Viele Unternehmen, besonders im Dienstleistungssektor, suchen eine Software, die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung miteinander verbindet. Mitarbeiter sollen ihre Arbeitszeiten auf Projekte buchen, Urlaub beantragen und ihren Resturlaub einsehen können. Die Verwaltung benötigt diese Informationen wiederum für die Projektplanung, Abrechnung und Auswertung.
Für diesen Anwendungsfall wurde QUANTICAL.ERP entwickelt. Mitarbeiter erfassen ihre Stunden und verwalten ihren Urlaub innerhalb derselben Anwendung. Dieser Beitrag zeigt, wie die einzelnen Funktionen zusammenarbeiten und welche Möglichkeiten Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter haben.
Warum Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung zusammengehören
In Beratungen, Agenturen und IT-Dienstleistungsunternehmen werden Arbeitszeiten häufig direkt auf Kundenprojekte gebucht. Für die Projektplanung ist deshalb wichtig, wann Mitarbeiter verfügbar sind und wie viele Stunden sie tatsächlich leisten können.
Werden Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in getrennten Anwendungen geführt, müssen Abwesenheiten häufig manuell in der Projektplanung berücksichtigt werden. Das verursacht zusätzlichen Aufwand und kann zu fehlerhaften Kapazitätsplanungen führen.
In QUANTICAL.ERP greifen beide Funktionen auf dieselben Daten zu. Beantragter und genehmigter Urlaub erscheint im Kalender der Zeiterfassung. Auch bei der automatischen Verteilung geplanter Projektstunden werden Urlaub, Feiertage und Krankheit berücksichtigt.
Das Projektcontrolling berücksichtigt diese Abwesenheiten ebenfalls bei der Berechnung der verfügbaren Arbeitszeit. Dadurch werden beispielsweise in einer Urlaubswoche weniger Stunden für die Projektplanung angesetzt.
Stunden auf interne Arbeit oder Kundenprojekte buchen
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten in QUANTICAL.ERP über eine Listen- oder Kalenderansicht. Jede Stundenbuchung enthält das Datum, ein Projekt, die geleisteten Stunden sowie eine Beschreibung der Tätigkeit.
Dabei wird zwischen internen Projekten und Kundenprojekten unterschieden. Interne Projekte können beispielsweise für Weiterbildung, interne Meetings oder administrative Tätigkeiten verwendet werden.
Bei Kundenprojekten wird zusätzlich festgelegt, ob die gebuchten Stunden fakturierbar sind. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. Werden beispielsweise interne Abstimmungen auf ein Kundenprojekt gebucht, können die Stunden als nicht fakturierbar gekennzeichnet werden.
Für Mitarbeiter, die regelmäßig am gleichen Projekt arbeiten, lassen sich auch mehrere Tage gleichzeitig auswählen und bebuchen. In der Kalenderansicht können dafür die gewünschten Tage mit gedrückter Umschalttaste markiert werden.
Eine ausführliche Beschreibung gibt es in der Anleitung zur Zeiterfassung.
Arbeitszeiten und Projektbudgets auswerten
Für die Verwaltung reicht es normalerweise nicht aus, lediglich die geleisteten Stunden zu erfassen. Gerade bei Projektdienstleistern müssen diese später ausgewertet und den entsprechenden Projekten, Mitarbeitern und Kunden zugeordnet werden können.
Unter Controlling > Alle Buchungen zeigt QUANTICAL.ERP sämtliche Stundenbuchungen des Unternehmens an. Die Übersicht enthält unter anderem Mitarbeiter, Datum, Projekt, Tätigkeitsbeschreibung und die Information, ob die Stunden fakturierbar sind.
Auch Urlaub und Krankheit werden als eigene Einträge aufgeführt. Die Daten lassen sich filtern, nach Mitarbeitern und Monaten gruppieren und für weitere Auswertungen nach Excel exportieren.
Im Projektcontrolling werden die gebuchten Zeiten anschließend mit den wirtschaftlichen Kennzahlen verknüpft. Unternehmen sehen dort beispielsweise, welche Umsätze und Kosten bei einem Projekt entstanden sind und welche Marge daraus resultiert.
Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, wie viele Stunden bereits auf ein Projekt gebucht wurden, welcher Anteil des Budgets verbraucht ist und wie viele Personentage noch zur Verfügung stehen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zum Projektcontrolling.
Urlaub digital beantragen und genehmigen
Neben der Zeiterfassung können Mitarbeiter ihren Urlaub direkt über QUANTICAL.ERP beantragen.
Dafür wählen sie unter Aktionen > Urlaub den gewünschten Zeitraum aus. Bei Bedarf können halbe Urlaubstage angegeben und ein Grund für den Antrag ergänzt werden. Das System berechnet direkt, wie viele Urlaubstage für den ausgewählten Zeitraum benötigt werden.
Eingehende Anträge werden der Verwaltung unter Verwaltung > Urlaubsverwaltung angezeigt. Offene Anträge können dort mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt werden. Eine Kennzeichnung im Menü zeigt, wie viele Anträge noch bearbeitet werden müssen.
