Reisekosten einreichen
Als Mitarbeiter in QUANTICAL.ERP eine Reisekostenabrechnung anlegen - Reisedaten, Verpflegung, Ausgaben mit Belegen und Einreichung zur Freigabe.
Ihre Abrechnungen finden Sie in der linken Menüleiste unter Aktionen > Reisekosten. Oben rechts legt Neue Reisekostenabrechnung eine neue Abrechnung an, alternativ über das Plus-Menü unten rechts.
Der Assistent führt in fünf Schritten durch die Abrechnung. Weiter prüft den aktuellen Schritt, Zurück führt ohne Verlust zum vorigen.
Reisedaten
Wählen Sie das Projekt oder Kein Projekt (intern) und nennen Sie den Reisezweck, etwa Kundenworkshop. Tragen Sie Abreiseadresse, Zieladresse und Zielland ein. Das Zielland bestimmt die Verpflegungspauschale, zur Wahl stehen die Länder, für die Ihre Gesellschaft einen Satz hinterlegt hat.
Aus Abreise- und Zieladresse ermittelt QUANTICAL.ERP die Strecke in km über Google Routes. Berechnet wird die kürzeste befahrbare Straßenverbindung per Pkw, nicht die schnellste Route. Beim Privat-Pkw übernimmt die Position diese Strecke als Vorschlag, Sie können sie überschreiben. Findet Google keine Route, prüfen Sie die Adressen. Die Strecke kann Nebenstraßen, Feldwege oder Parkplätze einschließen. Weichen Sie vom tatsächlichen Weg ab, korrigieren Sie den Wert.
Unter Zeitraum geben Sie Abreise und Rückreise jeweils mit Datum und Uhrzeit an. Die Uhrzeiten zählen: Aus ihnen ergibt sich die Pauschale. Zuletzt wählen Sie die Verkehrsmittel, Mehrauswahl ist möglich. Ohne Fahrtkosten wählen Sie Keine Fahrtkosten.
Mit Weiter speichert QUANTICAL.ERP die Abrechnung als Entwurf.
Verpflegung
Beantworten Sie, ob das Frühstück im Hotelpreis enthalten war und vom Unternehmen bezahlt wurde. Darunter tragen Sie die Anzahl gestellter Mittagessen und Abendessen ein, etwa vom Kunden oder vom Unternehmen.
Die Karte rechts zeigt die Rechnung: Verpflegungspauschale aus den Reisezeiten, Kürzung gestellter Mahlzeiten und die verbleibende Pauschale. Die Kürzung geht höchstens bis zur Höhe der Pauschale.
Ausgaben
Für jedes gewählte Verkehrsmittel steht bereits eine Position unter Fahrtkosten. Unter Weitere Ausgaben ergänzen Sie Hotel, Parken und Maut, Bewirtung oder Sonstiges.
Jede Position braucht eine Beschreibung, den Betrag, die Angabe Wer hat bezahlt? und einen Beleg als PDF oder Bild. Haben Sie selbst bezahlt, wird der Betrag erstattet. Hat die Firma bezahlt, etwa per Firmenkreditkarte, zählt die Position zu den Reisekosten, aber nicht zur Auszahlung.
Beim Privat-Pkw entfällt der Beleg. Sie tragen die Strecke in km und die dienstlich mitgenommenen Personen ein, den Betrag rechnet QUANTICAL.ERP aus Kilometerpauschale und Mitfahrerzuschlag Ihrer Gesellschaft.
Eine Position zeigt Offen, solange etwas fehlt, und Vollständig, wenn sie eingereicht werden kann.
Überprüfen
Die Tabelle Bitte überprüfen Sie die Einzelpositionen zeigt jede Ausgabe mit Zahlung und Betrag. Fehlt oder stimmt etwas nicht, führt Zurück zur Position.
Abrechnung
Die Zusammenfassung zeigt Reise, Verkehrsmittel und alle Beträge in dieser Reihenfolge: Verpflegungspauschale, Kürzung gestellter Mahlzeiten, Privat bezahlte Ausgaben und die Auszahlung an Mitarbeiter. Darunter stehen Ausgaben auf Firmenrechnung und die Gesamtkosten der Reise. Die Auszahlung ist die Summe aus verbleibender Pauschale und privat bezahlten Ausgaben.
Entwurf speichern hält den Stand fest. Zur Freigabe einreichen setzt die Abrechnung auf Eingereicht und friert die Beträge ein.
Erstattet Ihre Gesellschaft nur die Verpflegungspauschale, zeigt die Zusammenfassung einen Hinweis. Die Ausgaben erfassen Sie trotzdem, sie stehen als Gesamtkosten der Reise im Dokument.
Die Liste
Meine Reisekosten zeigt alle Ihre Abrechnungen mit Abreise und Rückreise, Ziel, Projekt, Zweck, Spesen, Auslagen, Gesamt und Status. Die Spalte Aktionen richtet sich nach dem Status:
- Entwurf: Bearbeiten öffnet den Assistenten, Löschen entfernt den Entwurf samt Belegen endgültig.
- Abgelehnt: Ansehen zeigt die Begründung des Administrators, Korrigieren öffnet die Abrechnung wieder als Entwurf. Nach der Korrektur reichen Sie erneut ein.
- Eingereicht, Genehmigt, An Buchhaltung: Ansehen öffnet die Abrechnung schreibgeschützt.
Legen Sie den Entwurf an, sobald die Reise feststeht. Die Belege ergänzen Sie dann unterwegs, der Assistent merkt sich jeden gespeicherten Stand.
Reisekosten
Reisekosten in QUANTICAL.ERP abrechnen - als Mitarbeiter Dienstreisen mit Verpflegungspauschale und Belegen einreichen, als Administrator prüfen, freigeben und an die Buchhaltung senden.
Reisekosten prüfen und freigeben
Als Administrator in QUANTICAL.ERP eingereichte Reisekostenabrechnungen prüfen, genehmigen oder ablehnen und mit Abrechnungsdokument an die Buchhaltung senden.