grenzt auf einen Leistungsmonat ein, das Suchfeld findet Kunden, Projekte und Nummern.

Die Tabelle zeigt je Rechnung den Typ (Rechnung, Gutschrift, Storno oder Interne Verrechnung), den Leistungsmonat, die Rechnungsnr., Kunde, Projekt, Projektnr., den Prozess, die Consultants, Netto und Brutto sowie den Status in der Spalte Rechnung. Sobald eine Rechnung versandt ist, kommen Versanddatum und Fälligkeit dazu. Spalten lassen sich sortieren, filtern und über die Leiste darüber gruppieren.

Der Status

Jede Rechnung durchläuft drei Schritte: Erstellt, Versandt, Bezahlt. Den Status ändern Sie mit einem Klick auf das Abzeichen in der Spalte Rechnung.

• Erstellt: die Rechnung liegt als PDF vor und kann noch bearbeitet werden
• Versandt: die Rechnung ist beim Kunden. Der Versand aus QUANTICAL.ERP setzt den Status selbst. Stellen Sie ihn von Hand um, etwa nach einem Upload im Kundenportal, trägt QUANTICAL.ERP das heutige Datum als Versanddatum ein und berechnet die Fälligkeit aus den Fälligkeitstagen des Projekts
• Bezahlt: die Zahlung ist eingegangen. Diesen Schritt setzen Sie von Hand, es gibt keinen Abgleich mit dem Konto

Überfällig ist kein eigener Status, sondern eine versandte Rechnung, deren Fälligkeit überschritten ist. Sie erscheint rot in der Liste, in der Kachel und im Reiter Überfällig. Das Fälligkeitsdatum passen Sie in der Spalte Fälligkeit an, wenn Sie dem Kunden mehr Zeit geben. Eine stornierte Rechnung trägt Storniert und ist schreibgeschützt.

PDF herunterladen

Haken Sie Rechnungen in der ersten Spalte an und klicken Sie auf Auswahl herunterladen. Sie erhalten eine ZIP-Datei mit den Rechnungen und, je nach Rechnungsdatei des Projekts, den unterschriebenen Stundenzetteln. Fehlt ein Stundenzettel, zeigt der Dialog Unvollständiger Download vor dem Herunterladen, welcher.

Stunden sperren und entsperren

Das Schloss in der Zeile zeigt, ob die Stunden hinter der Rechnung gesperrt sind. Nach dem Rechnungslauf sind sie es. Ein Klick öffnet den Dialog zum Sperren oder Entsperren mit der Zahl der betroffenen Einträge.

Rechnung bearbeiten

Solange eine Rechnung Erstellt ist, öffnet der Stift den Dialog Rechnung bearbeiten. Sie ändern Empfänger, Absender, Rechnungsdatum, Tage bis Fälligkeit, Steuersatz und den Leistungszeitraum. In den Positionen passen Sie die Beschreibung, die Menge und den Einzelpreis an. Mit Abschnitt hinzufügen kommen weitere Stundenbuchungen oder eigene Positionen dazu, etwa Reisekosten unter einer Kategorie. Rechnung löschen entfernt die Rechnung und gibt ihre Zeiteinträge wieder frei.

Manuelle Rechnung

Manuelle Rechnung erstellt eine Rechnung ohne Zeiteinträge, etwa für eine Pauschale oder Lizenzen. QUANTICAL.ERP schlägt die nächste Rechnungsnummer vor, Sie wählen Empfänger, Absender und Fälligkeit und fügen die Positionen über Abschnitte hinzu.

Rechnungen zurücksetzen

Ist ein ganzer Lauf misslungen, löscht Rechnungen zurücksetzen die Rechnungen eines Buchungsmonats mit Status Erstellt und gibt ihre Stunden frei. Versandte und bezahlte Rechnungen bleiben unberührt, die nehmen Sie über ein Storno zurück. Zur Sicherheit tippen Sie vor dem Löschen das angezeigte Wort ein.