Reisekosten prüfen und freigeben
Als Administrator in QUANTICAL.ERP eingereichte Reisekostenabrechnungen prüfen, genehmigen oder ablehnen und mit Abrechnungsdokument an die Buchhaltung senden.
Eingereichte Abrechnungen sehen Administratoren in der linken Menüleiste unter Verwaltung > Reisekosten. Eine Zahl neben dem Eintrag zeigt, wie viele Abrechnungen auf die Prüfung warten.
Die Tabelle führt alle Abrechnungen ab dem Status Eingereicht mit Mitarbeiter, Abreise und Rückreise, Reiseziel, Projekt, Reisezweck, Spesen, Auslagen, Gesamt und Status. Der Filter Ausstehend zeigt nur offene Abrechnungen, die Suche nach dem Namen engt weiter ein. Der Export übergibt die Tabelle nach Excel.
Abrechnung prüfen
Prüfen öffnet die Abrechnung mit der Referenz, etwa RK-2026-A1B2C3. Oben stehen Mitarbeiter, Gesellschaft, Projekt, Zweck, Strecke, Verkehrsmittel und die Reisezeiten. Darunter folgen die Ausgaben und Belege, jede Position mit Art, Beschreibung, Betrag, Zahlung und dem Beleg zum Ansehen oder Herunterladen.
Die Beträge zeigen die Verpflegungspauschale, die Kürzung gestellter Mahlzeiten, die privat bezahlten Ausgaben und die Auszahlung an den Mitarbeiter, dazu die Gesamtkosten der Reise inklusive der vom Unternehmen bezahlten Positionen.
Abrechnungsdokument öffnet die vollständige Abrechnung als PDF mit Reisedaten, gefahrenen Kilometern, Beträgen und Ausgaben. Bild-Belege stehen auf eigenen Seiten, PDF-Belege sind angehängt. Dieselbe Datei geht später an die Buchhaltung.
Genehmigen oder ablehnen
Genehmigen setzt die Abrechnung auf Genehmigt und hält fest, wer wann freigegeben hat. Ablehnen verlangt eine Begründung für den Mitarbeiter, etwa einen fehlenden Beleg. Die Abrechnung geht als Abgelehnt zurück, der Mitarbeiter sieht die Begründung, korrigiert und reicht neu ein.
Eine abgelehnte Abrechnung lässt sich direkt genehmigen, eine genehmigte noch ablehnen, solange sie nicht versendet ist.
An die Buchhaltung senden
Bei einer genehmigten Abrechnung öffnet An Buchhaltung senden den Versanddialog. Empfänger, CC, Betreff und E-Mail-Text sind aus den Einstellungen vorbelegt, die Platzhalter sind bereits ersetzt. Sie passen alles vor dem Versand an. Als Anhang geht das Abrechnungsdokument mit.
Senden setzt die Abrechnung auf An Buchhaltung. Erneut senden schickt sie bei Bedarf noch einmal.
Die Spalte Aktionen bietet Senden auch direkt in der Tabelle, sobald eine Abrechnung genehmigt ist. Löschen entfernt eine Abrechnung mit allen Positionen und Belegen endgültig, nach Rückfrage.
Ist in den Einstellungen der Versand aus dem Postfach der Organisation gewählt, aber kein Postfach verbunden, bleibt der Versand gesperrt. Der Dialog verweist auf die Einstellungen unter Administration > Versand. Schlägt der Versand fehl, bleibt die Abrechnung genehmigt.
Die Beträge einer eingereichten Abrechnung sind eingefroren. Soll etwas anders berechnet werden, lehnen Sie ab, der Mitarbeiter reicht neu ein, und die Pauschalen aus den aktuellen Einstellungen greifen.
Reisekosten einreichen
Als Mitarbeiter in QUANTICAL.ERP eine Reisekostenabrechnung anlegen - Reisedaten, Verpflegung, Ausgaben mit Belegen und Einreichung zur Freigabe.
Reisekosten einstellen
In QUANTICAL.ERP je Gesellschaft Verpflegungspauschalen nach Zielland, Kilometerpauschale und den E-Mail-Versand an die Buchhaltung festlegen.