Mitarbeiter können den Status ihrer Anträge jederzeit selbst einsehen. Zusätzlich werden der jährliche Urlaubsanspruch, bereits beantragte Urlaubstage, Resturlaub aus dem Vorjahr und die noch verfügbaren Urlaubstage angezeigt.
Dadurch müssen Mitarbeiter nicht bei der Personalverwaltung nachfragen, wie viele Urlaubstage ihnen noch zur Verfügung stehen.
Urlaubsanspruch für das Unternehmen und einzelne Mitarbeiter festlegen
Unternehmen können in QUANTICAL.ERP einen jährlichen Urlaubsanspruch festlegen, der standardmäßig für alle Mitarbeiter gilt.
Die entsprechenden Einstellungen befinden sich unter Einstellungen > Administration > Personal & Abwesenheiten. Dort wird unter anderem definiert, wie viele Urlaubstage pro Jahr vorgesehen sind und ob halbe Urlaubstage erlaubt werden.
Abweichende Regelungen können direkt in den Stammdaten einzelner Mitarbeiter hinterlegt werden. Das ist beispielsweise relevant, wenn Mitarbeiter unterjährig eintreten, in Teilzeit arbeiten oder vertraglich einen anderen Urlaubsanspruch haben.
Dafür kann eine eigene Anzahl an Urlaubstagen mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum innerhalb des Jahres hinterlegt werden. Außerhalb dieses Zeitraums gilt wieder der reguläre Jahresanspruch des Mitarbeiters.
In Deutschland beträgt der gesetzliche Mindesturlaub nach § 3 Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage bei einer Sechstagewoche. Bei einer regulären Fünftagewoche entspricht das 20 Arbeitstagen. Darüber hinaus können im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag zusätzliche Urlaubstage vereinbart werden.
Feiertage bei der Urlaubsberechnung automatisch berücksichtigen
Gerade bei Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Bundesländern kann die Berechnung von Urlaubstagen aufwendiger werden. Feiertage gelten in Deutschland nicht überall einheitlich.
QUANTICAL.ERP berücksichtigt Feiertage deshalb automatisch bei der Berechnung von Urlaubsanträgen.
Unternehmen können festlegen, ob die Feiertage dynamisch anhand des Bundeslandes im Mitarbeiterprofil ermittelt werden oder ob für alle Mitarbeiter das Bundesland des Firmensitzes verwendet werden soll.
Fällt ein berücksichtigter Feiertag in den beantragten Urlaubszeitraum, wird dieser Tag nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen. Die enthaltenen Feiertage werden bereits beim Antrag angezeigt.
Auch bei der Genehmigung erhält die Verwaltung eine entsprechende Übersicht über den Zeitraum und die berechneten Urlaubstage.
Resturlaub automatisch ins nächste Jahr übertragen
Nicht genommene Urlaubstage können zum Jahreswechsel in das folgende Jahr übertragen werden. Wie lange diese Urlaubstage zur Verfügung stehen, lässt sich in QUANTICAL.ERP über die Resturlaubsregelungen festlegen.
Unternehmen können zwischen drei Einstellungen wählen:
- Verfall zum 31. März: Übertragene Urlaubstage stehen bis Ende März des Folgejahres zur Verfügung.
- Verfall zum 31. Dezember: Der Resturlaub kann bis zum Ende des folgenden Jahres genutzt werden.
- Kein automatischer Verfall: Nicht genommene Urlaubstage bleiben bestehen und werden erneut übertragen.
Zum Jahreswechsel kann die Urlaubsverwaltung den Übertrag für alle aktiven Mitarbeiter auf Grundlage ihrer verbleibenden Urlaubstage erzeugen.
Abweichungen lassen sich in den Mitarbeiterstammdaten anpassen. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise mehr Urlaub genommen, als ihm für das Jahr zustand, kann auch ein negativer Übertrag entstehen. Dieser reduziert den Urlaubsanspruch des Folgejahres und verfällt nicht automatisch.
Bei der Beantragung wird Mitarbeitern angezeigt, wie lange ihr übertragener Resturlaub noch zur Verfügung steht.
Rechtlich ist dabei zu beachten, dass Urlaub nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden soll. Eine Übertragung ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich.
Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt zudem nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber seine entsprechenden Hinweis- und Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Mitarbeiter müssen rechtzeitig auf ihren Urlaub und einen möglichen Verfall hingewiesen werden (BAG, 9 AZR 541/15).
Die Einstellungen in QUANTICAL.ERP bilden die hinterlegten Urlaubsregelungen technisch ab. Die rechtlichen Pflichten des Arbeitgebers werden dadurch nicht ersetzt.
Fazit
QUANTICAL.ERP verbindet die Zeiterfassung mit der Urlaubsverwaltung und berücksichtigt die entsprechenden Daten auch in der Projektplanung und im Controlling.
Mitarbeiter können Stunden buchen, Urlaub beantragen und ihren verbleibenden Urlaubsanspruch einsehen. Die Verwaltung kann Anträge genehmigen, individuelle Urlaubsregelungen hinterlegen und Arbeitszeiten sowie Projektbudgets auswerten.
Beide Funktionen sind zusammen mit den weiteren Funktionen von QUANTICAL.ERP im Preis von 12,90 € pro Nutzer und Monat zzgl. USt. enthalten.
QUANTICAL.ERP 90 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.