Monatsabschluss einstellen
Als Administrator in QUANTICAL.ERP Stichtag und Erinnerung des Monatsabschlusses, die automatische Sperrung der Zeiteinträge und den Stundenzettelbedarf je Projekt festlegen.
Die Einstellungen zum Monatsabschluss finden Administratoren unter Einstellungen > Administration > Personal & Abwesenheiten im Reiter Zeiteinträge.
Monatsabschluss
- Standard-Monat ab Tag: Ab diesem Tag öffnet der Monatsabschluss den laufenden Monat, vorher den Vormonat. Standard ist der 20.
- Erinnerung ab Tag: Ab diesem Tag erscheint in der Seitenleiste die Zahl der offenen Stundenzettel. Standard ist der 28.
Automatische Sperrung
Mit Automatische Sperrung aktivieren werden Zeiteinträge nach einem festen Rhythmus gesperrt, unabhängig von Rechnungen oder manueller Sperre. Zur Wahl stehen jeden Tag, jeden Freitag, jeden Sonntag, am 1. jeden Monats für den Vormonat oder am letzten Tag jeden Monats für den laufenden Monat. Urlaub und Krankheit sind davon nicht betroffen.
Monatssperre für Zeiteinträge
Die Übersicht zeigt je Monat, ob Zeiteinträge gesperrt sind. Sobald für einen Monat Rechnungen erstellt wurden, sind seine Einträge automatisch gesperrt. Zusätzlich sperren oder öffnen Sie einzelne Monate hier von Hand.
Klicken Sie nach jeder Änderung auf Einstellungen speichern.
Stundenzettelbedarf je Projekt
Ob ein Projekt im Monatsabschluss erscheint und wie der Stundenzettel abgegeben wird, steuert das Feld Stundenzettelbedarf am Projekt. Sie finden es unter Verwaltung > Projekte im Abschnitt Rechnungsdetails.
- Upload über QUANTICAL.ERP: Der Mitarbeiter lädt den Stundenzettel im Monatsabschluss hoch.
- Upload in Drittsystem: Der Mitarbeiter bestätigt den Upload im Portal des Kunden.
- Kein Stundenzettel: Das Projekt erscheint grau und ohne Aktionen.
Dazu kommt die Option Stundenzettel-Upload nur durch Projektleiter, mit der ein Stundenzettel für alle Projektmitglieder abgegeben wird.
Muss der Stundenzettel an die Rechnung angehängt werden, setzt QUANTICAL.ERP den Bedarf automatisch auf Upload über QUANTICAL.ERP.
Stundenzettel löschen
Einen falschen Stundenzettel entfernt die Verwaltung unter Abrechnung im Reiter Rechnungsvorbereitung mit Löschen. Ein Kommentar ist Pflicht, damit der Mitarbeiter weiß, was zu korrigieren ist. Er sieht den Kommentar im Monatsabschluss und lädt erneut hoch.
Monatsabschluss durchführen
Als Mitarbeiter in QUANTICAL.ERP den Monatsabschluss durchführen - Stundenzettel je Projekt herunterladen, hochladen, von der KI prüfen lassen und bestätigen.
Stundenzettel prüfen
Als Administrator in QUANTICAL.ERP alle eingereichten Stundenzettel eines Leistungszeitraums sehen, die KI-Prüfung öffnen und fehlerhafte Stundenzettel zur Korrektur zurückgeben.