Rechnungen aus Zeitbuchungen erstellen

Rechnungsvorbereitung mit KI-Stundenabgleich, Rechnungslauf je Abrechnungsmonat, Einzel- und Sammelrechnungen, Gutschriften und Storno.

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Rechnungen entstehen im Bereich Abrechnung in zwei Schritten: erst die Rechnungsvorbereitung, dann der Rechnungslauf. Niemand tippt Summen ab, und abgerechnete Stunden werden automatisch gesperrt.

Schritt 1: Rechnungsvorbereitung

Die Vorbereitung zeigt monatsweise, ob alles für die Abrechnung bereit ist:

Drei Zähler: benötigte, hochgeladene und fehlende Stundenzettel
Je Kunde, Projekt und Mitarbeiter der Status des Stundenzettels
Ein KI-Check vergleicht nach Rechnungserstellung die Stunden der Rechnung mit dem hochgeladenen Stundenzettel und meldet Abweichungen

Fehlt ein Stundenzettel oder ist er fehlerhaft, kann die Verwaltung ihn mit Pflichtkommentar löschen; der Mitarbeiter wird informiert und lädt im Monatsabschluss neu hoch.

Schritt 2: Rechnungslauf

Abrechnungszeitraum wählen

Über Rechnungen erstellen wählen Sie den Monat. Die nächsten Nummern der Nummernkreise (Rechnung, interne Verrechnung, Gutschrift) werden angezeigt.

Auswahl treffen

Das System schlägt alle abrechenbaren Positionen vor. Sie erstellen alle oder nur ausgewählte Rechnungen.

Erstellen

Es entstehen Rechnungen als PDF im Branding Ihrer Organisation, dazu die internen Verrechnungen zwischen eigenen Gesellschaften. Alle Zeiteinträge des Abrechnungszeitraums werden dabei automatisch gesperrt.

Rechnungsliste und Versand

Die Liste führt jede Rechnung mit Status: Zu Versenden, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert. Summenkarten zeigen Gesamt, Bezahlt, Offen und Überfällig. Rechnungen lassen sich einzeln oder gesammelt versenden und als ZIP samt Zeitnachweisen herunterladen.

Korrekturen

Fall	Werkzeug
Versendete Rechnung korrigieren	Storno - die Rechnung bleibt bestehen, die Korrektur ist ein eigener Beleg
Erstellte, noch nicht versendete Rechnungen verwerfen	Zurücksetzen je Buchungsmonat - löscht nur Rechnungen im Status Erstellt und gibt deren gesperrte Stunden wieder frei

Das Zurücksetzen verlangt eine explizite Bestätigung. Versendete, bezahlte und stornierte Rechnungen werden dabei nie gelöscht.