Stammdaten für die Abrechnung

Eine Rechnung entsteht aus drei Quellen: der Firma, die sie stellt, dem Kunden, der sie bekommt, und dem Projekt, das festlegt, wie abgerechnet wird. Diese Seite zeigt, was Sie vor dem ersten Rechnungslauf einmal pflegen. Die Einstellungen am Projekt stehen unter Abrechnungsarten im Projekt.

Rechnungssteller

Die Firma, die auf der Rechnung steht, pflegen Sie unter Verwaltung > Meine Organisation. Der Stift in der Zeile öffnet den Dialog Unternehmen bearbeiten mit den Reitern Basis, Adresse, Kontakt, Bankdaten und Rechtliches.

Alles, was neben dem Feld das Dokument-Symbol trägt, erscheint auf der Rechnung:

• Adresse: Name und Anschrift im Kopf der Rechnung und in der Absenderzeile über dem Empfänger
• Kontakt: Telefon, E-Mail und Webseite in der Fußzeile. Der Rechnungskontakt steht rechts oben auf der Rechnung als Ansprechpartner und unterschreibt sie am Ende
• Bankdaten: Bankname, IBAN und BIC in der Fußzeile
• Rechtliches: Registergericht, Registernummer, USt-IdNr. und Geschäftsführer in der Fußzeile

Fehlt eine Angabe, meldet der Rechnungslauf Unvollständige Firmendaten und nennt den Bereich. Das Logo laden Sie unter Einstellungen > Administration > Branding & Design hoch, es erscheint im Rechnungskopf. Hat Ihre Organisation mehrere Gesellschaften, markieren Sie eine als Standard-Rechnungssteller. Sie stellt alle Rechnungen, solange Sie im Rechnungslauf keine andere Absenderfirma wählen.

Kunde

Unter Verwaltung > Kunden pflegen Sie je Kunde die Kundennummer, den Namen, den Ansprechpartner und die Anschrift aus Adresse, PLZ, Stadt und Land. Die Anschrift steht auf der Rechnung, ohne sie warnt der Rechnungslauf. Die Rechnungs-E-Mail ist die Adresse, an die der Versand aus QUANTICAL.ERP geht.

Rechnungstexte

Die Texte auf den PDFs ändern Sie unter Einstellungen > Administration > Dokumente & Rechnungen. Es gibt je einen Reiter für die Standardrechnung, die Storno-Rechnung, die Interne Rechnung (ILV), die Bonusmitteilung und den Rechnungsversand.

Je Dokument gibt es fünf Felder: Anrede, Rechnungs-Einleitung, Zahlungsbedingungen, Service-Kontakt-Hinweis und Schlussformel. Ein leeres Feld übernimmt den Standardtext. In den Zahlungsbedingungen setzt der Platzhalter {days} die Fälligkeitstage des Projekts ein. Rechts zeigt die Vorschau jede Änderung sofort, Muster-PDF herunterladen erzeugt eine Beispielrechnung.

Nummernkreise

Rechnungsnummern laufen je Jahr fortlaufend, etwa 2026-0001. Gutschriften und interne Verrechnungen haben eigene Kreise mit den Vorsätzen G- und IC-. Die jeweils nächste Nummer sehen Sie im Dialog Rechnungen erstellen in den Feldern Nächste Rechnungsnr., Nächste Gutschrift und Nächste Interne Nr.. Tragen Sie dort ein anderes Format ein, führt QUANTICAL.ERP es ab der nächsten Rechnung fort.