Monatsabschluss durchführen
Als Mitarbeiter in QUANTICAL.ERP den Monatsabschluss durchführen - Stundenzettel je Projekt herunterladen, hochladen, von der KI prüfen lassen und bestätigen.
Um den Monatsabschluss durchzuführen, klicken Sie in der linken Menüleiste unter Aktionen auf Monatsabschluss. Ab dem eingestellten Erinnerungstag zeigt eine Zahl neben dem Menüpunkt, wie viele Stundenzettel noch offen sind.
Die Übersicht
Die Seite zeigt einen Monat. Mit den Pfeilen oben rechts blättern Sie zum Vormonat oder zum nächsten Monat. Zu Beginn eines Monats öffnet die Seite noch den Vormonat, ab dem eingestellten Stichtag den laufenden Monat.
Die beiden Kacheln Ausstehend und Erledigt zählen die Stundenzettel. Darunter erscheint eine Karte für jedes Kundenprojekt, auf das Sie im Monat Stunden gebucht haben, mit Stunden und Personentagen. Der Farbbalken links zeigt den Stand: orange ist offen, grün ist erledigt, grau bedeutet, dass das Projekt keinen Stundenzettel verlangt.
Stundenzettel abgeben
Stundenzettel herunterladen
Zum Unterschreiben herunterladen erzeugt das PDF aus Ihren Buchungen des Monats. Lassen Sie es vom Kunden unterschreiben. Wie Sie das Dokument vorher gestalten, steht unter Stundenzettel erstellen.
Stundenzettel hochladen
Ziehen Sie das unterschriebene PDF in das Feld PDF hierher ziehen oder zum Hochladen klicken. Erlaubt sind PDF-Dateien bis 5 MB. Nach dem Upload startet die KI-Prüfung: Sie vergleicht Stunden, Zeitraum, Berater, Kunde und Unterschrift des Dokuments mit den gebuchten Daten. Jedes Feld bekommt einen grünen Haken oder ein rotes Warnsymbol.
Verlangt der Kunde den Upload in seinem eigenen Portal, zeigt die Karte stattdessen den Button In Drittsystem hochgeladen.
Bestätigen
Klicken Sie auf Bestätigen. Der Button ist gesperrt, bis die KI-Prüfung abgeschlossen ist. Ein Dialog weist darauf hin, dass der Eintrag nach der Bestätigung gesperrt ist und nicht mehr geändert oder gelöscht werden kann. Hat die Prüfung eine Abweichung gefunden, zeigt der Dialog sie als Tabelle mit den Spalten Im Dokument und Erwartet, der Button heißt dann Trotzdem bestätigen.
Nach der Bestätigung zeigt die Karte ein grünes Schloss mit Bestätigt. Der Dateiname bleibt anklickbar, Upload und Entfernen sind gesperrt.
Die Bestätigung sperrt den Stundenzettel, nicht Ihre Zeitbuchungen. Wann Buchungen gesperrt werden, legt Ihr Administrator fest, siehe Monatsabschluss einstellen.
Sonderfälle
Stundenzettel durch den Projektleiter: Bei Projekten, für die der Projektleiter den Stundenzettel aller Mitglieder abgibt, lädt nur er eine Datei hoch und bestätigt im Dialog, dass sie alle Mitarbeitenden des Monats enthält. Alle anderen sehen auf der Karte den Hinweis, dass hier kein Upload nötig ist.
Vom Administrator gelöscht: Löscht die Verwaltung einen hochgeladenen Stundenzettel in der Rechnungsvorbereitung, zeigt die Karte den Hinweis Stundenzettel wurde vom Administrator gelöscht - bitte erneut hochladen mit dem Grund als Kommentar. Laden Sie die korrigierte Datei hoch und bestätigen Sie erneut.
Monatsabschluss
Stundenzettel je Projekt hochladen und bestätigen - der Monatsabschluss in QUANTICAL.ERP als Grundlage der Abrechnung.
Monatsabschluss einstellen
Als Administrator in QUANTICAL.ERP Stichtag und Erinnerung des Monatsabschlusses, die automatische Sperrung der Zeiteinträge und den Stundenzettelbedarf je Projekt festlegen.