Reisekosten einstellen
In QUANTICAL.ERP je Gesellschaft Verpflegungspauschalen nach Zielland, Kilometerpauschale und den E-Mail-Versand an die Buchhaltung festlegen.
Die Einstellungen liegen unter Einstellungen > Administration > Reisen. Sie gelten je Gesellschaft: Hat Ihre Organisation mehrere, wählen Sie oben rechts die Gesellschaft. Drei Reiter teilen sich ein Formular, Einstellungen speichern sichert alle zugleich.
Solange für eine Gesellschaft nichts gespeichert ist, zeigen die Felder die gesetzlichen Standardwerte ihres Sitzlandes. Mitarbeiter rechnen bis zum ersten Speichern mit genau diesen Werten.
Verpflegungspauschalen
Die Berechnungsregel folgt dem Sitzland der Gesellschaft und lässt sich nicht umstellen:
- Deutschland: Tagessatz (§ 9 Abs. 4a EStG). Voller Tagessatz je 24 Stunden, Teilsatz am An- und Abreisetag und bei eintägigen Reisen über acht Stunden. Je Zielland tragen Sie Voller Tag, 24 Std und An-/Abreisetag, eintägig > 8 Std ein.
- Österreich: Zwölftelregel (§ 26 Z 4 EStG). Je Kalendertag ein Zwölftel des Tagessatzes je angefangener Stunde, ab mehr als drei Stunden Reisedauer, höchstens der volle Tagessatz. Je Zielland genügt der Tagessatz je 24 Std.
Die Tabelle führt eine Zeile je Zielland. Zielland hinzufügen öffnet die Ländersuche, Entfernen streicht ein Land. Nur hinterlegte Länder stehen Mitarbeitern im Assistenten zur Wahl.
Je Zeile legen Sie die Kürzung für gestellte Mahlzeiten fest, wahlweise in % des Tagessatzes, als € je Mahlzeit oder mit 2/3 ab zwei Mahlzeiten nach österreichischem Auslandsrecht. Die Felder Frühstück, Mittagessen und Abendessen nennen den Wert je gestellter Mahlzeit.
Für Deutschland sind die Sätze aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 vorbelegt, gültig ab 01.01.2026, mit der Kürzung nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG: Frühstück 20 Prozent, Mittag- und Abendessen je 40 Prozent des Tagessatzes. Prüfen Sie die Werte jährlich gegen die amtlichen Sätze.
Kilometerpauschale
Die Pauschale (€/km) erstattet jeden gefahrenen Kilometer mit dem Privat-Pkw, unabhängig vom Zielland. Der Mitfahrerzuschlag (€/km je Person) geht an den Fahrer für dienstlich mitgenommene Personen. Steht er auf 0, blendet der Assistent das Feld für Mitfahrer aus.
Vorbelegt sind 0,30 € je km für Deutschland ohne Zuschlag und 0,50 € je km mit 0,15 € je Person für Österreich.
Buchhaltungsversand
Der Umfang der Erstattung legt fest, was die Buchhaltung erhält:
- Nur Verpflegungspauschale (Spesen): Die Buchhaltung bekommt ausschließlich die Spesenabrechnung zur Auszahlung.
- Spesen und privat bezahlte Ausgaben: Die Buchhaltung bekommt die Spesen sowie alle privat bezahlten Ausgaben samt Belegen.
Der Versandweg bestimmt das Absenderkonto. Mit Aus dem Postfach der Organisation versenden geht die Mail aus dem verbundenen Postfach und erscheint dort unter Gesendet, siehe Rechnungsversand zum Verbinden. Ohne den Schalter versendet QUANTICAL.ERP von der noreply-Adresse, ohne Einrichtung, Antworten erreichen Sie dann aber nicht.
Unter Vorbelegung tragen Sie Empfänger (Buchhaltung), Standard-CC, Betreff und E-Mail-Text ein. Diese Werte stehen in jedem Versanddialog und bleiben dort änderbar. Im Betreff und im Text ersetzt QUANTICAL.ERP beim Versand die Platzhalter:
| Platzhalter | Wert |
|---|---|
{{id}} | Referenz der Abrechnung, etwa RK-2026-A1B2C3 |
{{mitarbeiter}} | Name des Reisenden |
{{projekt}} | Projekt oder Intern |
{{reiseziel}} | Zieladresse |
{{reisezeitraum}} | Abreise bis Rückreise |
{{umfang}} | Text je nach Umfang der Erstattung |
{{betrag}} | Zu erstattender Betrag |
Zurücksetzen stellt die Standardtexte wieder her, deutsch für Gesellschaften mit Sitz in Deutschland und Österreich, englisch sonst.
Reisekosten prüfen und freigeben
Als Administrator in QUANTICAL.ERP eingereichte Reisekostenabrechnungen prüfen, genehmigen oder ablehnen und mit Abrechnungsdokument an die Buchhaltung senden.
Monatsabschluss
Monatsabschluss in QUANTICAL.ERP: Ablauf für Mitarbeiter, Einstellungen für Administratoren und Prüfung eingereichter Stundenzettel im Überblick.