Monatsabschluss durchführen
Stundenzettel je Projekt hochladen und bestätigen - der Monatsabschluss in QUANTICAL.ERP als Grundlage der Abrechnung.
Navigation: Seitenleiste > Aktionen > Monatsabschluss
Der Monatsabschluss stellt sicher, dass zu jedem Projekt mit gebuchten Stunden ein bestätigter Stundenzettel vorliegt, bevor abgerechnet wird. Die Ansicht zeigt einen Monat, blätterbar, mit zwei Zählern: Ausstehend und Erledigt.
Ablauf für Mitarbeiter
Projekte durchgehen
Je Projekt mit gebuchten Stunden erscheint eine Karte mit Stunden und Personentagen. Projekte ohne Stundenzettel-Pflicht sind entsprechend gekennzeichnet.
Stundenzettel bereitstellen
Laden Sie den unterschriebenen Stundenzettel je Projekt hoch, oder markieren Sie ihn als In Drittsystem hochgeladen, wenn der Kunde ein eigenes Portal verlangt.
Bestätigen
Mit Bestätigen schließen Sie den Eintrag für den Monat ab. Danach ist er gesperrt und kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden - der Dialog weist vor der Bestätigung darauf hin.
Löscht die Verwaltung einen hochgeladenen Stundenzettel, sehen Sie im Monatsabschluss den Grund als Kommentar und laden korrigiert erneut hoch.
Wie Buchungen gesperrt werden
Zwei Mechanismen greifen unabhängig vom Monatsabschluss:
- Rechnungserstellung: Mit dem Erstellen der Rechnungen eines Abrechnungszeitraums werden dessen Zeiteinträge automatisch gesperrt.
- Automatische Sperrung: In den Organisationseinstellungen lässt sich ein Rhythmus konfigurieren - täglich, wöchentlich (Freitag oder Sonntag) oder monatlich. Urlaub und Krankheit sind von Sperren nicht betroffen.
Warum das wichtig ist
Rechnungen entstehen aus diesen Stunden, und der Stundenzettel ist der Nachweis gegenüber dem Kunden. In der Rechnungsvorbereitung prüft ein KI-Abgleich sogar, ob die Stunden auf dem hochgeladenen Stundenzettel mit der Rechnung übereinstimmen. Ein sauberer Monatsabschluss ist damit die halbe Abrechnung.